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Saviez-vous que grâce à des solutions de dématérialisation telles que MyPeopleDoc, vous réduisez vos coûts administratifs de 50 % dès la première année ? La digitalisation RH vous fait économiser de l’argent, mais offre également de nombreux avantages. Aujourd’hui, je vous propose un décryptage des mécanismes de cette plateforme française dédiée aux ressources humaines.
MyPeopleDoc, un coffre-fort aux ressources humaines
Coffre-fort numérique hautement sécurisé, MyPeopleDoc est conçu pour l’archivage durable des documents administratifs. Chaque salarié y dispose de 10 Go d’espace de stockage pour ses données, une capacité suffisante pour conserver l’ensemble d’une carrière puisque les fichiers administratifs occupent peu d’espace. Les bulletins de salaire pendant des décennies y sont notamment stockés. Contrairement aux documents physique, ce coffre-fort numérique n’impose aucune limite de temps.
La plateforme accepte plusieurs formats numériques, notamment les fichiers PDF et les images JPEG. Elle permet aussi de déposer des documents personnels externes à l’entreprise. La taille maximale par fichier atteint 250 Mo, ce qui autorise le stockage de documents numérisés en haute définition. L’accès au coffre-fort est gratuit et acquis à vie. Le salarié conserve son espace même après avoir quitté son employeur pour une continuité administrative indépendante de son parcours professionnel.
Un espace de stockage partagé avec le personnel
En plus d’être un outil de travail des directeurs de ressources humaines, MyPeopleDoc s’adresse directement aux collaborateurs d’entreprises. Dans leur espace personnel, ils reçoivent leurs documents RH dématérialisés et peuvent les conserver en toute autonomie.
L’organisation des documents repose sur une ergonomie pensée pour l’autonomie de l’utilisateur. Le classement s’effectue via un système d’étiquettes personnalisables plutôt que par dossiers rigides. On retrouve ainsi un document spécifique en quelques secondes grâce au moteur de recherche.
Sauvegarde de sécurité et partage temporaire avec un tiers
Une corbeille sécurisée protège les fichiers contre les suppressions accidentelles ou hâtives. Elle conserve les éléments supprimés pendant une durée de 30 jours. La restauration est possible d’un simple clic durant ce délai de sécurité. Par ailleurs, les documents présents dans la corbeille comptent toujours dans le quota de stockage global.
Le salarié peut aussi partager des documents avec des tiers via des liens sécurisés. Il crée des espaces de partage temporaires pour une banque ou un propriétaire. Cette fonctionnalité remplace avantageusement l’envoi de pièces jointes par email souvent peu sécurisé. L’outil devient, au fond, le centre névralgique de la vie administrative du collaborateur.
Avantages pratiques et écologiques de MyPeopleDoc
L’automatisation de la distribution des documents RH transforme radicalement les processus internes. L’envoi des bulletins de paie ne prend désormais plus que 4 heures chrono. Les équipes RH s’affranchissent définitivement des tâches logistiques lourdes et chronophages. Elles abandonnent l’impression, la mise sous pli et l’affranchissement postal coûteux. L’économie réalisée atteint d’ailleurs rapidement 50 % par bulletin envoyé.
Le service met fin aux demandes récurrentes de duplicatas de la part des salariés. Ces derniers disposent de leurs originaux numériques accessibles en permanence. Les gestionnaires de paie réallouent ce temps gagné à des missions stratégiques. La traçabilité des envois offre une preuve légale de remise au salarié. L’entreprise dispose d’un tableau de bord pour suivre l’état de chaque distribution. Les erreurs d’aiguillage manuel disparaissent finalement grâce aux connecteurs informatiques fiables.
De tonnes de papiers épargnés pour le bien de la Planète
L’impact écologique de cette transition numérique se mesure avec des indicateurs concrets. Une entreprise de 5 000 salariés réduit massivement sa consommation de consommables. Elle économise environ 744 kg de papier chaque année. Cette action permet de préserver l’équivalent de 2,2 tonnes de bois. Les émissions de gaz à effet de serre diminuent également drastiquement. Le bilan carbone s’allège de 0,25 tonne de CO2 par an.
La démarche s’inscrit, en effet, pleinement dans la politique de responsabilité sociétale (RSE). L’entreprise communique sur ces résultats tangibles auprès de ses parties prenantes. Elle renforce sa marque employeur auprès des candidats sensibles à l’écologie. Le passage au zéro papier devient un argument d’attractivité fort. La modernisation de l’image de l’entreprise est immédiate et perceptible.
Sécurité et conformité légale
La protection des données sensibles constitue la pierre angulaire de l’architecture technique. La plateforme UKG détient la certification internationale ISO 27001, norme qui valide la rigueur des processus de gestion de la sécurité. Le système respecte le règlement RGPD et les données personnelles transitent uniquement via des protocoles chiffrés de haut niveau.
Le chiffrement protège aussi les informations stockées sur les serveurs situés en France. L’intégrité des documents est assurée par un scellement numérique systématique. Aucune altération n’est possible après le dépôt dans le coffre-fort. Le partenariat avec CDC Arkhinéo, filiale de la Caisse des Dépôts, garantit un archivage à valeur probante. Les bulletins de salaire restent conservés durant 50 ans.
Contrôle et surveillance des accès
Le contrôle des accès repose sur des mécanismes d’authentification forte. Le service propose la double authentification (2FA) pour tous. Les entreprises intègrent ainsi leur système d’identification via le SSO, ce qui simplifie la connexion des collaborateurs. Un journal d’audit enregistre également chaque action réalisée sur la plateforme.
