LEBIGDATA.FR I.A, Cloud & Cybersécurité
Dans la santé, chaque décision compte, surtout lorsqu’elle touche aux données patients. Vous devez avancer vite et rester irréprochable sur la conformité. Utiliser le CRM de HubSpot dans ce secteur vous permet justement de changer de perspective.
Depuis juin 2024 et l’ouverture des fonctionnalités conformes HIPAA, HubSpot a levé un blocage majeur pour le domaine. Les établissements de santé, les laboratoires pharmaceutiques et les éditeurs de logiciels médicaux peuvent désormais envisager la plateforme avec davantage de confiance. En fait, adopter ce nouvel outil revient à créer un cadre clair, à relier vos équipes et à sécuriser vos données. Par la même occasion, vous améliorez l’expérience patient.
Le secteur de la santé a réellement besoin d’un CRM spécialisé comme HubSpot
Le secteur de la santé affronte des défis uniques et parfois décourageants. Les cycles de vente sont longs, impliquent de nombreuses parties prenantes et s’accompagnent d’exigences réglementaires strictes. Vous devez aussi gérer des données hautement sensibles comme les informations de santé protégées, ou PHI. Or, les approches traditionnelles, fondées sur des outils déconnectés, créent des expériences fragmentées et exposent votre organisation à des risques de non-conformité.
Concrètement, vous composez avec des cycles d’achat qui s’étendent généralement sur douze mois ou davantage. Ces cycles mobilisent des cliniciens, des responsables IT, des équipes financières et des directions générales. Parallèlement, la lenteur des validations internes et les contraintes de conformité freinent vos initiatives marketing et commerciales. Cette inertie peut peser lourdement sur votre croissance et sur la motivation de vos équipes.
Pourtant, 72 % des dirigeants d’établissements de santé considèrent l’investissement digital comme prioritaire. Utiliser le CRM de HubSpot dans le secteur de la santé répond précisément à cette ambition. Vous disposez d’une plateforme unifiée qui relie enfin marketing, ventes et service, en plus de respecter vos obligations réglementaires.
Chiffre clé : les entreprises du secteur santé utilisant HubSpot constatent en moyenne une hausse de 167 % du trafic web. Elles observent aussi une augmentation des leads entrants et une progression des transactions conclues dans l’année suivant l’adoption.
La conformité réglementaire au cœur de votre démarche
La grande avancée pour utiliser le CRM de HubSpot dans le secteur de la santé concerne la gestion des données sensibles. Vous pouvez désormais stocker et traiter ces informations dans un cadre conforme et sécurisé. Depuis l’été 2024, notamment, HubSpot propose des outils conformes HIPAA en bêta publique. Si vous êtes client Enterprise, vous pouvez activer ces fonctionnalités dans vos paramètres de confidentialité. Ainsi, vous stockez des informations de santé protégées directement dans la plateforme, sans multiplier les solutions tierces complexes.
Les propriétés Sensitive Data au service de la sécurité
La fonctionnalité Sensitive Data vous permet de créer des propriétés dédiées aux données exigeant une protection renforcée. Vous pouvez y inclure des informations démographiques comme l’origine, le genre ou l’âge. De même, vous pouvez intégrer des données de santé ou des numéros partiels de sécurité sociale. Ces propriétés bénéficient d’un chiffrement AES-256 avec des clés spécifiques à chaque client. Elles s’accompagnent également de contrôles d’accès granulaires, définis au niveau même des champs.
Des garanties de sécurité concrètes
Pour utiliser le CRM de HubSpot dans le secteur de la santé avec sérénité, plusieurs niveaux de protection sont prévus. Les données en transit sont chiffrées en TLS 1.2 ou 1.3, tandis que les données au repos sont protégées en AES-256. Vous disposez aussi de journaux d’audit complets pour tracer chaque accès, ainsi que de délais d’expiration pour les sessions inactives. En outre, des recommandations de sécurité proactive complètent ce dispositif.
Point d’attention important : les données sensibles stockées dans ces propriétés ne servent pas à entraîner les modèles d’IA de HubSpot. En revanche, vous devez impérativement éviter d’inclure des données sensibles dans les prompts adressés aux outils d’IA générative.
L’accord BAA, un pilier juridique indispensable
HubSpot propose désormais des Business Associate Agreements aux établissements stockant des PHI. Cet accord, intégré par référence aux conditions d’utilisation des données sensibles, constitue un élément central de votre conformité HIPAA.
Comment mettre en œuvre le CRM de HubSpot dans votre établissement de santé ?
Étape 1 : préparer soigneusement votre stratégie de données
Avant toute configuration, prenez le temps de cartographier précisément vos flux de données. Identifiez quelles informations circulent, dans quel sens et à quelle fréquence. Cette étape de data mapping est décisive, car elle conditionne à la fois votre conformité et votre performance opérationnelle.
