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Microsoft Sharepoint : tout savoir sur la plateforme Cloud de télétravail collaboratif

Microsoft SharePoint est une plateforme Cloud de collaboration, permettant de travailler en équipe même à distance. Découvrez tout ce que vous devez savoir sur cette solution de plus en plus populaire en entreprise.

De plus en plus d’entreprises se tournent vers le télétravail, et la tendance s’accentue à l’heure du COVID-19. Il est donc nécessaire d’adopter de nouveaux outils, favorisant le travail d’équipe à distance.

C’est précisément ce que propose Microsoft SharePoint : une plateforme de gestion de contenu basée sur le Cloud et favorisant la collaboration à distance. Plus de 200 000 entreprises l’utilisent à l’heure actuelle dans le monde.

Qu’est-ce que Sharepoint ?

Cette solution développée par Microsoft permet de gérer tout le contenu d’entreprise, par exemple le matériel marketing ou les documents de finance. Elle propose aussi de créer des sites web ou des réseaux intranet pour l’entreprise.

Ceci permet de tenir les employés au courant de l’actualité interne, de créer des processus pour automatiser les tâches les plus répétitives, ou encore de développer des applications personnalisées pour rendre les équipes plus productives.

Quels sont les avantages de Sharepoint ?

Sharepoint est très utile si les employés de votre entreprise travaillent à distance, s’ils sont souvent en déplacement. Cet outil est aussi pertinent si les employés ont besoin d’utiliser différents appareils et d’accéder à du contenu, ou si des documents doivent régulièrement être partagés avec les clients.

La plateforme permet d’accéder à du contenu à distance, depuis n’importe quel appareil connecté à internet, même en déplacement, et sans avoir à utiliser de supports physiques tels que les clés USB. De cette façon, les employés peuvent gagner en productivité.

Plusieurs fonctionnalités intégrées sont très appréciables, telles que la possibilité de collaborer sur du contenu en temps réel. De même, le fait de pouvoir étiqueter le contenu facilite la recherche par la suite. L’intégration avec l’environnement Office 365, utilisé par de nombreuses entreprises, est également un réel atout.

Un autre avantage de SharePoint est son niveau de sécurité. De nombreuses fonctionnalités natives permettent de protéger votre contenu. On retrouve notamment la possibilité de limiter l’accès au contenu pour les tiers, ou de mettre en place un système de permissions pour contrôler l’accès en interne. L’accès au contenu peut même être limité en fonction de la position géographique de l’utilisateur.

Cette plateforme encourage aussi la collaboration. Couplée avec l’écosystème Office 365, elle offre un lieu de travail virtuel permettant aux équipes de se réunir, de compléter des tâches ou de collaborer. Les documents sont stockés de façon centralisée, et il est possible de collaborer en temps réel à distance.

De plus, il est possible de restaurer les précédentes versions d’un document. Les tâches peuvent être attribuées à des groupes ou des individus spécifiques, et la progression peut être surveillée.

Les différents outils Office 365 apportent des fonctionnalités collaboratives supplémentaires. Un bloc-note partagé est proposé avec OneNote, et l’application Yammer permet la discussion instantanée.

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Enfin, SharePoint permet d’automatiser les tâches les plus rébarbatives. La fonctionnalité Workflows permet de configurer des successions d’événements se déclenchant dès qu’un document est manipulé. Il est par exemple permis d’automatiser la collecte de signature et le tracking de statuts sur les documents, ou de recevoir des notifications en cas de changement.

Quelles sont les différentes licences SharePoint ?

Si vous souhaitez utiliser Microsoft SharePoint, vous pouvez choisir entre différentes licences. On retrouve deux solutions sur site (on-premise), et une version en ligne.

La version Cloud, SharePoint Online, est actuellement la plus populaire. Elle peut être acquise indépendamment ou avec d’autres licences Office 365. Elle est hébergée sur le Cloud Azure de Microsoft.

Vous pouvez décider à quelles options vous souhaitez avoir accès, afin de payer en fonction des ressources que vous utilisez. L’autre avantage de cette version est qu’elle ne requiert aucune installation sur vos propres serveurs, et délivre un accès depuis n’importe où à n’importe quel moment.

Les utilisateurs préférant la version sur site peuvent choisir entre la licence Standard et la licence Enterprise de SharePoint Server. La version Standard permet d’accéder aux fonctionnalités principales comme la gestion de contenu, la fonction de recherche, ou la création de sites web.

La version Enterprise permet d’accéder à toutes les fonctionnalités, notamment aux outils Access Services et InfoPath Services, à l’intégration d’applications, et à des outils de Business Intelligence tels que Power View, PerformancePoint Services, Excel Services et Visio Services.

Pour utiliser la version sur site de SharePoint et l’implémenter dans votre entreprise, il est toutefois nécessaire de disposer d’une équipe informatique, d’un partenaire Microsoft, ou d’un distributeur officiel pour l’installer sur votre serveur. Par la suite, il est cependant possible d’y accéder depuis un smartphone ou une tablette grâce à l’application mobile.

Microsoft fusionne les portails d’administration SharePoint et OneDrive

Microsoft souhaite fusionner les portails de gestion ” Admin Center “ de OneDrive et SharePoint dans le courant du mois de février 2021 pour les utilisateurs de Microsoft 365. L’objectif ? Fluidifier l’expérience d’administration de la fameuse suite d’outils logiciels.

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En unifiant ces portails, la firme américaine souhaite offrir aux professionnels de l’informatique un contrôle centralisé sur le contenu de leurs organisations. Ce nouveau portail permettra de contrôler différents aspects de OneDrive.

Les administrateurs pourront notamment gérer les partages internes et externes, et paramétrer les contrôles d’accès et les limites de stockage pour les utilisateurs finaux. Le portail permettra aussi de fixer des règles de rétention d’information, et de gérer les synchronisations.

En outre, les administrateurs profiteront toujours d’un accès aux ” cartes ” OneDrive et SharePoint afin de consulter les données statistiques sur l’usage des applications et l’activité des fichiers. Il sera aussi possible de bloquer le télécharge de certains types de fichiers si nécessaire, notamment en fonction de la position géographique de l’appareil ou du réseau.

Un nouveau rôle de ” Lecteur Global “ permettra à un utilisateur de visualiser les paramètres d’administration de Microsoft 365 sans toutefois pouvoir les modifier. Enfin, une nouvelle page web unifiée a été créée par Microsoft.

Elle regroupe les conseils sur les pratiques à adopter, les guides et les templates pour les utilisateurs du service de création de liste Microsoft Lists. Plusieurs conseils ont été publiés concernant les règles de customisation des templates de Microsoft Lists.