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Faites-vous partie des 28 % de professionnels submergés par leurs emails ? Selon une étude récente de McKinsey, les professionnels passent plus du quart de leur temps de travail à lire et à répondre aux emails. Pire encore, près de 40 % des messages reçus ne nécessitent aucune action immédiate, mais encombrent les boîtes de réception. C’est précisément l’ambition de Shortwave.
Ce client de messagerie remet en question les principes mêmes de la gestion des emails. Loin d’un simple outil organisationnel, il propose une méthode radicalement nouvelle fondée sur l’automatisation du tri, une recherche intelligente et une collaboration intégrée. Voyons si cet outil de productivité est à la hauteur de ses ambitions.
Qu’est-ce que Shortwave et comment ça marche ?
Shortwave se présente comme une réponse moderne au problème croissant de la surcharge informationnelle dans les boîtes mail. Contrairement aux interfaces traditionnelles qui affichent les messages selon un ordre strictement chronologique, il introduit une logique de tri intelligent basée sur l’importance réelle des communications.
Le système fonctionne grâce à une analyse multidimensionnelle de chaque email entrant. Plusieurs facteurs entrent en jeu dans cette évaluation : l’identité de l’expéditeur, la fréquence des échanges précédents, la présence de termes clés dans l’objet ou le corps du message, ainsi que les habitudes de réponse de l’utilisateur. Cette analyse sophistiquée permet à Shortwave de distinguer automatiquement les messages urgents des communications moins prioritaires.
Fiche technique
- Type : Service de messagerie électronique moderne optimisé par IA
- Créateurs : Andrew Purtell et Michael Purtell (ex-Google)
- Année de création : 2020 (lancement public en 2022)
- Disponibilité : Web, iOS et Android
- Caractéristiques principales : Interface minimaliste inspirée des messageries instantanées
- Recherche avancée : Technologie IA pour retrouver des emails en langage naturel
- Organisation : Flux dynamiques remplaçant les dossiers traditionnels
- Productivité : Suggestions de réponses automatiques par intelligence artificielle
- Sécurité : Chiffrement de bout en bout pour les communications sensibles
- Connexions : Intègre Google Drive, Slack et autres services cloud
- Business model : Version gratuite de base + abonnement premium
- Public visé : Professionnels et entreprises voulant moderniser leur email
- Points forts : Expérience utilisateur fluidifiée, moins de clutter visuel
- Défis : Fonctionnalités encore en développement (ex : calendrier)
- Comparables : Superhuman, Hey.com, Spark Mail, Newton (discontinué)
- Site web : https://shortwave.com
- Statut : En croissance active avec mises à jour fréquentes
La méthode révolutionnaire de Shortwave
La véritable innovation de Shortwave se trouve dans sa capacité à comprendre le contexte des communications plutôt que de se limiter à un simple classement chronologique. Prenons l’exemple d’un cadre moyen qui reçoit quotidiennement entre 100 et 150 emails. Parmi ce flux continu, seuls 20 à 30 messages requièrent généralement une attention immédiate. Les solutions traditionnelles obligent l’utilisateur à identifier manuellement ces priorités, ce qui consomme un temps précieux.
Shortwave inverse cette dynamique et met automatiquement en avant les communications importantes. Les messages des collaborateurs fréquents avec des mots-clés comme « urgent » ou « délai », ou qui font référence à des projets en cours remontent naturellement en tête de liste. À l’inverse, les newsletters, les notifications automatiques et les communications moins critiques sont organisées en arrière-plan.
Intégration avec Gmail et autres services
L’un des principaux atouts de Shortwave tient à sa compatibilité immédiate avec Gmail. Contrairement à certaines solutions alternatives qui imposent une migration complexe des données, Shortwave se connecte directement au compte existant de l’utilisateur. Cette intégration transparente permet une synchronisation complète des emails, des contacts et même des événements calendrier.
Lorsqu’un utilisateur reçoit une invitation à une réunion via Gmail, Shortwave l’affiche dans son interface avec la possibilité d’accepter, de refuser ou de modifier l’événement sans quitter l’application. Cette fluidité élimine les allers-retours constants entre différents outils, un problème récurrent avec les clients de messagerie moins évolués. Avant de poursuivre, abonnez-vous à notre chaîne YouTube dédié aux petites amies IA, une manière d’aléger la charge mentale liée au travail :
Les fonctionnalités clés de Shortwave
Recherche intelligente et instantanée
La fonction de recherche de Shortwave représente une avancée significative par rapport aux systèmes classiques. Plutôt que de se limiter à une correspondance littérale des termes, le moteur de recherche comprend l’intention de l’utilisateur et le contexte des recherches. Un professionnel qui cherche par exemple « le contrat avec Dupont signé en mars » obtiendra des résultats pertinents. Il les retrouve même si ces mots exacts n’apparaissent pas dans l’email concerné.
Cette capacité s’appuie sur des technologies de traitement du langage naturel similaires à celles utilisées par les moteurs de recherche modernes. Elle élimine la nécessité de mémoriser des termes précis ou de créer des systèmes complexes d’archivage manuel.
