Google Drive : tout savoir sur le service cloud de Google

Google Drive est le service cloud de Google, accessible à tous ceux qui possèdent un compte Google. Il permet de stocker des données en ligne afin de libérer l’espace de votre ordinateur.

Si vous avez un compte Google, vous avez accès à son service cloud, Google Drive. Ce qui vous donne l’accès à de nombreux services connexes tels que Google Docs pour le traitement de textes ou Google Sheet pour les feuilles de calcul. Dans cet article, vous pouvez voir comment fonctionne Google Drive, comment l’utiliser.

Google Drive, un service cloud tout en un

L’utilisation de Google Drive remonte à quelques années déjà. Il a été lancé en avril 2012 dans le but de permettre aux utilisateurs de Google de stocker et de synchroniser des données en ligne.

Il offre également l’occasion de partager des documents de toutes sortes et de les modifier à volonté, au moyen d’internet, sur les serveurs de Google.

Aujourd’hui, Google Drive est disponible en version Web, pour les systèmes Windows et macOS et en version mobile pour iOS et Android. Avec un tel outil, Google semble renforcer la collaboration en ligne de ses utilisateurs.

Le cloud est autant utilisé pour les particuliers que pour les entreprises. Le service permet de libérer les disques durs des ordinateurs et appareils mobiles afin d’installer des logiciels ou des applications plus volumineux.

Comment fonctionne Google Drive ?

Comme il est dit plus haut, Google Drive sert à stocker et à synchroniser des fichiers avec votre ordinateur. Toute modification que vous souhaitez apporter à vos documents, vous pouvez les faire en ligne, via le site Web de Drive ou son application mobile.

La synchronisation devient permanente une fois que vous avez installé son logiciel client sur votre ordinateur. Ce qui vous permet de mettre à jour vos fichiers à tout moment.

Les outils bureautiques de Google sont disponibles sur Google Drive (Google Docs, Google Sheet, Google Slide, etc.) et leur partage est personnalisable. En d’autres termes, vous pouvez personnaliser le partage de chaque document.

Outre le partage, Google Drive offre aussi la possibilité de personnaliser les modifications des fichiers. Vous pouvez ainsi définir les personnes qui peuvent accéder et modifier vos données en ligne.

Avec Drive, Google Workspace permet d’intégrer jusqu’à 100 personnes pour modifier les documents. Workspace étant le nouveau nom donné à l’ensemble des suites Google depuis Octobre 2020.

Avantages de Google Drive pour les entreprises

Google Drive n’est pas seulement un produit pour les particuliers. Il s’utilise couramment en entreprise pour faciliter les recherches de documents. Le cloud offre un service spécifique qui peut intégrer la totalité des fichiers entreprises dans Drive.

En effet, un gros volume de données peut facilement devenir un casse-tête lors de la recherche. De la sorte, Google Drive, par l’intermédiaire d’une intelligence artificielle, permet de faciliter toute recherche de document.

Il s’agit de Prioritaire dans Drive, une fonctionnalité très appréciées des entreprises. Une IA/ML procède à l’analyse des signaux envoyés par les modifications de chaque document. Plus vous modifiez un document, et plus Drive accorde à celui-ci un degré d’importance plus élevé.

Ainsi, si une autre personne le touche ou y apporte ses commentaires, vous serez au courant car l’IA et le ML s’occupent de les afficher dans Priority.

Ils suggèrent aussi des actions comme répondre aux commentaires ou approuver une demande d’accès d’un nouveau contributeur.

Un autre avantage avec ce service repose sur la confidentialité qu’il offre. Google Drive utilise les signaux uniquement pour faciliter vos recherches dans votre Workspace, sans les communiquer ailleurs, ni même à vos administrateurs informatiques.

Comment utiliser Google Drive ?

Afin de bénéficier du service cloud de Google Drive, il suffit de créer un compte Gmail, le service de messagerie de Google. Drive est disponible pour votre compte actuel si vous en avez déjà un.

Une fois que votre compte a été créé, vous pouvez accéder à tous les services de Drive. Le plus couramment utilisé est sa version Web, disponible pour les ordinateurs. Vous pouvez toutefois opter pour sa version mobile.

Si vous voulez profiter du service de sauvegarde sur votre ordinateur, il suffit de télécharger le service « Sauvegarde et synchronisation à partir de Google ».

Voici comment fonctionne chaque version de Drive ainsi que les applications tierces :

L’interface Web

Pour avoir Google Drive sur votre navigateur, vous pouvez aller sur drive.google.com et vous connecter avec votre compte Gmail. Google Drive dispose de différents onglets dont voici les principaux :

Les onglets de Drive sont disponibles du côté gauche de votre écran. Ces onglets ont pour fonction d’organiser vos fichiers par catégorie.

