Microsoft Teams

Microsoft Teams : tout savoir sur la plateforme de collaboration

Microsoft Teams est un support de communication, une plateforme qui permet aux utilisateurs d’accéder à des fichiers partagés, mais aussi d’échanger facilement entre eux via le chat vocal, vidéo ou textuel. Le service est disponible pour la majorité des abonnés à la suite Microsoft 365, sur le cloud. Conçu pour simplifier le travail de groupe, il prend en charge près de 93 langues et dialectes. Microsoft Teams s’active par défaut pour la plupart des organisations utilisant déjà Microsoft 365.

Par ailleurs, Microsoft Teams a été créé pour concurrencer d’autres plateformes, telles que Slack et Zoom. Aujourd’hui, malgré de bons flux de travail et de revenus, l’action Slack continue de perdre en valeur, notamment à cause de la montée de Microsoft Teams. Selon les analystes, près de 13 millions d’utilisateurs se tournent vers Teams. Il compte désormais quasiment 75 millions d’utilisateurs actifs au quotidien.

Fonctionnalités de Microsoft Teams

MIcrosoft Teams

La plateforme autorise l’ouverture de plusieurs salons de discussion ou canaux au sein d’une même équipe. Ainsi, il favorise et facilite le suivi des discussions, organisées selon des fils précis. Ces dernières peuvent s’enchaîner de haut en bas, tout en informant les utilisateurs de leurs mises à jour. Pratique, l’interface de l’application permet de passer directement d’une conversation vocale ou vidéo avec les autres participants du canal, et ce, d’un simple clic. Au total, une conversation groupée et mise en vidéo peut rassembler 250 utilisateurs.

À cet effet, Microsoft intègre le service de messagerie Kaizala, ce qui facilite la communication en grand groupe. En outre, une nouvelle licence d’utilisation, « Advanced Communications », prend en charge les événements qui comptent jusqu’à 20 000 participants, ainsi que les réunions actives de 1 000 participants. Le module complémentaire à cette licence apporte également des fonds de marque, dont la nouvelle fonction de téléphonie, la « Teams Calling ».

Par ailleurs, étant intégré à Microsoft 365, Teams se lie aussi aux autres services du pack Office, dont Word et Excel. Ainsi, il dispose de services de stockage et de partage en nuage tels que SharePoint, PowerPoint et OneNote. Toutes ses fonctionnalités sont désormais disponibles dans Teams. Tous les documents partagés, feuilles de calcul ou présentations peuvent faire l’objet d’une synchronisation, dont une copie est stockée dans le nuage OneDrive. Ici, chaque membre peut accéder à la dernière version s’il dispose des droits de partage. D’ailleurs, l’édition collaborative autorise le contenu partagé, avec les modifications apportées par chaque utilisateur reflétées en temps réel dans le logiciel Office. Ainsi, un utilisateur pourra toujours avoir le récapitulatif d’une réunion ou appel, ou d’un enregistrement.

Gestion de fonctionnalités et mises à jour de Microsoft Teams

L’accès aux fichiers, aux sites internes et aux tableaux de bord se contrôle automatiquement via Microsoft 365 Groups. D’une part, les utilisateurs peuvent créer un nouveau groupe ou rattacher l’équipe à un groupe existant. De plus, l’application dispose d’une option de signalement, pour signifier une mise à jour importante au niveau d’une quelconque option.

D’autre part, de nouvelles fonctionnalités, telles que Teams pour les organismes de santé, sont ajoutées en permanence. Notamment depuis la pandémie de Covid, Teams reçoit un flux constant de mises à jour. Par exemple, on peut relever le nouveau mode « Together », qui place les utilisateurs dans un espace virtuel partagé, aidant ainsi à créer un sentiment de convivialité au sein des travailleurs à domicile.

Les canaux de Microsoft Teams peuvent également communiquer avec des services extérieurs. Par le biais de connecteurs, les entreprises peuvent relier directement leurs propres applications internes vers les canaux Teams. Parmi eux, on peut déjà compter les mises à jour de GitHub, Evernote, Zendesk, etc. À cet effet, près de 100 connecteurs et 85 bots répondent aux questions simples sur l’utilisation de Microsoft Teams.

