Comment réussir l’organisation d’un séminaire à Marseille ?

La réussite d’un séminaire requiert une bonne organisation et il faut commencer tôt pour avoir le temps de tout mettre en place. Vous envisagez d’organiser un séminaire à Marseille pour votre entreprise ? Découvrez à travers cet article des conseils pratiques pour un séminaire particulièrement réussi.

Définir les objectifs du séminaire

Dans la préparation d’un événement, il faut tenir compte de deux aspects importants : l’objectif et la cible. Il est donc crucial de se poser les bonnes questions pour éclaircir ces deux points. La réponse à ces deux questions constitue le socle de toutes les autres décisions. S’agit-il d’un séminaire pour les partenaires, les clients ou les collaborateurs ? Car pour l’un ou l’autre, l’organisation ne sera pas la même.

Retenir le lieu du séminaire

Une multitude d’options s’offrent à vous, de quoi vous donner l’embarras du choix. Vous pouvez organiser votre séminaire à Paris avec son château de Versailles ou à bordeaux à la place de la Bourse. Vous avez aussi la possibilité d’organiser votre séminaire à Marseille, où de multiples salles parfaitement adaptées sont disponibles. Vous devez choisir une destination inspirante selon les objectifs de votre séminaire.

Choisir le type de séminaire

Il existe plusieurs types de séminaires, entre autres : le séminaire de motivation, le séminaire d’intégration et le séminaire de formation.

Le séminaire de motivation

Ce type de séminaire est destiné aux salariés de l’entreprise. C’est le type de séminaire qui vous permettra de motiver votre équipe à travers certaines activités spécifiques. Vous pouvez à l’occasion organiser des soirées de jeux, les cours de cuisine et des séances d’initiation au golf pour une ambiance réellement chaleureuse. Le but principal ici sera de renforcer l’esprit d’équipe.

Le séminaire d’intégration

Vous venez de recruter de nouveaux employés au sein de votre entreprise ? C’est le moment d’organiser un séminaire d’intégration pour permettre aux nouveaux venus de nouer des liens avec les plus anciens. Ils pourront ainsi se sentir intégrés et comprendre qu’ils appartiennent désormais à une famille.

Le séminaire de formation

C’est un type de séminaire qui vise uniquement les travaux intellectuels. C’est le moment propice pour se concentrer sur la façon d’améliorer les performances individuelles et globales. Vous pourrez à l’occasion échanger avec vos collaborateurs pour de nouveaux apports, de nouveaux projets et de nouvelles dispositions à prendre pour conduire la société au prochain niveau.

Définir le budget du séminaire

On définit un budget en tenant compte de certains critères : l’objectif du séminaire, les cibles et le format de l’organisation. Il faut aussi considérer la durée du séminaire et le nombre de participants. Si l’un des points varie, le budget aussi doit varier en conséquence. Prenez donc le temps d’élaborer un budget fiable, en prévoyant une marge pour gérer les imprévus éventuels.

Choisir une date pour le séminaire

L’objectif d’un séminaire est de rassembler idéalement toutes les personnes concernées. C’est pourquoi il faut penser au choix d’une date pouvant permettre à tout le monde de participer. Évitez les dates qui correspondent aux vacances scolaires et les veilles de week-end. Vous devez absolument éviter les dates pouvant affecter la disponibilité des participants.

Faire un rétro planning du séminaire

Le rétro planning est une planification qui permet de suivre chaque jour les différentes étapes de l’organisation de l’événement. C’est un plan qui vous permettra de vous focaliser quotidiennement sur les objectifs du jour, pour vous assurer de boucler l’organisation à temps. Intégrez à ce plan les réservations à effectuer, les personnes à prévenir et les acomptes à verser notamment pour la salle ou l’hébergement.

Concevoir le planning des participants

Le planning des participants comprendra les heures prévues pour les ateliers et l’exécution des activités. Il précisera également les heures de pause dans la journée. Pour gérer les imprévus, veuillez prévoir une certaine marge de manœuvre dans la planification des activités.

Communiquer sur le séminaire

Un plan de communication doit être mis en place aussi bien pour les collaborateurs internes que ceux externes à l’entreprise. L’objectif ici est de prévenir les participants à temps et s’assurer de leur disponibilité. Faites leur parvenir des invitations et demandez des confirmations pour obtenir le nombre réel de participants. Si certaines activités imposent une tenue particulière, il faut communiquer à propos pour éviter toute confusion.

Communiquer à la fin du séminaire

Une fois l’événement achevé, élaborez des formulaires de satisfaction pour avoir le retour d’expérience des participants. Une à deux semaines plus tard, n’oubliez pas d’envoyer une note de remerciement et un compte rendu de l’événement.

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