A côté de cela, vous pouvez accéder à tous vos fichiers Drive dans l’onglet « mon Drive ». Cet onglet abrite également le dossier Drive de votre ordinateur, lorsque celui-ci est synchronisé.

Les autres données synchronisées de votre disque dur peuvent être consultées dans l’onglet « ordinateurs ». Quant à « partagé avec moi », cette option renferme tous les dossiers que vos correspondants ont partagés avec vous.

Bien sûr, ce ne sont pas les seuls, il y en a beaucoup d’autres. Vous pouvez les voir au fur et à mesure que vous utilisez Drive sur votre ordinateur.

La version mobile

Vous pouvez toujours utiliser votre appareil mobile, smartphone, tablette, pour travailler avec vos fichiers sur le cloud. Que votre appareil fonctionne avec un système Android ou iOS, vous pouvez télécharger l’application Google Drive respectivement  sur Google Play ou l’AppStore.

Les onglets sont plus ou moins similaires à ceux pour la version Web. Un bouton « plus » permet de télécharger des fichiers, de créer un nouveau dossier ou de numériser un document.

Le partage de documents

Les fonctions principales de Drive sont le partage et la synchronisation des données. Il existe deux options de partage.  La première s’effectue en partageant le lien généré par le document sur le cloud, cette option s’appelle « obtenir le lien ». Pour ce faire, il faut cliquer sur le document.

La seconde option de partage s’appelle l’option « partager ». Elle s’opère en ouvrant une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez ajouter d’autres personnes qui peuvent avoir accès au document sélectionné. Dans ce cas, ajouter une personne dans la boîte de dialogue signifie que vous lui donnez l’autorisation, soit de consulter le document, soit de le modifier. Pour cela, la personne ajoutée doit avoir son propre compte Gmail.

La synchronisation avec votre bureau

Google Drive peut aussi être synchronisé avec votre bureau par le biais de l’application « Sauvegarde et synchronisation à partir de Google ». 

Son installation donne lieu à la création automatique d’un dossier Drive sur votre ordinateur. Tous les fichiers de ce dossier sont automatiquement téléchargés sur Drive. Vous pouvez toutefois choisir d’autres dossiers à synchroniser.

Tous les fichiers sur le cloud sont mis à jour au fur et à mesure que vous les modifiez. Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment ou désactiver la synchronisation. Dans ce cas, la mise à jour est désactivée.

Si vous téléchargez l’application sur plusieurs ordinateurs, Google Drive s’occupe de synchroniser les mêmes dossiers sur tous les appareils connectés avec le même compte.

Les applications Google Drive tierces

En plus du partage et de la synchronisation des données, Google Drive permet également d’accéder à diverses applications sur disponibles sur un marché virtuel. Le marché virtuel n’est autre que le Google Workspace Marketplace.

Le Marketplace offre une multitude d’applications tierces avec lesquelles vous pouvez prévisualiser ou ouvrir plusieurs types de fichiers.

L’utilisation d’une application requiert son installation sur votre appareil. Vous pouvez toutefois utiliser une application tierce pour ouvrir un fichier en cliquant droit sur le fichier, « ouvrir avec », puis « connecter plus d’applications ».

Les inconvénients de Google Drive

Bien que Google Drive reste l’un des outils de stockage puissants avec de nombreux avantages, il présente certains inconvénients.

Risques de sécurité

L’inconvénient le plus important de l’utilisation de Google drive concerne le fait que les pirates peuvent supprimer les données essentielles. Ils le font en installant du matériel malveillant dans le serveur. De fait, les fichiers disparaissent. La fonction de mot de passe peut être piratée. Ainsi, une des personnes avec qui le lien a été partagé risque de le transmettre à d’autres.

Il s’agit d’un risque considérable, surtout si les documents partagés avec les partenaires commerciaux sont sensibles, comme les états financiers. Si un tiers y accède, il peut nuire à l’entreprise.

Nécessite une connexion Internet

Pour accéder à Google drive, il faut disposer d’une connexion Internet. Il permet de travailler hors ligne, mais les modifications et les commentaires apportés ne sont visibles que lorsque la connexion est établie. Il s’agit d’un inconvénient majeur, car il est impossible de travailler dans une zone éloignée sans connexion Internet.

Le téléchargement de fichiers est limité à une certaine taille par jour

Google Drive ne peut pas télécharger de fichiers de plus de 5 To par jour. Cela équivaut à 1000 Go et limite la plupart des internautes qui travaillent quotidiennement avec des fichiers volumineux. Une fois que la limite a été atteinte, le téléchargement se bloque automatiquement et il faut attendre le lendemain pour en récupérer d’autres.

