Google Drive : tout savoir sur le service cloud de Google

Google Drive est le service cloud de Google, accessible à tous ceux qui possèdent un compte Google. Il permet de stocker des données en ligne afin de libérer l'espace de votre ordinateur.

Si vous avez un compte Google, vous avez accès à son service cloud, Google Drive. Ce qui vous donne l'accès à de nombreux services connexes tels que Google Docs pour le traitement de textes ou Google Sheet pour les feuilles de calcul. Dans cet article, vous pouvez voir comment fonctionne Google Drive, comment l'utiliser.

Google Drive, un service cloud tout en un

L'utilisation de Google Drive remonte à quelques années déjà. Il a été lancé en avril 2012 dans le but de permettre aux utilisateurs de Google de stocker et de synchroniser des données en ligne.

Il offre également l'occasion de partager des documents de toutes sortes et de les modifier à volonté, au moyen d'internet, sur les serveurs de Google.

Aujourd'hui, Google Drive est disponible en version Web, pour les systèmes Windows et macOS et en version mobile pour iOS et Android. Avec un tel outil, Google semble renforcer la collaboration en ligne de ses utilisateurs.

Le cloud est autant utilisé pour les particuliers que pour les entreprises. Le service permet de libérer les disques durs des ordinateurs et appareils mobiles afin d'installer des logiciels ou des applications plus volumineux.

Comment fonctionne Google Drive ?

Comme mentionné ci-dessus, Google Drive permet de stocker et de synchroniser des fichiers avec un ordinateur. Toutes les modifications à apporter aux documents peuvent être effectuées en ligne, via le site Web de Drive ou son application mobile.

La synchronisation devient permanente après l'installation de son logiciel client sur l'ordinateur. Cela permet de mettre à jour vos fichiers à tout moment.

Par ailleurs, les outils bureautiques de Google sont disponibles sur Google Drive notamment Google Docs, Google Sheet, Google Slide. En outre, leur partage peut être personnalisé. 

Outre le partage, Google Drive offre également la possibilité de personnaliser la modification des fichiers. Cela signifie que le propriétaire peut définir qui peut accéder et modifier vos données en ligne.

Avec Drive, Google Workspace permet à un maximum de 100 personnes de modifier des documents. Workspace étant le nouveau nom donné à l'ensemble des suites Google depuis octobre 2020.

Avantages de Google Drive pour les entreprises

Google Drive n'est pas seulement un produit pour les particuliers. Il s'utilise couramment en entreprise pour faciliter les recherches de documents. Le cloud offre un service spécifique qui peut intégrer la totalité des fichiers entreprises dans Drive.

En effet, un gros volume de données peut facilement devenir un casse-tête lors de la recherche. De la sorte, Google Drive, par l'intermédiaire d'une intelligence artificielle, permet de faciliter toute recherche de document.

Il s'agit de Prioritaire dans Drive, une fonctionnalité très appréciées des entreprises. Une IA/ML procède à l'analyse des signaux envoyés par les modifications de chaque document. Plus vous modifiez un document, et plus Drive accorde à celui-ci un degré d'importance plus élevé.

Ainsi, si une autre personne le touche ou y apporte ses commentaires, vous serez au courant car l'IA et le ML s'occupent de les afficher dans Priority.

Ils suggèrent aussi des actions comme répondre aux commentaires ou approuver une demande d'accès d'un nouveau contributeur.

Un autre avantage avec ce service repose sur la confidentialité qu'il offre. Google Drive utilise les signaux uniquement pour faciliter vos recherches dans votre Workspace, sans les communiquer ailleurs, ni même à vos administrateurs informatiques.

Comment utiliser Google Drive ?

Pour bénéficier du service de cloud computing Google Drive, il suffit de créer un compte Gmail, le service de messagerie électronique de Google. À savoir que ceux qui possèdent déjà un compte peuvent accéder à Drive.

