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SIRH : Tout savoir sur le Système d’Information des Ressources Humaines

La fonction ressources humaines ou RH est une élément central de toute entreprise. De fait, il importe de mettre en place un système efficace pour la gérer, d’où l’instauration d’un SIRH.

Un SIRH est donc un logiciel de gestion des RH qui permet de garantir une bonne organisation du personnel de l’entreprise et de tout ce qui s’y rapporte. Dans ce dossier, découvrez en quoi consiste ce système et quel est son importance.

SIRH : Qu’est-ce que c’est ?

Le SIRH est un logiciel créé pour mieux gérer les ressources humaines d’une entreprise. SIRH revient à Service d’Information Ressources Humaines. Il est rattaché au système de gestion des fonctions RH et à la gestion du personnel. Il existe cependant une nuance entre ces trois domaines.

SIRH vs SGRH ?

Le SIRH et le Système de Gestion des Ressources Humaines (SGRH) proposent des solutions à la gestion des ressources humaines. Il y a donc les questions de rémunérations, d’administration des privilèges sociaux et des règles de conformité.

Mais le SIRH se distingue car il permet de se pencher sur la question des talents et des performances du personnel. La gestion du capital humain, par contre, touche particulièrement à la gestion des personnes. Elle peut-être combinée aux deux autres systèmes de gestion.   

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Quelle est la fonction du SIRH ?

Le logiciel SIRH agit sur l’effectivité de l’entreprise en aidant le responsable des ressources humaines grâce à une technologie de gestion. L’utilisation de ce logiciel permet donc aux responsables RH d’accompagner la dynamique collective en milieu organisationnel.

Les SIRH fonctionnent donc d’une certaine manière. Concrètement, il intègre les données au moment de l’entrée d’un employé. A ce moment, il collecte toutes les informations nécessaires concernant ce dernier. Ces informations sont stockées et traitées, et ressortent ensuite à la paie, à la distribution des privilèges sociaux en fonction du temps et des présences. Ce processus a lieu pour tout employé de l’entreprise, les données peuvent être mises à jour lors des évènements particuliers comme la promotion, les primes, les augmentations ponctuelles.

Les SIRH contiennent alors les données, l’historique des ressources humaines de l’entreprise, les fluctuations de performances, les informations sur les impôts. Ils sont donc très recherchés par les organisations dont l’objectif est de se développer, s’étendre ou d’être rigoureux sur la gestion de leurs employés.

Les avantages du SIRH

Comme dit précédemment, l’utilisation de ce logiciel peut influencer la productivité des membres du personnel mais également l’efficience de leur responsable RH. D’autres avantages peuvent se présenter, en voici quatre particuliers.

Une meilleure prise de décision

Etant un logiciel développé, le SIRH possède des fonctions d’analyse prédictive. Ces outils permettent de prévisualiser une partie des données futures. Grâce à cela, la fonction RH peut prendre de meilleures décisions pour augmenter le rendement de l’entreprise. Il peut s’agir de détecter à l’avance des moments propices à l’investissement.

Une expérience utilisateur optimisée

La présentation de l’interface de SIRH est très pratique. Les responsables RH travaillent de manière plus fluide grâce aux tableaux conviviaux et aux diverses applications. Les tâches comme la visualisation des données, le remplissage, les listes de choses à faire permettent de faciliter les travaux relatifs à la gestion du personnel, des potentiels recrutement, des avantages sociaux.

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Le travail prend moins de temps

L’automatisation et l’Intelligence Artificielle réduisent considérablement les charges intellectuelles et manuelles de la fonction RH. Grâce au SIRH en dispose, il est possible de gérer beaucoup plus facilement ses tâches mais également éviter de recruter des aides pour venir à bout de ses fonctions. Il peut -grâce à ce logiciel- gagner plus de temps en se basant sur les fonctionnalités automatiques et les analyses que l’IA mettent à sa disposition. La gestion des fiches de paie, le règlement des paperasses administratives, le contrôle des futures tâches se font de manière plus fluide.

Un développement anticipé de l’entreprise

Ici, l’entreprise peut puiser dans la richesse des technologies basées sur cloud qui offrent d’innombrables solutions. Ces dernières permettent de gérer plus efficacement les ressources humaines, la masse fluctuante de données ainsi que les potentielles extensions vers d’autres sites. L’entreprise peut alors croître en toute sérénité.

Une conformité gardée

Grâce aux fonctionnalités de veille du SIRH, les ressources humaines peuvent être sûr de ne pas outrepasser les réformes en matière de règlementations des données. Ces dernières seront alors traitées de la meilleure des manières, protégées en tout temps et exploitées efficacement.

Quelques exemples de systèmes SIRH

Les entreprises ont aujourd’hui l’embarras du choix en matière de logiciels SIRH. Chez ADP, ils proposent trois versions qui varient selon la taille de l’entreprise. ADP Workforce Now correspond aux entreprises de taille moyenne. Elle dispose des fonctionnalités essentielles pour gérer efficacement la paie, le temps, les avantages sociaux, le personnel, les talents et bien d’autres options.

