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Nextcloud est une option auto-hébergée. Ce qui augmente son niveau de sécurité. Doté de plusieurs fonctionnalités, le service offre une solution tout-en-un pour éviter de perdre vos documents numériques. Comment l'installer ? Comment l'utiliser ? Vous trouverez toutes les réponses dans ce dossier.
Nextcloud dispose de multiples fonctionnalités mises à part le service de stockage de données en ligne. Le stockage de données est, non seulement facile, mais également sécurisé. Aucun employé de Nextcloud ne peut accéder aux fichiers stockés sur le service. En outre, le service cloud open source offre une synchronisation gratuite entre divers appareils. Il présente ainsi une solution de taille pour les entreprises. Tour d'horizon sur ses fonctionnalités, son utilisation ainsi que les différents plans tarifaires disponibles.
Qu'est-ce que Nextcloud ?
Nextcloud est disponible pour tous ceux qui veulent stocker des données en ligne en toute sécurité. Cette solution open source permet aussi de partager les données avec d'autres utilisateurs et même aux non-abonnés au service. L'accès aux données conservées sur Nextcloud s'effectue avec un mot de passe. Cela, en raison du fait qu'il est auto-hébergé.
Par ailleurs, Nextcloud accède également à plusieurs fonctionnalités sécurisées telles que le partage de données cryptées, le système de mots de passe personnalisés, etc. Outre le partage et la modification des données en ligne, le service permet de réaliser des conférences sécurisées avec comme base WebRTC.
De ce fait, il s'adapte aussi bien aux particuliers qu'aux entreprises. Aussi, par delà la sécurité et les différentes fonctionnalités qu'il offre, Nextcloud est une alternative permettant aux entreprises de diminuer leurs coûts d'exploitation. Le service dispose de divers plans tarifaires parmi lesquels on peut choisir selon le besoin et le budget.
Son principal avantage réside dans le fait qu'on peut étendre ses fonctionnalités à partir de la médiathèque, du calendrier ou des signets. En outre, Nextcloud Entreprise intègre facilement divers autres services de partage en ligne, dont Dropbox, Amazon S3 ou Google Drive.
Quelques fonctionnalités de Nextcloud
Nextcloud offre différentes fonctionnalités qui sont disponibles pour les installations locales aussi bien que l'hébergement externe. Les fonctionnalités de cet outil open source sont également disponibles dans un serveur dédié, X5 servers en l'occurrence. Nextcloud élimine toute forme de restriction dans la mesure où on peut y accéder depuis n'importe quel endroit à n'importe quel moment.
Comme c'est un outil polyvalent, on peut l'utiliser via tous les systèmes d'exploitation. Le cloud est aussi accessible en version mobile : Android, iOS, Apple ou Linux, en téléchargeant son application.
La sécurité des données stockées se trouve au cœur du service de Nextcloud. Néanmoins, il permet le partage et la synchronisation des fichiers, moyennant un mot de passe bien évidemment. On peut compléter la capacité de partage grâce à des plugins conçus spécifiquement à cet effet. Nextcloud publie assez souvent des plugins ou des applications spécialement dédiés au travail collaboratif.
En réalité, Nextcloud comporte trois options : Files, Talk et Groupware. La première concerne les documents, la seconde s'occupe des discussions tandis que la troisième se charge de la gestion de projet. La disponibilité des offres dépend du plan tarifaire choisi.
Pour une utilisation sans faille de Nextcloud
Avant de profiter de Nextcloud, il est important de savoir le configurer. Voici les étapes préalables à son utilisation, à commencer par son installation.
L'installation de Nextcloud sur votre appareil
La manière la plus simple pour installer Nextcloud sur votre ordinateur est de l'effectuer via un serveur privé virtuel ou VPS. Toutefois, il existe une autre option, gratuite cette fois, la machine virtuelle ou VM Nextcloud.
La machine virtuelle Nextcloud a été créée par un certain T&M Hansson IT AB. Aujourd'hui, la société Nextcloud propose un grand nombre de machines virtuelles qui ont été préalablement configurées à l'aide de disques de 40 Go à 2 To de taille, dont le format peut être OVA ou VHDX.
Pour commencer l'installation, il importe de récupérer le fichier que vous avez dimensionné pour répondre à vos besoins. Après cela, il ne reste qu'à importer le fichier ainsi téléchargé dans la plateforme de virtualisation de libre choix. L'installation va prendre du temps, alors, il faut patienter.
La phase de déploiement
Après l'installation, il faut afficher la page de configuration de la VM pour ensuite se diriger vers la rubrique « Réseau ». Si la machine virtuelle se connecte sans problème à la carte réseau en mode « pont », cela signifie que tout est en ordre. À part cela, il est également indispensable de s'assurer que la machine virtuelle comporte une adresse IP qui soit statique. Cette identification peut se réaliser avec un routeur ou au moment de la configuration de la VM.
