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PDF est le fruit du projet Camelot, initié par Adobe. À l’époque, l’objectif était simple : garder intact un fichier électronique; peu importe l’application et l’appareil pour l’ouvrir. Ce projet a donné naissance au format en 1992. Aujourd’hui, il est encadré par la norme ISO. Le PDF a élargi aussi ses fonctionnalités. Il intègre des liens, des fichiers multimédias, des champs de formulaire et des signatures électroniques.
Oubliez le fichier PDF statique impossible à modifier des années 2000. Le format a introduit plusieurs fonctionnalités. Plusieurs plateformes en ligne, y compris les produits Adobe, permettent de le modifier, de l’organiser, de le lire, de le convertir, etc. En quelques années, ce format est devenu incontournable pour gérer les contenus textuels et visuels.
Qu’est-ce qu’un fichier .PDF ?
Un PDF est un format de fichier numérique conçu pour présenter des informations de manière cohérente, quel que soit le logiciel, le matériel ou le système d’exploitation utilisé.
Créé par Adobe en 1993, ce format garantit que les documents conservent leur mise en page, leurs polices et leurs graphiques exactement comme prévu.
PDF brille par son universalité. Contrairement aux documents Word, dont la mise en forme peut varier d’un appareil à l’autre, les PDF figent les éléments. C’est pourquoi ils sont si largement utilisés pour les factures, les présentations, les livres numériques et autres documents importants nécessitant une présentation professionnelle.
Ils peuvent contenir du texte, des hyperliens, des boutons, des vidéos, des images, des fichiers audio et des champs de formulaire. Ils peuvent être chiffrés, ce qui nécessite un mot de passe pour les consulter.
Quels sont les avantages de l’utilisation de ce format ?
Si vous avez déjà téléchargé un formulaire web, un communiqué de presse ou tout autre document détaillé, vous avez probablement déjà utilisé ce type de fichier. Voici ses principaux avantages:
Signer facilement les documents électroniques
Signer électroniquement un PDF est simple avec l’application mobile Adobe Acrobat Reader ou Acrobat Sign. On peut accéder à vos fichiers depuis n’importe quel navigateur web ou système d’exploitation.
Numériser des documents papiers
Numériser des documents papier et des formulaires pour les enregistrer au format PDF, faciles à consulter, à partager et à stocker. Grâce à la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) , on peut modifier le texte et ajouter des commentaires dans les documents numérisés. Des outils comme Adobe Acrobat Pro offrent cette option en plus de modifier et de convertir des fichiers PDF vers d’autres formats.
Protéger le fichier .PDF par un mot de passe
Les fichiers PDF offrent une protection par mot de passe et des options de cryptage. Cette fonction est essentielle dans le partage de documents sensibles tels que les contrats commerciaux ou les factures.
Ouvrir le fichier sur toutes les plateformes
Les PDF garantissent un affichage uniforme de votre fichier sur smartphone, tablette ou ordinateur. Qu’il s’agisse de polices, boutons ou images, tout reste à leur place. La plupart des appareils sont équipés de lecteurs PDF par défaut, vous n’avez donc pas besoin de logiciel spécialisé pour les visualiser.
Inclure tous les éléments possibles
Les PDF brillent par leur polyvalence. Ils peuvent inclure des images, du graphique, des vecteurs, des zones de textes, des formulaires, des feuilles de calcul, etc.
Partager sans contrainte de taille
Les fichiers PDF sont relativement petits, mais il est possible de les réduire davantage en diminuant la qualité. Par exemple, si on travaille avec un fichier particulièrement volumineux contenant de nombreuses images et graphiques, on peut rencontrer des difficultés pour l’envoyer par e-mail à cause de la limite de taille. Dans ce cas, des outils en ligne permettent de le réduire gratuitement.
Comment créer un fichier PDF ?
On peut convertir n’importe quel document en PDF, qu’il s’agisse de documents textes, de feuilles de calcul, de pages web ou d’images. Il est aussi possible de le faire directement avec Adobe Acrobat ou en convertissant un fichier au format PDF sur votre ordinateur.
Pour les utilisateurs de Windows, sélectionnez « Fichier » en haut de votre document dans Office. Ensuite sélectionner l’une des options suivantes: « Exporter », « Télécharger », « Imprimer » ou « Enregistrer sous » pour enregistrer le document au format PDF.
Pour les autres systèmes et versions de Windows, cette fonctionnalité peut se trouver à différents emplacements. Notons qu’elle est disponible dans Microsoft Office, Google Drive et d’autres programmes sur Mac et Windows.
Sur des navigateurs comme Chrome, il est possible d’afficher une page web en PDF via l’option « Afficher le PDF » dans la section d’impression.
Il existe une dernière option tout aussi facile à utiliser. Il s’agit des outils de conversion PDF en ligne, qui peuvent convertir instantanément différents types de fichiers en un format téléchargeable. Assurez-vous néanmoins que le service soit gratuit.
Comment modifier un fichier PDF ?
Les fichiers PDF sont principalement exploités pour la consultation et non pour la modification. On ne peut donc pas modifier un document standard.
Cependant, il arrive que vous tombiez sur un PDF à remplir ou à modifier, comme un formulaire. Dans ce cas, les formulaires incluent un espace modifiable appelé champ de formulaire. C’est à cet emplacement que l’utilisateur saisit de nouvelles informations et enregistre les modifications.
Il est également possible de signer électroniquement un PDF, ce qui est pratique pour les contrats et autres documents juridiques ou gouvernementaux.
Rappelons aussi qu’il est possible de modifier entièrement un fichier avec le logiciel Adobe Acrobat. Ce logiciel permet même de convertir en fichiers Word, Excel ou PPT modifiables.
Bien que cette option offre les meilleures fonctionnalités pour modifier un PDF, elle a un coût. Pour des modifications occasionnelles, il est préférable d’utiliser des outils en ligne gratuits permettant une modification simple des PDF.
Voici quelques exemples d’outils de modification à découvrir :
- Smallpdf : Permet de modifier, fusionner, diviser, compresser et convertir des PDF. Interface intuitive et rapide.
- PDFescape : Éditeur PDF gratuit en ligne pour ajouter du texte, des images, des annotations ou remplir des formulaires.
- iLovePDF : Outil complet pour éditer, signer, convertir et organiser vos PDF. Propose aussi une version mobile.
- Sejda PDF Editor : Permet de modifier le texte d’un PDF, insérer des images, signer et réorganiser les pages. Propose des fonctionnalités gratuites, mais avec des limites.
- PDF-XChange Editor Online : Éditeur plus avancé, idéal pour les utilisateurs ayant besoin d’outils précis (annotations, OCR, etc.).
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