Étape 2 : configurer rigoureusement les propriétés sensibles
Activez les paramètres de données sensibles dans votre compte HubSpot, puis créez des propriétés dédiées aux informations de santé. Définissez des niveaux d’accès stricts par équipe ou par utilisateur afin de limiter l’exposition inutile des données. Les super-administrateurs peuvent restreindre la visibilité de ces champs aux seules personnes autorisées.
Étape 3 : migrer vos données existantes avec précaution
Importez vos données patients et prospects depuis vos fichiers Excel ou vos anciens CRM. Idéalement, faites-vous accompagner par un partenaire certifié HubSpot, qui dispose d’une expérience spécifique dans le secteur santé. Il pourra gérer les aspects réglementaires et sécuriser chaque étape de la migration.
Étape 4 : automatiser intelligemment les parcours patients
Configurez ensuite des workflows qui reflètent les parcours réels de vos patients, depuis le premier contact jusqu’au suivi post-consultation. Lorsqu’un patient remplit un formulaire sur votre site, par exemple, un contact est automatiquement créé dans HubSpot. Les informations sont vérifiées, puis le dossier est assigné au bon collaborateur.
Un email de confirmation est alors envoyé avec un lien d’agenda pour la prise de rendez-vous. 48 heures avant la consultation, un SMS de rappel est expédié, avec un taux d’ouverture de 98 %, contre 15 à 20 % pour l’email. Après la consultation, une enquête de satisfaction est déclenchée, ainsi qu’un processus de rappel pour les examens de suivi. De cette manière, la clinique australienne Everlab a réduit de 40 % son taux de rendez-vous manqués grâce aux rappels SMS automatisés via HubSpot.
Étape 5 : intégrer harmonieusement vos systèmes existants
Enfin, connectez votre CRM HubSpot à votre dossier patient informatisé et à vos outils de gestion. Une intégration bien pensée synchronise les données sans duplication et vous fournit une vision réellement à 360 degrés.
Les fonctionnalités clés du CRM de HubSpot pour les professionnels de santé
La plateforme HubSpot met à votre disposition des outils particulièrement pertinents pour votre secteur. D’abord, il y a le Marketing Hub qui vous permet de développer votre inbound marketing santé. Avec cette fonctionnalité, vous attirez des patients et des professionnels grâce à une stratégie de contenu adaptée. Vous pouvez également créer des articles de blog, des livres blancs et des études de cas répondant aux questions concrètes de vos audiences. Les workflows vous permettent ensuite de nourrir vos prospects avec des séquences personnalisées selon leur comportement.
Sales Hub, de son côté, aide vos équipes à gérer des cycles longs et structurés. Vous bénéficiez de pipelines visuels, d’un scoring automatisé des leads et de séquences de vente cohérentes. Les affaires suivent un chemin clair, tandis que les probabilités de clôture s’ajustent automatiquement.
Quant au Service Hub, il enrichit l’expérience patient. Il vous permet de gérer les tickets, de créer une base de connaissances et d’ouvrir un portail client. Ainsi, vos patients peuvent suivre leurs demandes en ligne et trouver des réponses à toute heure. Vous renforcez la confiance en plus de fluidifier votre organisation interne.
En outre, Content Hub existe pour personnaliser vos messages. Grâce au moteur de personnalisation, vous adaptez vos contenus selon le type d’établissement, le rôle du visiteur ou son stade dans le parcours. Un directeur médical ne verra pas les mêmes informations qu’un responsable IT, et cette précision renforce votre impact.
Enfin, le Data Hub synchronise, nettoie et organise vos données prospects et clients. Avec lui, vous obtenez une vue unifiée et évolutive de votre activité. Vous pouvez également connecter des sources externes comme Google Sheets ou des bases de données afin d’enrichir vos segments et vos rapports.
Études de cas : des résultats tangibles dans le secteur santé
Medisafe : 29 rendez-vous en 30 jours avec de grands laboratoires
Medisafe, plateforme de gestion des médicaments, peinait à structurer ses leads dispersés sur plusieurs outils. En connectant son CRM HubSpot à une solution d’automatisation des ventes, l’entreprise a lancé des campagnes de suivi ciblées. Résultat, 29 réunions programmées en 30 jours avec des laboratoires comme Roche, AstraZeneca, Pfizer, GSK et Alcon.
Torigen : 600 soumissions mensuelles et plusieurs heures gagnées chaque jour
Torigen, entreprise vétérinaire, recevait des échantillons via des formulaires papier nécessitant une saisie manuelle. En créant un portail client avec Softr connecté à HubSpot, l’entreprise a profondément transformé son processus. Plus de 250 cliniques vétérinaires utilisent désormais le portail. Plus de 600 échantillons sont traités chaque mois et trois à quatre heures de travail quotidien sont économisées.