Enfin, concernant les normes de sécurité et de protection des données, Microsoft Teams se conforme au service Tier C. Il s’agit d’une authentification à deux facteurs qui englobe le cryptage de données en transit et au repos, et l’authentification unique via Active Directory. De plus, Microsoft ajoute également des commandes de contrôle qui aident à la protection d’informations sensibles contre les fuites potentielles. Les barrières d’informations permettent de limiter les membres de l’équipe qui peuvent communiquer en groupe réduit. Tout comme les canaux privés qui permettent de voir quel membre d’une équipe peut accéder aux conversations, selon le contenu et le canal de Teams.

Utilisation de l’application Microsoft Teams

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De base, Microsoft Teams met en place une approche qui consiste à communiquer par le biais de courriels de groupe et de partage de fichiers. Toutefois, la plateforme fait face à un risque de pertes de fichiers et de messages. En effet, le principal avantage de Teams réside dans son intégration étroite avec les services Office et les groupes. Il permet aux utilisateurs de passer de manière transparente et sécurisée à l’édition de documents, aux tableaux de bord et aux planificateurs. En passant par le chat de groupe ou les appels vidéos et vocaux, il est beaucoup plus simple d’accéder à tous ces services partagés. Enfin, Microsoft Teams intègre une messagerie instantanée qui permet d’envoyer des messages à une adresse quelconque comme à une conversation.

Par ailleurs, Microsoft Teams prend aussi en charge l’historique des appels, ainsi que la mise en attente et la reprise de ce dernier. La plateforme dispose de toutes les fonctionnalités qui permettent le renvoi, le masquage de l’identité de l’appelant, la numérotation par extension et la gestion d’appels multiples. À mesure que Teams gagne en nouvelles fonctionnalités, Microsoft encourage les utilisateurs d’autres plateformes à migrer vers la leur. À cet effet, l’assistance pour Skype for Business prend fin, et les nouveaux clients sont transférés par défaut sur Microsoft Teams. Cette fonction aide les entreprises pendant la transition et permet aux utilisateurs de discuter avec des usagers d’autres supports de communication.

Toujours plus de nouveautés

Une nouvelle expérience d’appel offre une vue simplifiée des contacts. L’interface dispose aussi d’une messagerie vocale visible et d’un historique d’appels intégrés à Team durant toute l’année. Depuis son lancement, Microsoft ne cesse d’intégrer de nouvelles applications et services à son support. Par exemple, l’intégration de GitHub permet de consulter les détails des projets en cours de discussion. Il est aussi possible de collaborer directement sur les problèmes en cours et d’effectuer des demandes de retraits, ou de fermer directement un canal.

Dans la plupart des cas, les utilisateurs peuvent inclure des informations provenant directement de ces applications, et ce, sans avoir à inclure des captures d’écrans ou des liens. L’application API Microsoft Graph autorise la recherche de personnes dans leur organisation selon leur nom ou par sujet. Les fonctionnalités comprennent désormais l’enregistrement des réunions sur le Cloud et offre des transcriptions et des traductions automatiques de messages, de chat et de légendes.

Concernant l’équipement de Microsoft, Teams intègre un casque de réalité augmentée, qui fait plus office de fonction d’assistance à distance. En outre, elle permet à un travailleur sur terrain de partager une vidéo de ce qu’il regarde avec un utilisateur niveau expert de Microsoft Teams.

Enfin, la plateforme annonce prochainement une nouvelle édition de Teams pour le grand public. Au menu, des comptes personnels avec un aspect différent et des fonctionnalités principales différentes de la version professionnelle.

Les principaux concurrents de Microsoft Teams

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Cités précédemment, Microsoft Teams dispose de plusieurs concurrents, dont Slack, Zoom, Google Meet et GoToMeeting. Bien que ces derniers ne soient pas aussi robustes et complets que Teams, ils parviennent à accaparer une partie du marché.

En effet, Slack, lancé avant Teams, s’utilise avec Google Apps for Work. Ce mélange offre un moyen relativement simple de collaborer et communiquer entre collègues. D’ailleurs, la plateforme compte près de 500 000 utilisateurs. De plus, le support est disponible en tant que produit Freemium, c’est-à-dire que son prix dispose d’une tarification personnalisée. Il peut donc s’adapter aux besoins différents de chacun de ses utilisateurs.

Au contraire de Teams, qui n’offre qu’un abonnement complet pour la version professionnelle. Toutefois, la version gratuite de Microsoft permet d’accéder à toutes les fonctions principales de la plateforme.