Après cette étape de vérification, il est temps de démarrer la machine virtuelle et se connecter avec les ID par défaut qui sont « ncadmin » et « nextcloud ». Si le démarrage se passe bien, la VM va permettre une configuration complète à volonté. L'utilisateur peut alors procéder à la configuration de Nextcloud sur son appareil.
La configuration du cloud
La configuration par défaut est terminée, la machine virtuelle va maintenant redémarrer avant qu'on puisse la personnaliser. Pour ce faire, il faut ouvrir le navigateur et se diriger vers le serveur Nextcloud. Cette action peut se faire à partir de l'adresse IP sur le réseau local ou de l'adresse DNS dynamique.
Pour commencer la personnalisation, il faut se diriger vers le panneau d'administration se trouvant en haut et à droite du tableau de bord. Il y a ensuite un menu déroulant qui comporte l'option « Paramètres ». Il suffit de suivre le guide pour terminer la configuration.
Puisque le service envoie des notifications liées à toute modification apportée lors d'une configuration, il convient de paramétrer le serveur de messagerie. Nextcloud envoie aussi un lien de récupération en cas de mot de passe oublié.
Quid du compte administrateur ?
À noter que Nextcloud dispose d'un seul utilisateur par défaut, l'administrateur. Toutefois, il est plus prudent de profiter de toutes les options de gestion des utilisateurs. Cela permet de créer, un nouvel utilisateur et les groupes d'utilisateurs et de leur envoyer des notifications. Le cloud permet aussi le regroupement de plusieurs éléments en vue d'en faciliter la gestion.
En termes de stockage, chaque utilisateur nouvellement créé dispose d'un quota de stockage que l'administrateur détermine au moment de la création du compte. Tous les utilisateurs, autres que l'administrateur, n'ont pas accès à cette fonctionnalité.
L'utilisation de Nextcloud
Avant d'utiliser Nextcloud, il faut se déconnecter du compte administrateur et se reconnecter en tant que simple utilisateur. Une fois reconnecté, il y a un tableau de bord à explorer à volonté.
Par exemple, le téléchargement de nouveaux fichiers sur le cloud nécessite de passer par la section « Fichiers », en haut du tableau de bord, puis « + ». Il est tout à fait possible de nommer le fichier ainsi créé et de le modifier si c'est un format compris par Nextcloud.
Quant au partage de données, il faut cliquer sur « Partager » puis sélectionner l'utilisateur ou le groupe avec qui vous voulez partager le fichier. Bien évidemment, il faut que les destinataires aient le mot de passe pour pouvoir ouvrir le fichier reçu. Nextcloud dispose d'autres options comme la modification ou un nouveau partage de fichier reçu.
Ce ne sont que des exemples, mais pour profiter du service avec ses multiples atouts, il convient de se rendre dans la section « Applications ». Il y existe un large éventail de fonctionnalités que Nextcloud est prêt à offrir à ses utilisateurs.
Les plans tarifaires de Nextcloud Entreprise
Avec Nextcloud Entreprise, il est possible de souscrire à l'un des trois plans tarifaires suivants : Basique, Standard ou Prime. Chacun des trois tarifs propose le service entièrement open source à quelques différences près.
On peut, entre autres, citer le temps de réaction qui peut prendre jusqu'à 3 jours pour l'offre Basique s'il n'est que quelques heures avec l'offre Prime.
À noter que les prix cités ici sont des prix hors TVA.
L'offre Basique
En optant pour le plan tarifaire Basique, on obtient les fonctionnalités de base de Nextcloud Entreprise. L'abonnement est de 36 €/utilisateur/an s'il s'agit d'un abonnement pour 100 utilisateurs et plus. Si le nombre d'utilisateurs dépasse les 200, l'abonnement est offert à 28,5 €/utilisateur/an.
L'offre Standard
L'offre Standard est plus coûteuse par rapport à l'offre Basique. Toutefois, celle-ci dispose de plus de fonctionnalités comme HANCOM, la discussion Nextcloud ou l'assistance technique disponible pendant les heures d'ouverture. L'offre Standard s'obtient à 65 €/utilisateur/an pour 100 à 199 utilisateurs. Pour 200 utilisateurs et plus, le tarif Standard de Nextcloud Entreprise est disponible contre le paiement d'un abonnement annuel de 48,5 €/utilisateur.
L'offre Prime
Celle-ci débloque la totalité des fonctionnalités de Nextcloud Entreprise. En optant pour le tarif Prime, il est possible d'utiliser le service à l'échelle mondiale. Les abonnés au tarif Prime bénéficient aussi de conseils sur mesure.
Toutes ces fonctionnalités sont disponibles en payant 95,5 € par an pour chaque utilisateur, si l'abonnement est prévu pour 100 personnes et plus. À partir de 200 utilisateurs, l'offre Prime est disponible pour un prix réduit de 74,5 €/utilisateur/an.
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