Union EAP : conformité HIPAA et gestion sécurisée des dossiers
Union EAP a choisi d’utiliser le CRM de HubSpot dans le secteur de la santé pour gérer ses dossiers clients. La mise en place des propriétés sensibles et des contrôles d’accès lui permet aujourd’hui de traiter des informations confidentielles en toute sécurité.
Lingraphica : une migration fluide vers les propriétés sensibles
Lingraphica, spécialisée dans les aides à la communication pour personnes aphasiques, a migré vers les propriétés sensibles de HubSpot. Selon Kyle Kadash, Senior Manager Operations, la transition a été extrêmement simple et intuitive, avec un minimum de perturbations.
Bonnes pratiques pour maximiser votre investissement
Pour utiliser le CRM de HubSpot dans le secteur de la santé avec efficacité, choisissez un partenaire expérimenté. Il doit connaître les enjeux des PHI, posséder des certifications HIPAA tierces et savoir collaborer avec votre équipe juridique. Des études de cas convaincantes constituent également un indicateur précieux de fiabilité.
Si vous dirigez une grande structure, commencez par un groupe pilote avant un déploiement global. Les petites organisations peuvent adopter une approche progressive. Elles peuvent notamment démarrer avec les fonctionnalités primordiales, puis élargir progressivement le périmètre.
Par ailleurs, assurez-vous que chaque utilisateur comprenne les bonnes pratiques indispensables. Formez vos équipes à la gestion responsable des données sensibles. Il ne faut jamais inclure de PHI dans des prompts d’IA, et il convient de respecter scrupuleusement les niveaux d’accès définis. Documenter les consentements des patients fait également partie de vos responsabilités.
Enfin, mesurez vos résultats grâce à des tableaux de bord adaptés. Configurez des rapports personnalisés afin de suivre vos indicateurs clés. Vous pouvez analyser le nombre de nouvelles demandes ainsi que le taux de retour aux examens de suivi. De plus, vous pouvez suivre le délai moyen de réponse, la satisfaction patient et le taux d’occupation des rendez-vous. Ainsi, utiliser le CRM de HubSpot dans le secteur de la santé devient un véritable levier de performance durable.
FAQ : Utiliser le CRM de HubSpot dans le secteur de la santé
HubSpot est-il conforme HIPAA ?
Oui, depuis juin 2024, HubSpot propose des outils conformes HIPAA en bêta publique pour les clients Enterprise. Lorsque vous choisissez d’utiliser le CRM de HubSpot dans le secteur de la santé, vous pouvez également signer un Business Associate Agreement, ou BAA. Ce dernier est indispensable pour encadrer le traitement des PHI.
Quels types de données sensibles puis-je stocker ?
En utilisant le CRM de HubSpot dans le secteur de la santé, vous pouvez stocker des informations démographiques comme l’origine, le genre ou l’âge. Vous pouvez aussi enregistrer des données de santé protégées, des informations gouvernementales, des numéros de compte bancaire partiels ou encore des données salariales. La seule condition est de les configurer correctement.
Comment contrôler l’accès aux données sensibles ?
Les super-administrateurs disposent de permissions configurables au niveau des champs, ce qui vous permet de restreindre précisément la visualisation ou l’édition des propriétés sensibles. Ainsi, lorsque vous utilisez le CRM de HubSpot dans le secteur de la santé, vous gardez la maîtrise totale des accès. Vous définissez précisément les autorisations en fonction des rôles et des équipes.
Puis-je intégrer HubSpot à mon dossier patient informatisé ?
Oui, HubSpot met à votre disposition des API ainsi que des connecteurs dédiés. Ces derniers permettent l’intégration avec la plupart des logiciels de gestion de cabinet et des DPI. Toutefois, pour utiliser le CRM de HubSpot dans le secteur de la santé efficacement, une planification rigoureuse du data mapping reste nécessaire.
Combien de temps faut-il pour mettre en œuvre HubSpot ?
Les délais d’implémentation varient généralement de deux à six mois, selon la taille de votre organisation et la complexité des intégrations prévues. Cela reste généralement plus rapide que le déploiement de nombreux CRM traditionnels, surtout si vous structurez bien votre projet dès le départ.
Les données sensibles sont-elles utilisées pour l’IA de HubSpot ?
Non, les propriétés sensibles ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles d’intelligence artificielle de la plateforme. En revanche, si vous décidez d’utiliser le CRM de HubSpot dans le secteur de la santé, veiller à ne jamais inclure de données sensibles dans vos prompts adressés aux outils d’IA.
Quels résultats puis-je attendre ?
Les données observées montrent en moyenne une augmentation de 167 % du trafic web après l’adoption. Vous pouvez également constater une hausse des leads entrants ainsi qu’une progression des transactions dans l’année suivant la mise en place. Rendez-vous sur les études de cas français de Hubspot pour voir comment ce logiciel peut structurer votre croissance.
Restez à la pointe de l'information avec LEBIGDATA.FR !
- Partager l'article :