Une fois le compte créé, il est possible d'accéder à tous les services de Drive. Le plus utilisé reste sa version web, disponible pour les ordinateurs. Cependant, il existe une version mobile.

Pour profiter du service de sauvegarde sur votre ordinateur, il suffit de télécharger le service « Sauvegarde et synchronisation à partir de Google ».

Voici comment fonctionne chaque version de Drive ainsi que les applications tierces :

L'interface Web

Pour avoir Google Drive sur votre navigateur, vous pouvez aller sur drive.google.com et vous connecter avec votre compte Gmail. Google Drive dispose de différents onglets dont voici les principaux :

Les onglets de Drive sont disponibles du côté gauche de votre écran. Ces onglets ont pour fonction d'organiser vos fichiers par catégorie.

A côté de cela, vous pouvez accéder à tous vos fichiers Drive dans l'onglet « mon Drive ». Cet onglet abrite également le dossier Drive de votre ordinateur, lorsque celui-ci est synchronisé.

Les autres données synchronisées de votre disque dur peuvent être consultées dans l'onglet « ordinateurs ». Quant à « partagé avec moi », cette option renferme tous les dossiers que vos correspondants ont partagés avec vous.

Bien sûr, ce ne sont pas les seuls, il y en a beaucoup d'autres. Vous pouvez les voir au fur et à mesure que vous utilisez Drive sur votre ordinateur.

La version mobile

Vous pouvez toujours utiliser votre appareil mobile, smartphone, tablette, pour travailler avec vos fichiers sur le cloud. Que votre appareil fonctionne avec un système Android ou iOS, vous pouvez télécharger l'application Google Drive respectivement  sur Google Play ou l'AppStore.

Les onglets sont plus ou moins similaires à ceux pour la version Web. Un bouton « plus » permet de télécharger des fichiers, de créer un nouveau dossier ou de numériser un document.

Compatibilité OS 

Google Drive propose un logiciel compatible avec Mac (macOS) et Windows. Une version mobile pour Android et iOS existe également. Pour ce dernier, on parle de la version de 11.0 l'iOS accessible depuis l'ipad, l'iphone et l'ipod touch. Bien entendu, Google Drive peut fonctionner sur n'importe quelle plateforme. A cet effet, il est possible d'accéder à son service en ligne depuis tout navigateur web et quel que soit le système d'exploitation (Linux, Mac, Windows).

Comment transférer des données vers Google Drive ?

Pour ce faire, il faut utiliser les services proposés par Google Drive.  En règle générale, il suffit d'importer le fichier en question avec le bouton « +Nouveau » dans Google Drive. Ensuite, il faut choisir l'option « Importer des fichiers » qui apparaît dans le menu latéral.  Repérez le fichier à importer et attendez que le processus soit terminé.

Toutefois, il existe une solution plus simple consistant à glisser déposer le fichier. Mais pour ce faire, il faut repérer le fichier cible et le faire apparaître sur l'écran de l'ordinateur.

Le partage de documents

Les fonctions principales de Drive sont le partage et la synchronisation des données. Il existe deux options de partage.  La première s'effectue en partageant le lien généré par le document sur le cloud, cette option s'appelle « obtenir le lien ». Pour ce faire, il faut cliquer sur le document.

La seconde option de partage s'appelle l'option « partager ». Elle s'opère en ouvrant une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez ajouter d'autres personnes qui peuvent avoir accès au document sélectionné. Dans ce cas, ajouter une personne dans la boîte de dialogue signifie que vous lui donnez l'autorisation, soit de consulter le document, soit de le modifier. Pour cela, la personne ajoutée doit avoir son propre compte Gmail.

La synchronisation avec votre bureau

Google Drive peut aussi être synchronisé avec votre bureau par le biais de l'application « Sauvegarde et synchronisation à partir de Google ». 

