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13 079 €. C’est le montant moyen perdu chaque année par une entreprise de 250 employés à cause des erreurs dans la gestion des notes de frais. Fraude du salarié, absence de contrôle, perte des justificatifs, coquille humaine : les risques sont réels pour l’employeur. Digitaliser la procédure des notes de frais permet de fiabiliser les remboursements. En automatisant les contrôles, en centralisant les données et en simplifiant les processus, elle fiabilise les remboursements tout en faisant gagner un temps précieux à tous.
Réduisez les risques de fraude
Certaines dépenses professionnelles sont sujettes aux abus. Indemnités kilométriques gonflées, frais de repas majorés, justificatifs utilisés plusieurs fois… les risques de fraude sont nombreux, les contrôles manuels ne suffisent plus.
Un logiciel de notes de frais permet de réduire les risques. La fonctionnalité de reconnaissance optique (OCR) automatise le contrôle des justificatifs des dépenses. L’IA générative extrait directement les données des reçus et gère finement les demandes de remboursement en fonction de la politique interne. Montant trop élevés par rapport aux plafonds fixés, consommations d’alcool sur les notes de restaurants : l’IA vous prévient puis déduit automatiquement les lignes concernées. Il n’est plus possible de valider deux fois une même dépense !
Avec une solution digitale, vous établissez une politique des remboursements professionnels claire. Plus de zone grise ni d’interprétation subjective : les règles sont appliquées de façon homogène.
Centralisez les données financières
Plus besoin de chercher dans de multiples dossiers, toutes les informations liées aux notes de frais sont centralisées dans votre logiciel : montant, date, type de dépense, collaborateur concerné…
L’outil s’interconnecte naturellement avec le SIRH de l’entreprise. Il communique les informations utiles au logiciel de paie ou à la solution de comptabilité. La suppression de la ressaisie manuelle évite les erreurs humaines. Le traitement des remboursements se simplifie, il devient plus fiable.
Grâce à l’archivage sécurisé, vous répondez rapidement à un audit interne ou à un contrôle d’une administration. Tous les justificatifs sont scannés, classifiés et accessibles facilement.
Gagnez un temps précieux dans votre gestion
L’automatisation transforme les tâches administratives en processus fluide. Les collaborateurs déposent leurs demandes de remboursement en quelques clics, à tout moment, depuis leur interface personnelle. Ils se connectent depuis leur ordinateur ou leur smartphone et prennent directement les justificatifs en photo. Fini les sessions de scannage chronophages.
Les managers sont alertés à chaque dépôt d’une demande, le logiciel leur fournit toutes les informations utiles sur leur tableau de bord. Ils vérifient les données puis valident ou non la note de frais. En quelques clics, ils gèrent efficacement cet aspect administratif de leur responsabilité. La procédure devient simple et rapide !
Ce qu’il faut retenir
La digitalisation de la gestion des notes de frais permet de réduire les risques financiers liés aux erreurs de saisie manuelle. Elle facilite les demandes de remboursement en donnant plus d’autonomie aux salariés et un contrôle plus efficace aux managers. Les données sont centralisées et archivées de manière sécurisée, elles restent accessibles à tout moment.
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