Applications tierces erratiques

Plusieurs modules complémentaires et applications fonctionnent sans effort avec Google Drive. Il s’agit principalement d’applications tierces, qui s’intègrent facilement à cette plateforme. Cependant, certaines applications tierces nécessitent un paiement pour débloquer leurs fonctionnalités.

Vitesse de téléchargement et d’envoi

Lors du téléchargement de fichiers à partir de Google Drive, la vitesse devient lente. Avec des millions de personnes utilisant la plateforme simultanément, il faut s’attendre à ce que cela se produise.

De plus, Google Drive est relativement nouveau et l’entreprise n’a peut-être pas pensé à la vitesse. Elle peut s’améliorer ou se dégrader au fur et à mesure que le nombre d’utilisateurs augmente.

Google Drive est-il payant ?

Google Drive met à la disposition de ses utilisateurs 15 Go gratuits pour stocker des données. Au-delà de cette capacité, il devient payant. Le tarif diffère selon la capacité demandée par l’utilisateur.  Google a mis en place une grille tarifaire pour les données stockées sur Drive. Chaque utilisateur peut obtenir un maximum de 30 To d’espace de stockage. L’abonnement peut s’effectuer mensuellement ou annuellement.

Pour note, le stockage alloué compte non seulement Drive, mais aussi l’ensemble des services Google (Gmail, Photos, etc.) et s’insèrent dans l’offre Google One proposée par la firme.

Voici la grille tarifaire pour Google Drive, inclus dans Google One :

  • 15 Go : gratuit
  • 100 Go : 1,99 € par mois / 19,99 € par an
  • 200 Go : 2,99 € par mois / 29,99 € par an
  • 2 To : 9,99 € par mois / 99,99 € par an
  • 5 To : 24,99 € par mois / 249,99 € par an
  • 10 To: 49,99 € par mois
  • 20 To: 99,99 € par mois
  • 30 To: 149,99 € par mois

Google Drive est-il entièrement sécurisé ?

Après les incidents de 2014 où plusieurs comptes d’utilisateurs de Google ont été piratés, Google a mis au point une stratégie de sécurisation plus adaptée : le cryptage AES ou Advanced Cryptage Standard et le protocole TLS ou Transport Layer Security.

Ce système de cryptage fonctionne comme une sorte de cryptage de vos données sur Google Drive. De ce fait, il est plus difficile d’y accéder sans votre autorisation expresse.

Seulement, ce système de sécurité est fortement critiqué sur le plan pratique. Beaucoup dénoncent la possibilité pour Google de décrypter les fichiers en contournant son propre système.

De surcroît, Google ne peut pas échapper à la législation et aux gouvernements. Aussi, si ces derniers veulent avoir l’accès à vos données, ils peuvent toujours le faire en recourant directement à Google.

A cela s’ajoute le risque de piratage que chaque utilisateur encourt à tout moment. Toutes vos données sont accessibles à tous ceux qui ont réussi à se connecter sur votre compte.

Ce qui amène à dire que les données stockées sur Google Drive ne sont pas entièrement sécurisées. Néanmoins, vous pouvez opter pour un maximum de sécurité pour votre connexion en utilisant un VPN par exemple.

Comment désactiver Google Drive sur Android ?

La connexion à Google Drive depuis un ordinateur ou un appareil mobile est permanente. Pour le déconnecter sur un dispositif Android, l’utilisateur doit supprimer son compte Google de celui-ci.

Pour commencer, il faut se rendre sur Paramètres et cliquer sur Comptes.

Ensuite, il faut sélectionner Google pour pouvoir supprimer le compté existant.

Après cette étape, il faut cliquer sur Plus, une rubrique qui se trouve dans le coin supérieur droit. Cette action redirige l’utilisateur vers l’option Supprimer le compte. Il suffit ensuite de confirmer en appuyant sur le bouton dédié.

Déconnexion sur PC et MAC

Pour se déconnecter de l’application Google Drive, il faut simplement cliquer depuis Google, sur le symbole « Enregistrer et synchroniser ». Cette icône se trouve dans la zone de notification de Windows, dans le coin inférieur droit de l’écran. Pour les utilisateurs Mac, ce bouton figure en haut de l’écran.

Lorsque le volet Google Drive s’ouvre, il suffit de cliquer sur les trois petits points du menu et de choisir Préférences. Dans cette fenêtre il faut passer à la section Google Drive sur la gauche. Il faut ensuite décocher la catégorie Synchroniser mon appareil.

Le processus

Pour supprimer complètement le compte Google Drive du poste de travail actuel, il faut aller dans l’onglet Paramètres.

Ensuite, il faut appuyer sur Déconnecter mon compte pour fermer la session de Google Drive sur ce périphérique. Pour valider ces actions, il suffit d’appuyer sur Quitter la sauvegarde et la synchronisation. Cette opération désactivera Google Drive.

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