Son installation donne lieu à la création automatique d'un dossier Drive sur votre ordinateur. Tous les fichiers de ce dossier sont automatiquement téléchargés sur Drive. Vous pouvez toutefois choisir d'autres dossiers à synchroniser.

Tous les fichiers sur le cloud sont mis à jour au fur et à mesure que vous les modifiez. Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment ou désactiver la synchronisation. Dans ce cas, la mise à jour est désactivée.

Si vous téléchargez l'application sur plusieurs ordinateurs, Google Drive s'occupe de synchroniser les mêmes dossiers sur tous les appareils connectés avec le même compte.

Les applications Google Drive tierces

En plus du partage et de la synchronisation des données, Google Drive permet également d'accéder à diverses applications sur disponibles sur un marché virtuel. Le marché virtuel n'est autre que le Google Workspace Marketplace.

Le Marketplace offre une multitude d'applications tierces avec lesquelles vous pouvez prévisualiser ou ouvrir plusieurs types de fichiers.

L'utilisation d'une application requiert son installation sur votre appareil. Vous pouvez toutefois utiliser une application tierce pour ouvrir un fichier en cliquant droit sur le fichier, « ouvrir avec », puis « connecter plus d'applications ».

Les inconvénients de Google Drive

Bien que Google Drive reste l'un des outils de stockage puissants avec de nombreux avantages, il présente certains inconvénients.

Risques de sécurité

L'inconvénient le plus important de l'utilisation de Google drive concerne le fait que les pirates peuvent supprimer les données essentielles. Ils le font en installant du matériel malveillant dans le serveur. De fait, les fichiers disparaissent. La fonction de mot de passe peut être piratée. Ainsi, une des personnes avec qui le lien a été partagé risque de le transmettre à d'autres.

Il s'agit d'un risque considérable, surtout si les documents partagés avec les partenaires commerciaux sont sensibles, comme les états financiers. Si un tiers y accède, il peut nuire à l'entreprise.

Nécessite une connexion Internet

Pour accéder à Google drive, il faut disposer d'une connexion Internet. Il permet de travailler hors ligne, mais les modifications et les commentaires apportés ne sont visibles que lorsque la connexion est établie. Il s'agit d'un inconvénient majeur, car il est impossible de travailler dans une zone éloignée sans connexion Internet.

Le téléchargement de fichiers est limité à une certaine taille par jour

Google Drive ne peut pas télécharger de fichiers de plus de 5 To par jour. Cela équivaut à 1000 Go et limite la plupart des internautes qui travaillent quotidiennement avec des fichiers volumineux. Une fois que la limite a été atteinte, le téléchargement se bloque automatiquement et il faut attendre le lendemain pour en récupérer d'autres.

Applications tierces erratiques

Plusieurs modules complémentaires et applications fonctionnent sans effort avec Google Drive. Il s'agit principalement d'applications tierces, qui s'intègrent facilement à cette plateforme. Cependant, certaines applications tierces nécessitent un paiement pour débloquer leurs fonctionnalités.

Vitesse de téléchargement et d'envoi

Lors du téléchargement de fichiers à partir de Google Drive, la vitesse devient lente. Avec des millions de personnes utilisant la plateforme simultanément, il faut s'attendre à ce que cela se produise.

De plus, Google Drive est relativement nouveau et l'entreprise n'a peut-être pas pensé à la vitesse. Elle peut s'améliorer ou se dégrader au fur et à mesure que le nombre d'utilisateurs augmente.

Comment récupérer des fichiers supprimés sur Google Drive ?

Il existe de nombreuses façons de récupérer des fichiers, mais elles se résument finalement à deux scénarios. La première solution consiste à restaurer des fichiers Google Drive à partir du dossier de la corbeille avec l'opération « Annuler ».

En fait, il arrive qu'un utilisateur ait accidentellement supprimé le mauvais fichier sans vider la corbeille. Lors de chaque suppression, une « infobulle » apparaît dans la fenêtre de Google Drive pour avertir de l'utilisateur et lui donner la possibilité de l'annuler. Cette opération permet de déplacer le fichier de la corbeille vers son emplacement d'origine.