Disponibilité et compatibilité

Microsoft se réserve en plusieurs versions, et offre une disponibilité « en partie » pour ses clients. Il accorde aussi une série de fonctionnalités conçues pour aider les enseignants et élèves, concernant la gestion d’emploi du temps. En effet, avec l’intégration de OneNote, l’extraction des informations de l’école se simplifie, en faisant office de cahiers de classe.

Enfin, Microsoft Teams est multiplateforme, c’est-à-dire qu’il est compatible aussi bien pour Windows, Mac, Linux, Android et iOS.

Le Together Mode permet à deux utilisateurs de commencer une réunion

En 2020, Microsoft lançait le  » Together Mode  » pour Teams. Cette nouvelle fonctionnalité permettait aux utilisateurs de se réunir, afin de se sentir connectés malgré la distanciation liée à la pandémie de COVID-19.

Jusqu’à présent, un minimum de cinq utilisateurs était toutefois requis pour ce mode. À présent, il sera possible de lancer une réunion à partir de seulement deux participants.

Grâce à l’intelligence artificielle, le Together Mode place tous les participants d’une réunion au sein d’un même espace virtuel. L’objectif est de leur donner l’impression d’être dans la même pièce, de leur permettre de voir les signes de communication non-verbale de leurs interlocuteurs.

Par exemple, en guise de démonstration, la NBA est parvenue à recréer l’atmosphère d’un stade plein alors que personne n’était physiquement présent. En décembre 2020, le Together Mode a été incorporé à Skype pour les appels vidéo.

Désormais, il sera donc possible d’en profiter à partir de seulement deux participants sur les deux plateformes. Pour l’heure, cette nouveauté est réservée à la version Developer Preview de Microsoft Teams. Pour accéder à cette version, il suffit de cliquer sur l’ellipse près de votre photo de profil et de vous rendre dans la section  » à propos « .

Microsoft Teams peut maintenant être utilisé pour le travail et pour le jeu en simultané

Jusqu’à présent, il était nécessaire de se déconnecter et de se reconnecter pour alterner entre un compte professionnel et un compte personnel sur Microsoft Teams. Désormais, il est possible d’ouvrir deux comptes en même temps sur un même ordinateur.

Pour distinguer les deux comptes, il suffira de vérifier le logo affiché à l’écran. Sur la version personnelle du logiciel, le logo est entouré d’un cercle blanc. Notons en revanche qu’il est uniquement possible d’ouvrir une seule instance du compte professionnel à la fois.

Annoncée depuis novembre 2020, cette fonctionnalité est enfin en déploiement depuis la mise à jour de juillet 2021. N’oubliez pas de mettre à jour l’application pour en profiter !

Une vulnérabilité a permis l’accès aux messages Microsoft Teams

En juin 2021, une faille de sécurité est venue remettre en question la fiabilité de Teams. Découvrez par Evan Grant, ingénieur chez Tenable, cette vulnérabilité permettait potentiellement à un acteur malveillant de dérober des données sensibles ou d’accéder aux communications de sa victime sur la plateforme.

Un cyberattaquant aurait notamment pu consulter et voler les emails, les messages Teams, mais aussi les fichiers OneDrive des utilisateurs. La vulnérabilité a heureusement été patchée après sa découverte.

La faille se situait au niveau de l’onglet Microsoft Power Apps. En effet, Microsoft Teams permet par défaut de lancer de petites applications sous forme d’onglet dans n’importe quelle équipe. Or, pour les entreprises détenant une licence Business Basic ou supérieure, il est aussi possible d’accéder aux Microsoft Power Apps.

Il était justement possible pour un cybercriminel de mettre en place un onglet piégé. Dès que la victime cliquait dessus par mégarde, l’accès à ses documents et à ses communications était ouvert.

Toujours selon Evan Grant, l’attaquant aurait même pu usurper l’identité de sa victime et envoyer des emails et des messages à sa place. Ceci aurait pu donner lieu à encore plus d’attaques, notamment via les méthodes d’ingénierie sociale.

Heureusement, cette attaque aurait été difficile à mener puisqu’elle requiert une connaissance des fonctionnalités Microsoft Power Apps et Power Automation de Microsoft Teams. De plus, il aurait fallu que le hacker soit membre de l’entreprise pour pouvoir installer l’onglet piégé. Seule une attaque interne aurait donc pu exploiter ce bug.