L’historique des connexions reste consultable 30 jours. L’utilisateur détecte ainsi toute activité suspecte sur son compte. Les équipes de sécurité surveillent les infrastructures en permanence pour parer les menaces. Les tests d’intrusion sont réguliers afin d’éprouver la robustesse du système. La conformité aux normes ISO 27017 et ISO 27018 renforce la protection cloud. L’hébergement respecte d’ailleurs les exigences de souveraineté numérique européennes.
Accessibilité et expérience utilisateur
L’interface privilégie une accessibilité totale quel que soit le support. Le site web s’adapte automatiquement à la taille de l’écran. Le design responsive assure un confort de lecture sur ordinateur. Aucune installation logicielle n’est requise, la connexion demande simplement un navigateur moderne.
Les collaborateurs accèdent à leurs dossiers depuis leur domicile ou en déplacement. Cette flexibilité répond, en réalité, aux usages du télétravail. L’expérience reste fluide même avec une connexion modeste. Les menus sont intuitifs et l’utilisateur navigue aisément entre ses documents et ses espaces de partage.
Usages mobiles et notifications
Les usages mobiles sont au cœur de la stratégie. Les salariés consultent leurs documents sur smartphone ou tablette. Les applications UKG Ready ou UKG Pro relaient ces fonctionnalités. Des solutions dédiées comme MyPeople App existent pour certains grands comptes. L’utilisateur reçoit une notification dès la mise à disposition d’un document.
La consultation du bulletin de paie devient, du coup, instantanée et simple. Il télécharge ou partage un fichier depuis son mobile. La gestion administrative se fait dans les transports ou à domicile. L’application mobile respecte les mêmes standards de sécurité que le site. Les mises à jour régulières apportent des améliorations fonctionnelles.
Intégration dans l’écosystème RH
La solution s’interface avec les principaux logiciels de paie. Des connecteurs certifiés existent pour ADP, Cegid ou Workday. Ces passerelles automatisent les flux de données RH. Le gestionnaire de paie ne réalise aucune double saisie. Le logiciel génère les fichiers et les transmet au coffre-fort.
L’intégration avec SAP SuccessFactors autorise la génération de documents. Tout se pilote depuis l’interface habituelle des équipes RH. La synchronisation des données collaborateurs se fait en temps réel. Le risque d’erreur humaine est quasi nul grâce à l’automatisation. L’interopérabilité est, par ailleurs, un critère décisif pour les DSI ou direction des systèmes d’information.
API et automatisation des processus
Une API documentée est disponible pour les besoins spécifiques. Les équipes informatiques développent des scénarios sur mesure. Elles connectent des outils internes ou des portails existants. Des plateformes comme Workato facilitent ces connexions complexes. L’ouverture d’un coffre-fort peut être déclenchée dès le recrutement. L’envoi du kit de bienvenue se fait alors automatiquement.
Les métadonnées des documents sont exploitées pour un classement intelligent. L’intégration s’étend aux outils de signature électronique conformes eIDAS. Les contrats de travail rejoignent directement l’archive sécurisée. Le système d’information RH gagne, en conséquence, en cohérence et fluidité. La maintenance des interfaces est assurée par l’éditeur.
Support technique et prix sur MyPeopleDoc
L’autonomie est favorisée par un centre d’aide complet. Une base de connaissances recense les questions fréquentes. Les salariés trouvent des réponses immédiates sur la connexion. Des tutoriels expliquent comment partager ou classer un document. Cette aide réduit considérablement les sollicitations RH.
L’utilisateur résout ses problèmes d’accès sans attendre. La procédure de mot de passe oublié est automatisée. Elle rétablit l’accès via l’adresse email de secours. Le centre d’aide est accessible depuis l’interface de connexion. Les contenus sont mis à jour pour suivre les évolutions.
Différents plans tarifaires au choix pour les entreprises
Le service propose un accès gratuit et illimité pour chaque collaborateur, avec un espace de stockage personnel. Pour les organisations, les plans tarifaires sont modulés selon le nombre d’utilisateurs et les fonctionnalités activées. L’abonnement Premium démarre à environ 5 € par mois et par utilisateur (ou 60 € par an), avec la gestion complète des documents RH, la signature électronique et l’intégration avec les logiciels de paie.
Les grandes entreprises peuvent opter pour une formule Entreprise, dont le prix est personnalisé en fonction du volume et des besoins spécifiques. Cette offre inclut un accompagnement dédié, des options avancées de conformité et une assistance prioritaire. Pour aller plus loin, consultez notre Comparatif du meilleur stockage cloud pour les PME
Assistance technique et personnalisation
Un support technique dédié prend le relais pour les cas complexes. Les utilisateurs ouvrent un ticket via un formulaire en ligne. Les équipes traitent les demandes dans les meilleurs délais. Elles interviennent sur les blocages de compte ou les erreurs techniques. Le service client est basé localement pour une meilleure compréhension.
Les entreprises personnalisent le portail d’aide interne. Elles y intègrent leurs politiques RH ou guides spécifiques. Cela crée un point d’entrée unique pour toutes les questions. La satisfaction dépend, malgré tout, de la réactivité du support. L’éditeur s’engage sur des niveaux de service contractuels précis. L’accompagnement au changement reste une clé du déploiement.
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