Toutefois, si le fichier a été supprimé pendant plus de quelques instants, cette fenêtre finira par disparaître. À ce moment-là, il faut se rendre dans le dossier de la corbeille de Google Drive et restaurer le fichier à partir de là.

Il convient de noter que le délai de restauration des fichiers est de 30 jours. Une fois ce délai écoulé, les fichiers passent dans la catégorie des fichiers définitivement supprimés.

Récupérer des fichiers supprimés du corbeille Google Drive 

Si les fichiers ont été automatiquement vidés de la corbeille à la fin des 30 jours ou supprimés manuellement par un utilisateur, il existe deux possibilités pour les récupérer :

• Restaurer les données à partir d'une sauvegarde ou les récupérer dans Google Vault.
• Restaurer les données à partir de la console d'administration de G Suite. Pour cette dernière méthode, il faut d'abord se connecter au compte d'administration G Suite. Dans la console Google, il faut sélectionner Utilisateurs

Dans la liste des utilisateurs, il suffit de choisir les fichiers à récupérer. En passant la souris sur son nom ; à droite, il y a le bouton Plus. Cliquez dessus. Dans le menu qui apparaît, il faut appuyer sur Restaurer les données.

Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous devez également indiquer la plage de dates dans les 25 derniers jours et appuyer sur Restaurer.

Google Drive est-il payant ?

Google Drive met à la disposition de ses utilisateurs 15 Go gratuits pour stocker des données. Au-delà de cette capacité, il devient payant. Le tarif diffère selon la capacité demandée par l'utilisateur.  Google a mis en place une grille tarifaire pour les données stockées sur Drive. Chaque utilisateur peut obtenir un maximum de 30 To d'espace de stockage. L'abonnement peut s'effectuer mensuellement ou annuellement.

Pour note, le stockage alloué compte non seulement Drive, mais aussi l'ensemble des services Google (Gmail, Photos, etc.) et s'insèrent dans l'offre Google One proposée par la firme.

Voici la grille tarifaire pour Google Drive, inclus dans Google One :

• 15 Go : gratuit
• 100 Go : 1,99 € par mois / 19,99 € par an
• 200 Go : 2,99 € par mois / 29,99 € par an
• 2 To : 9,99 € par mois / 99,99 € par an
• 5 To : 24,99 € par mois / 249,99 € par an
• 10 To: 49,99 € par mois
• 20 To: 99,99 € par mois
• 30 To: 149,99 € par mois

Google Drive est-il entièrement sécurisé ?

Suite aux incidents survenus en 2014 au cours desquels de nombreux comptes d'utilisateurs de Google ont été piratés, la firme a développé une stratégie de sécurité plus adaptée. Elle a opté pour l'AES ou Advanced Encryption Standard et le protocole TLS ou Transport Layer Security.

Ce système de cryptage permet en quelque sorte de crypter les données stockées sur Google Drive. Il devient donc plus difficile d'y accéder sans une permission explicite.

Cependant, ce dispositif est très critiqué sur le plan pratique. En effet, beaucoup reprochent à Google sa possibilité de décrypter des fichiers en contournant son propre système.

De plus, Google ne peut pas échapper à la législation et aux gouvernements. Par conséquent, ces derniers, s'ils veulent avoir accès à vos données, peuvent toujours le faire en utilisant directement Google.

À cela s'ajoute le risque de piratage auquel tout utilisateur s'expose en permanence. Toutes les données enregistrées sont accessibles à toute personne ayant réussi à se connecter à votre compte.

Cela signifie que les données stockées sur Google Drive ne sont pas totalement sécurisées. Néanmoins, vous pouvez opter pour une sécurité maximale de votre connexion en utilisant un VPN par exemple.

Comment sécuriser Google Drive ?