Malgré tout, la découverte de cette vulnérabilité met en lumière le danger de faire entièrement confiance aux fournisseurs Cloud. Le risque zéro n’existe pas, et l’éventualité d’une cyberattaque ne peut jamais être écartée.

Microsoft Teams s’étoffe avec la suggestion de réponses

Le logiciel Microsoft Teams est utilisé par de nombreux enseignants. Afin de simplifier la communication avec les étudiants, une nouvelle fonctionnalité va être ajoutée pour la rentrée scolaire 2021.

Ce sont les suggestions de réponses automatisées. Cette nouveauté est déjà disponible pour les utilisateurs business en télétravail depuis le début 2020, mais les enseignants n’y avaient pas encore accès.

Grâce à l’intelligence artificielle, Microsoft Teams crée des réponses recommandées en se basant sur le contexte de la discussion. Par exemple, si un professeur demande aux élèves d’un groupe s’ils vont participer à une réunion, ils pourront utiliser cette fonction pour répondre rapidement par un oui ou un non. Plus besoin de taper sa réponse sur le clavier.

Le déploiement est en cours pour la version Education de Microsoft Teams. L’option sera activée par défaut. Elle est encore en développement sur les versions iOS et Android.

En mai 2021, à l’occasion du Teacher Appreciation Day, Microsoft a annoncé un total de 35 nouvelles fonctionnalités dédiées à l’éducation pour son application de vidéo conférence et de collaboration.

Ces mises à jour visent à simplifier l’apprentissage à distance pour les étudiants et pour leurs enseignants. Elles permettront notamment d’ajouter des images, du contenu en provenance d’autres documents, des formes ou encore des stickers sur le client web et l’appli Whiteboard.

Microsoft Teams 2.0 utilisera deux fois moins de mémoire, grâce à Edge Webview2

À l’occasion de l’annonce de Windows 11, le 24 juin 2021, le responsable de Microsoft Teams, Rish Tandon, a annoncé plusieurs nouveautés pour l’application. L’annonce la plus importante est que Teams va changer de stack technologique pour offrir de meilleures performances et une expérience client améliorée.

Jusqu’à présent, Microsoft Teams reposait sur Electron : un framework permettant la création d’applications pour ordinateur à l’aide de technologies web comme JavaScript, HTML et CSS. Ce framework est apprécié par les développeurs pour sa flexibilité , mais son défaut est qu’il utilise beaucoup de mémoire.

Ceci s’explique par le fait qu’Electron utilise Chromium pour le rendering. Or, Chromium détecte la mémoire disponible et utilise autant que possible cette mémoire pour optimiser le rendering. Si d’autres applications signalent qu’elles requièrent de la mémoire système, Chromium leur laisse ce dont elles ont besoin.

Sur des machines avec peu de RAM, ce processus peut entraîner d’importantes baisses de performances. Ceci peut être un réel problème, notamment dans le domaine de l’éducation où des ordinateurs peu coûteux sont souvent choisis pour réduire les coûts.

Ainsi, la nouvelle version de Microsoft Teams utilisera Edge Webview2. Ce framework créé par Microsoft permet d’intégrer des technologies web comme HTML, CSS et JavaScript dans les applications natives. Il offrira de meilleures performances par rapport à Electron qui est un projet open-source.

Si une application est écrite avec le  » Evergreen Distribution Mode « , le WebView 2 Runtime est mis à jour automatiquement pour que les développeurs n’aient pas besoin de le gérer.

Toutes les applications utilisant le mode de distribution Evergreen utilisent une copie partagée du Evergreen WebView2 Runtime. Cela signifie qu’elles n’ont pas besoin d’être distribuées par chaque application. La taille de l’application s’en trouve réduite, ce qui facilite son téléchargement et sa mise à jour.

Jusqu’à présent, Edge WebView2 Runtime a été déployé sur les applications Microsoft 365 for Enterprise. L’équipe Outlook l’utilise déjà pour les QWA Powered Experiences (OPX).

Lors du lancement de Windows 11, il a été confirmé que Teams serait intégré à Windows et utiliserait Edge Webview 2. Il s’agira de la version grand public. La version entreprise migrera à son tour vers le framework de Microsoft dans un second temps.

Notons par ailleurs que Teams fonctionne désormais totalement sur reactjs et non sur Angular. La plateforme exploite aussi Apollo Graphql.

Source : techrepublic.com

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