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Recourir à un stockage cloud est pratique dans bien des aspects, mais demande aussi une certaine organisation des documents internes. Avec nos 5 conseils, il vous sera plus facile d’accéder à vos fichiers et gagner un temps considérable.
Pour votre stockage cloud, il est nécessaire de suivre des étapes bien spécifiques afin d’organiser efficacement vos données. Le choix du service de stockage est également crucial, voilà pourquoi pCloud se présente comme la meilleure des solutions.
Afin d’organiser au mieux vos documents, voici 5 pratiques essentielles à utiliser au sein de votre service de stockage cloud. Une manière de vous simplifier la vie, mais aussi d’exploiter au mieux les capacités de l’outil.
5 pratiques essentielles pour organiser vos fichiers sur Cloud
Le service de stockage cloud représente une aide indéniable pour les professionnels et ceux qui désirent entreposer leurs fichiers en toute sécurité.
Cependant, une bonne organisation est de mise pour l’utiliser efficacement. Vous trouverez ici les meilleures habitudes à avoir pour bénéficier d’un stockage optimisé.
Hiérarchiser les dossiers numériques
Quel que soit le service de stockage cloud choisi, il est indispensable d’utiliser le système de filtrage et de catégorisation des fichiers.
En effet, pour chaque service disponible, vous avez généralement la possibilité de modifier la hiérarchie ou le format de liste des documents. Cela peut se faire par ordre chronologie, c’est-à-dire en fonction de la date d’importation. Ce système peut aussi être effectué en fonction par le nom en ordre alphabétique ou encore selon la taille des fichiers.
Ce moyen d’organisation est certes basique, mais vous permettra de gagner un temps considérable, surtout si vous stockez de grandes quantités de données. De plus, cette technique est à la portée de tous, débutant comme expert en stockage cloud. Le plus important consiste à choisir le système d’organisation le plus utile.
Nommer clairement les fichiers
Le fait de renommer les fichiers pour en faire des éléments plus facilement reconnaissables vous permet de mieux vous y trouver, surtout lorsqu’il est question d’innombrables documents.
Technique qui semble évidente, mais dont une grande partie des utilisateurs n’utilisent pas. En effet, cette astuce est rarement appliquée, certainement du côté simple et évident. Pourtant, cette solution se montre particulièrement efficace, surtout pour les personnes pressées. De plus, ce procédé est facile à effectuer, car il vous suffit de cliquer sur le fichier et d’y trouver un nouveau nom.
Toutefois, le choix du nom est important puisqu’il doit être parfaitement clair. Ainsi, il est préférable d’être direct et de proposer un système de nom et de date. En effet, le fait d’inclure une date ajoute plus de clarté dans la compréhension du document. Une étape importante, simple, mais qui peut nécessiter un petit temps de réflexion.
Mettre en place une routine de tri et d’archivage
Au-delà des outils internes et spécifiques vous aidant dans l’organisation de votre système de stockage cloud, il vous est également possible d’installer une habitude saine pour mieux gérer les fichiers.
Pour cela, il est important d’installer une routine de tri, mais aussi d’archivage des fichiers. Ainsi, il est nécessaire de voir régulièrement votre système de stockage afin d’y apporter des modifications. Ces modifications peuvent s’illustrer de différentes manières, comme la suppression des documents obsolètes ou encore l’archivage des documents utilisés, mais qui peuvent servir.
En maintenant cette bonne habitude, il vous sera largement plus simple de gérer vos fichiers. Aussi, la recherche de documents se fera de manière plus fluide. À long terme, cette technique permet d’éviter l’encombrement. De toutes les techniques, celle-ci est certainement la plus difficile à mettre en pratique. Mais avec une bonne discipline, cette habitude est le moyen le plus efficace pour gérer les dossiers.
Utiliser les systèmes de tags
Il faut savoir que certains services de stockage cloud, à l’instar de pCloud, disposent d’un système de tag pour vous aider à la gestion des fichiers.
Il s’agit d’un processus de balises à l’aide de mots-clés qui vous permettent de retrouver rapidement des fichiers. Par exemple, en ajoutant des tags comme « jobs » sur différents fichiers professionnels, il vous sera possible de les regrouper lorsqu’il vous sera nécessaire de les rechercher. Simple, cette technique n’en reste pas moins efficace et surtout indispensable lors des phases de recherche.
Il permet également de savoir exactement quel type de fichier rechercher. À noter que le système de balise est particulièrement efficace sur mobile, car l’interface réduite est grandement plus adaptée.
Limiter les duplications de fichiers
Le fait d’avoir plusieurs versions d’un seul et même fichier peut vitre être encombrant, voire même très problématiques dans le cas où ce sont des logiciels.
En effet, il devient très compliqué de trouver quelle version est la plus récente ou alors la plus utile. De plus, vous courez le risque de supprimer malencontreusement les mauvais documents, ce qui est un risque majeur.
Aussi, pour éviter cela, il est nécessaire de ne garder qu’une seule version d’un document. Pour y arriver, avant d’ajouter un nouveau fichier, il faudra vérifier si ce dernier n’existe déjà pas sur la plateforme en ligne.
Quel service de stockage cloud choisir pour bien organiser ses fichiers ?
Pour bien appliquer les habitudes pour gérer efficacement vos fichiers, il est avant tout primordial de choisir le service de stockage idéal.
Parmi la liste très longue des services disponibles, certains se démarquent des autres avec des fonctionnalités et des propositions intéressantes. C’est notamment le cas de pCloud, considéré comme l’un des meilleurs services cloud pour organiser ses fichiers.
Avec ce logiciel, il vous est parfaitement possible d’appliquer toutes les techniques précédemment énoncées en plus d’autres fonctionnalités supplémentaires. Car oui, pCloud bénéficie de tout un attirail d’outils pour rendre l’expérience utilisateur satisfaisante. On peut notamment y noter tout un support d’aide, de tutoriels qui répondent à toutes les questions que l’on peut se poser sur l’outil. Cadeau bonus, il vous est même possible de profiter de 1 To de stockage gratuit avec le système de récompense. À cela s’ajoute un lecteur audio intégré, un système de sauvegarde automatisé efficace et une utilisation plus que confortable.
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