La plupart des utilisateurs de Google ont déjà été victimes de piratages. En effet, environ 5 millions de mots de passe et d'identifiants Gmail ont été volés en 2014 et ont fait l'objet de fuites en ligne. Donc, les utilisateurs de Google Drive se demandent sans doute dans quelle mesure leurs fichiers sont réellement sécurisés.

Il faut savoir que bien souvent, ce sont l'utilisateur lui-même et les ordinateurs ou appareils utilisés pour se connecter à Google Drive qui constituent le plus grand risque pour ses données. Il faut rappeler qu'en général, les fichiers présents sur Google Drive se synchronisent sur les ordinateurs. Ils deviennent donc vulnérables. « À cette fin, il convient d'utiliser le chiffrement pour mieux cacher et protéger vos fichiers. »

Par ailleurs, il faut profiter de l'authentification à deux facteurs pour empêcher les pirates d'accéder aux fichiers depuis un autre appareil. Et ce, même s'ils ont pris possession des identifiants. Et bien évidemment, il faut toujours s'assurer d'avoir un mot de passe fort.

Il faut également « supprimer toutes les applis ou extensions de navigateur qui ont un accès inutile à Google Drive. » Chaque application qui a la permission d'accéder à Google Drive constitue un vecteur supplémentaire pour les pirates et une faille de sécurité.

Indépendamment des piratages précédents, le risque lié à l'utilisation de Google Drive reste faible. Google utilise le puissant cryptage AES  de 256 bits sur tous ses serveurs. De même, lorsque les données transitent entre les utilisateurs et ces serveurs, Google utilise le protocole TLS pour protéger les données et empêcher leur interception.

Comment libérer de l'espace de stockage sur Google Drive ?

Google Drive offre 15 Go d'espace de stockage, mais il peut être facile de les atteindre. Pour l'augmenter, il existe deux possibilités, notamment de souscrire à un abonnement payant ou de nettoyer ses fichiers.

Vous ne voulez pas débourser plus ? voici quelques méthodes simples :

D'abord, vérifiez les fichiers les plus volumineux présents dans le cloud.

Pour ce faire, il faut se rendre sur https://drive.google.com/drive/quota. Ce portail répertorie tous les dossiers en fonction de leur taille. À partir de cette page, il suffit d'identifier quels sont les gros fichiers pour les supprimer.

Google Drive ressemble à un ordinateur et dispose d'une corbeille recyclable. Certes au bout de 30 jours, son contenu est automatiquement supprimé, mais mieux vaut l'effacer pour gagner un maximum d'espace.

En outre, il est également conseillé de faire le ménage dans Google Photos et Gmail. En fait, les 15 Go que propose Google sont répartis entre Gmail et Google Photos. Le fait de supprimer certains fichiers volumineux sur ces services permet également de libérer un peu d'espace.

La compression des photos téléchargées sur Google Photos contribue également à optimiser la capacité de stockage sur Google Drive bien que cela risque de réduire la qualité des images.

Comment désactiver Google Drive sur Android ?

La connexion à Google Drive depuis un ordinateur ou un appareil mobile est permanente. Pour le déconnecter sur un dispositif Android, l'utilisateur doit supprimer son compte Google de celui-ci.

Pour commencer, il faut se rendre sur Paramètres et cliquer sur Comptes.

Ensuite, il faut sélectionner Google pour pouvoir supprimer le compté existant.

Après cette étape, il faut cliquer sur Plus, une rubrique qui se trouve dans le coin supérieur droit. Cette action redirige l'utilisateur vers l'option Supprimer le compte. Il suffit ensuite de confirmer en appuyant sur le bouton dédié.

Déconnexion sur PC et MAC

Pour se déconnecter de l'application Google Drive, il faut simplement cliquer depuis Google, sur le symbole « Enregistrer et synchroniser ». Cette icône se trouve dans la zone de notification de Windows, dans le coin inférieur droit de l'écran. Pour les utilisateurs Mac, ce bouton figure en haut de l'écran.