Organisation automatique avec les « Stacks »
Les Stacks constituent l’une des innovations les plus remarquables de Shortwave. Ces regroupements automatiques organisent les emails par catégories fonctionnelles sans intervention de l’utilisateur. Le système identifie et classe les différents types de messages : conversations professionnelles, factures, newsletters, notifications diverses.
Pour un chef de projet, cette fonctionnalité se révèle particulièrement utile. Tous les échanges relatifs à un même dossier se trouvent automatiquement regroupés. Cela offre une vision claire et structurée des différentes communications. Contrairement aux dossiers traditionnels qui nécessitent un classement manuel, les Stacks se créent et s’adaptent dynamiquement au flux de messages.
Collaborations et commentaires en temps réel
Shortwave introduit une dimension collaborative absente de la plupart des clients mail. Les utilisateurs peuvent annoter directement les messages, ajouter des commentaires ou mentionner des collègues pour attirer leur attention sur des points spécifiques. Cette fonctionnalité transforme l’email d’un simple outil de communication individuelle en une plateforme de travail d’équipe.
Dans le cadre d’un appel d’offres par exemple, les différents membres d’une équipe peuvent discuter et échanger des remarques directement sur le message original, sans avoir à multiplier les versions ou les fils de discussion parallèles. Cette centralisation des échanges réduit considérablement les risques d’incompréhension ou de perte d’information.
Vous pouvez également vous intéressez à l’article : Orange Mail: que savoir sur le service de messagerie
Shortwave vs. ses alternatives
Face à Gmail, le géant incontesté du marché, Shortwave se positionne comme une alternative plus intelligente et moins encombrante. Si la messagerie de Google offre une panoplie complète de fonctionnalités, son interface peut paraître surchargée. Par ailleurs, certaines options restent difficiles à maîtriser pour l’utilisateur moyen. Shortwave au contraire mise sur la simplicité et l’automatisation des tâches répétitives. Cela dit, Gmail opère actuellement une grand changement qui va toucher des millions de personnes
La comparaison avec Superhuman, autre solution haut de gamme, révèle des approches différentes. Cette plateforme mise principalement sur la vitesse et les raccourcis clavier. L’outil s’adresse ainsi à une clientèle experte prête à investir du temps dans l’apprentissage du système. Shortwave choisit une voie médiane. Il combine puissance fonctionnelle et accessibilité, avec un accent particulier sur les besoins des équipes collaboratives.
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Les avantages pour les équipes et les professionnels
Pour les organisations, Shortwave apporte des bénéfices tangibles en termes de productivité. La réduction du temps consacré à la gestion des emails peut atteindre le tiers du temps de travail selon certaines observations. Plus significatif encore, l’application diminue la charge cognitive associée au tri manuel des messages. Cela permet aux collaborateurs de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Les environnements professionnels où plusieurs personnes interviennent sur les mêmes dossiers tirent particulièrement profit des fonctionnalités collaboratives. La possibilité d’échanger des commentaires et des feedbacks directement dans le flux des emails évite la dispersion des informations entre différents canaux de communication.
Des retours positifs de la part des utilisateurs professionnels
Nous partageons les avis d’utilisateurs qui mettent en lumière plusieurs avantages récurrents. Le gain de temps apparait comme le bénéfice concret. Les utilisateurs apprécient également la réduction du stress lié à la gestion d’une boîte mail surchargée. Certains professionnels rapportent avoir retrouvé jusqu’à une heure par jour précédemment consacrée au tri et à la recherche d’informations. Savez-vous que les outils IA sont aussi sujet au stress ? Lisez plutôt notre article intitulé : Ne poussez pas les IA à bout, elles ne supportent pas le stress !
Une étude de cas menée auprès d’une PME technologique illustre ces avantages. Après l’adoption de Shortwave, l’entreprise a constaté une amélioration notable des délais de réponse et une diminution des erreurs de communication. La centralisation des échanges autour des emails pertinents a permis de clarifier les processus décisionnels.
Conseils pour maîtriser Shortwave
Astuces pour la recherche avancée : pour exploiter pleinement la puissance de recherche de Shortwave, il est recommandé d’utiliser des requêtes naturelles plutôt que des mots-clés isolés. La combinaison de plusieurs critères (date, expéditeur, termes contextuels) permet d’affiner considérablement les résultats. Les utilisateurs expérimentés peuvent également recourir à des opérateurs booléens pour des recherches encore plus précises.
Optimisez les « Stacks » pour son workflow. La personnalisation des Stacks offre des possibilités intéressantes d’adaptation à des workflows spécifiques. Grâce à l’identification des catégories les plus pertinentes pour son activité, chaque utilisateur peut créer un système d’organisation sur mesure. Les paramètres peuvent être ajustés régulièrement pour refléter l’évolution des besoins et des priorités professionnelles. Pour les équipes, l’établissement de conventions communes d’utilisation des fonctionnalités collaboratives (annotations, mentions) contribue à harmoniser les pratiques et à maximiser l’efficacité collective. Cette standardisation des usages permet de tirer pleinement parti des capacités uniques de l’application.
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