D’autre part, ADP Next Gen HCM est plus adaptée aux entreprises de taille moyenne et encore en phase de développement. Cet outil dispose des fonctionnalités nécessaires pour une adaptation réussie à tous types d’environnements et à tous types de besoins humains.

Pour sa part,  ADP Vantage HCM a été conçue pour les entreprises multinationales, de taille assez grandes. Les multinationales américaines peuvent l’utiliser pour une gestion effective de la grande masse de personnels qu’ils emploient.

Ce logiciel SIRH aide les multinationales à opter pour les décisions les plus stratégiques possibles pour en influencer la croissance. Il permet d’agir sur les points optimaux de croissance comme les coûts de la main-d’œuvre et le CA. Les enjeux des décisions prises sont à ce niveau primordiales pour le capital de l’entreprise.

Quelles sont les fonctionnalités essentielles que vous devriez retrouver dans un logiciel SIRH ?

Ce logiciel ne se présente pas en un modèle unique et simplifié. Cependant, il dispose de quelques fonctionnalités essentielles que l’on devrait retrouver dans chaque version basique.

Le volet de gestion des recrutements et de l’intégration

La gestion de l’embauche et des licenciements est essentielle à la gestion des ressources humaines. Le SIRH comprend donc ce volet ainsi ce dernier peut surveiller la réception et la lecture des CV, agir pour sélectionner des candidats potentiels ou vérifier la situation des employés.

La gestion des rémunérations

Le SIRH aide à réguler les paiements des salaires des employés tout en exploitant les facultés de déductions des impôts. L’utilisation de la machine permet d’éviter toute erreur humaine. En fonction des exigences de l’entreprise, le SIRH permet aussi au RH de choisir des options de rémunérations flexibles.

Les avantages sociaux

Le SIRH permet également d’administrer de manière transversale les avantages sociaux des employés au sein d’une entreprise. Il peut s’agir des questions d’assurance, des préventions de la retraite mais aussi des épargnes et des prises en charge.

La veille de conformité

Le logiciel permet de veiller sur les potentiels changements au niveau de la loi fiscale et du travail. L’entreprise peut donc être sûre de toujours agir dans une conformité aux règlementations légales.

L’analyse et les rapports

Comme le SIRH gère toute une masse de données, il peut également disposer des outils d’analyse qui vont avec certaines données. Avec l’analyse vient les rapports spécifiques selon les demandes du responsable RH. Il en dispose pour faire un bilan, une évaluation ou des constats périodiques concernant la gestion du personnel et leurs informations récoltées.

Les outils d’évaluation et d’innovation

Un logiciel Système d’Information Ressources Humaines doit comprendre des outils qui permettront d’évaluer et d’innover les pratiques dans une organisation. Certains fournisseurs offrent des avantages à leurs clients : l’innovation, l’amélioration des produits, les mesures de performances, les services consultatifs.

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Quelques conseils pour bien choisir son logiciel SIRH

Les entreprises gagnent donc à tous points de vue à utiliser le SIRH. Elles ne sont cependant pas tenues d’opter uniformément pour une version populaire ou une version standard. Elles peuvent s’appuyer sur les conseils suivants pour choisir le logiciel approprié pour leurs besoins.

La première étape est de définir les besoins, les problèmes, et les défis que la gestion des ressources humaines définit actuellement au sein de l’entreprise. Une fois ces éléments définis, les entreprises doivent prendre connaissance de la manière avec laquelle le SIRH pourrait les aider à les résoudre. Ensuite, les entreprises peuvent établir une liste des exigences qu’elles attendent donc du logiciel. Et enfin, elles peuvent procéder par élimination ou par sélection parmi les fournisseurs qui procurent le logiciel pour choisir ce qui leur convient le mieux.   

Il faut garder en tête qu’un logiciel SIRH doit répondre à une liste de besoins qui s’inscrivent dans le temps. Il doit donc aider les responsables de la fonction RH à gérer les actualités mais également à anticiper les potentiels évènements futurs. Ce caractère durable des logiciels est très recherché, en effet, aucune entreprise n’aimerait avoir à changer de logiciel trop souvent et les développeurs y travaillent.

En conclusion, le SIRH est un logiciel qui permet aux RH de mieux gérer le personnel d’une entreprise peu importe leur nombre. Il en existe différentes versions selon les tailles, les objectifs et les exigences des organisations contemporaines. Même s’il y a différentes versions, les versions les plus basiques contiennent quand même l’essentiel. Comme tout logiciel, le Système d’Information Ressources Humaines évolue dans le temps et présente des fonctionnalités innovantes disponibles à la mise à jour ou à l’achat. Elles se démarquent particulièrement à cette époque où l’Intelligence Artificielle réforme la technologie de gestion du travail.

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