Lorsque le volet Google Drive s'ouvre, il suffit de cliquer sur les trois petits points du menu et de choisir Préférences. Dans cette fenêtre il faut passer à la section Google Drive sur la gauche. Il faut ensuite décocher la catégorie Synchroniser mon appareil.

Le processus

Pour supprimer complètement le compte Google Drive du poste de travail actuel, il faut aller dans l'onglet Paramètres.

Ensuite, il faut appuyer sur Déconnecter mon compte pour fermer la session de Google Drive sur ce périphérique. Pour valider ces actions, il suffit d'appuyer sur Quitter la sauvegarde et la synchronisation. Cette opération désactivera Google Drive.

Comment désinstaller Google Drive de son ordinateur ?

Désinstaller Google Drive de Windows

Tout d'abord, il faut lancer Google Drive s'il n'est pas déjà en cours d'exécution. Ensuite, l'utilisateur doit cliquer sur l'icône Google Drive dans la barre des tâches et sélectionner Préférences.

Une fois que la fenêtre des préférences de Google Drive apparaît, il faut appuyer sur le bouton « Déconnecter le compte », puis cliquer sur Oui pour confirmer la déconnexion. Après quelques secondes, le compte sera déconnecté et il faut appuyer sur OK lorsque le message de vérification apparaît. Ensuite, il faut se rendre dans le Panneau de configuration >> Programmes et fonctionnalités et désinstaller Google Drive.

Comment désinstaller Google Drive de Mac ?

Quelle que soit l'application à désinstaller, il faut d'abord terminer tous les processus associés. Pour ce qui est de Google Drive, il faut se déconnecter de son compte, puis le quitter. Pour ce faire, il suffit de se rendre dans Google Drive -> Préférences dans la barre de menu. Ensuite, il faut cliquer sur « Déconnecter le compte » dans le panneau des préférences.

La déconnexion du compte arrête complètement la synchronisation et permet de se déconnecter de son compte Google ultérieurement. Ensuite, il faut aller dans Google Drive->Exit Backup and Sync pour quitter Google Drive qui fonctionne en arrière-plan.

En outre, il est possible d'utiliser Activity Monitor pour mettre fin à tous les processus associés à Google Drive. Ce système peut forcer n'importe quel processus à s'arrêter dès que vous décidez d'y mettre fin. La désinstallation peut être lancée dès maintenant. Pour ce faire, il suffit de déposer Google Drive, qui se trouve dans le dossier Application, dans la corbeille. 

Opinion finale sur Google Drive

En résumé, Google Drive fait partie des fournisseurs de Cloud les plus performants. Ce service permet de sauvegarder automatiquement les différents fichiers créés grâce à Google Workspace.

Ce service offre notamment un espace de stockage gratuit de 15 Go. En outre, il favorise la collaboration. En plus des fonctionnalités de base comme la synchronisation et la sauvegarde, il assure le partage et la collaboration sur les fichiers.

Quant à l'interface, elle laisse à désirer. Cependant, elle se révèle plutôt conviviale. Sans oublier que Google Drive fonctionne avec la plupart des plateformes. Pour accéder aux fichiers enregistrés sur le Cloud depuis un appareil mobile, il suffit de télécharger son application dédiée.

Il est possible d'afficher les fichiers sous forme de vignettes ou de liste pour les versions web et desktop. Pour les télécharger, il faut les glisser-déposer d'un endroit à l'autre.

Le seul bémol concerne la sécurité. L'absence de cryptage de bout en bout affecte notre test de Google Drive. Un autre souci tient à la nécessité d'utiliser d'autres applications pour profiter de certaines fonctionnalités. Quoi qu'il en soit, Google Drive offre déjà un grand nombre de fonctionnalités techniques et de services à un prix abordable.

 

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