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La fragmentation des données ou data fragmentation constitue une nouvelle menace pour les données stockées en entreprise. Que faut-il savoir sur cela et comment y remédier ?
Qu'est-ce que la data fragmentation ?
La data fragmentation, c'est lorsque les données se retrouvent stockées en divers endroits. Cette fragmentation donne naissance à de gigantesques caches de données secondaires. Et ces quantités peuvent affecter la capacité de stockage des appareils.
Lorsque les données sont fragmentées, il peut y avoir des doublons ou des miniatures créés. Et ces derniers ajoutent au collectif des données sans contrôle. Les entreprises se retrouvent donc devant une grande quantité de données non organisées dans leur système.
Pour exemple, les fragmentations de données peuvent prendre refuge dans les localisations suivantes : les fichiers de sauvegarde, les archives, les systèmes d'essai et de développement ainsi que les localisations de partage.
Qu'est-ce qui provoque la data fragmentation ?
Trois raisons essentielles provoquent la data fragmentation : l'existence des silos de données, le partage de fichiers et les copies.
Les silos de données
Les silos sont en fait des systèmes instaurés pour stocker des données. Cependant, ils ne sont pas forcément connectés à tous les systèmes et programmes d'une entreprise. Ce non-accès peut donner lieu à des incohérences et surcharger les employés dans une même entreprise pour traiter les données.
Par exemple, dans trois silos différents, des données sur les mêmes clients sont hébergés. Cela nécessite donc une triple mise à jour pour trois silos différents. Les employés doivent donc faire un même travail trois fois pour mettre toutes les données à jour. L'exploitation de ces données est alors compliquée. C'est le cas le plus habituel chez les entreprises commerciales, où l'on collecte d'énormes masses de données pour les clients. C'est une grande raison pour laquelle les informations doivent être réunies en un seul silo de données.
Le partage de fichiers
Lorsqu'une personne enregistre et envoie un même fichier à d'autres personnes sur un même serveur, les données sont fragmentées. En effet, les fichiers sources sont partagés, mais dans le système de la personne qui partage et dans le système de celui qui reçoit, le même fichier existe.
C'est aussi le cas lorsque vous gardez un exemplaire dans vos dossiers ou sur le bureau et que vous en envoyez un vers quelqu'un d'autre.
Les copies de fichiers
Les fichiers ou données apparaissent parfois en nombre dupliqué pour différentes raisons. Parfois, un utilisateur voudrait sauvegarder une copie intacte d'un fichier source pour faire un test. Ou parfois pour pouvoir faire un suivi des modifications sur un fichier et en garder un initial vierge de modifications. Ce genre de pratiques provoque la data fragmentation et surcharge parfois les dossiers et les systèmes.
Quelles sont les raisons pour lesquelles on doit lutter contre la data fragmentation ?
Pour deux raisons bien distinctes, lutter contre la data fragmentation est avantageuse autant pour le système que pour ceux qui l'utilisent. En effet, des données bien organisées allège la charge de travail qu'elles nécessitent. D'autre part, le système fera moins face à des incohérences et sera dès lors préservé de certaines pannes. Il y aura également moins de temps de latence.
Economies de ressources
Concrètement, lorsque les données ne sont pas fragmentées, les ressources au sein de votre système sont préservées. Des économies peuvent être faites en achats supplémentaires de matériel et de serveurs de stockage : disque dur externe, cloud, etc. L'entreprise n'aura pas besoin de dépenser en achat de logiciels de stockage et la formation.
Facilitation de la manipulation des données
Lorsque les données sont correctement stockées, les utilisateurs les retrouvent plus facilement et peuvent les traiter de manière fluide. Il n'y a pas de plus grand embarras que de perdre du temps à rechercher un fichier ou certaines données dans un système. Et cela même si on est sûr que le fichier existe dans le système. Lorsque les données ne sont pas fragmentées, elles sont facilement retrouvables.
Comment y remédier ?
En somme, nous proposons trois moyens très effectifs pour éviter la data fragmentation pour les entreprises.
Promouvoir l'utilisation du cloud dans la data fragmentation
La solution clé pour éviter les conséquences néfastes de la data fragmentation est sans doute l'utilisation du cloud computing à bon escient. Le cloud computing regroupe tous les serveurs, les logiciels sur internet, les infrastructures de stockage et de gestion des données qui ont été créées pour aider à exploiter les données collectées. Les entreprises se doivent donc de se pencher sur la question du type de cloud à utiliser de manière sérieuse. La grande diversité de cloud disponible sur le marché permet d'éviter la data fragmentation dans leur système. Ici, un dossier disponible qui permettra d'aider à choisir le cloud le plus approprié pour une entreprise ou un particulier selon les besoins et les activités.
L'utilisation de différents systèmes cloud cependant pourrait recréer des silos de données. Pour remédier à cela, il faudra choisir une infrastructure de gestion de cloud unique. Cela vous permettra d'avoir une vue d'ensemble sur les fichiers et les données et de mieux les gérer. Une bonne technique pour neutraliser les copies et fichiers dupliqués.
Effectuer une suppression des copies au jour le jour
Une bonne technique pour éviter la data fragmentation, c'est d'être proactif dans la suppression des fichiers inutiles. Lorsque vous êtes devant des fichiers doubles, prenez le temps de les supprimer au moment opportun. Il est peut être tentant de les laisser là et de reporter leur suppression ou leur organisation à plus tard. Mais comme nous vivons à une époque surchargée, ce plus tard n'arrivera jamais et vous vous retrouverez devant de nombreux silos de données. Il faudra donc être proactif dans la suppression des fichiers inutiles. Ce genre d'activité nécessite de faire également un tri régulier dans la masse de fichiers existants dans nos systèmes.
Règlementer les téléchargements
Une pratique très courante exacerbée par la disponibilité des documents et des fichiers : le téléchargement intempestif ! Peut-être que les entreprises devraient régulariser les téléchargements de fichiers sur les systèmes pour éviter la massification de données parfois inutiles dans les serveurs.
Adopter une meilleure stratégie d'organisation
Les entreprises se concertent rarement pour s'organiser sur la façon de gérer leurs données. Et pourtant, prendre le temps de choisir une stratégie d'organisation sérieuse économisera à l'entreprise dans le futur. Les différents programmes sur cloud ou hors du cloud fusent aujourd'hui sur le marché. Il faut parfois avoir recours à des experts pour étudier et analyser le besoin d'une entreprise en gestion de données. Ces professionnels pourront choisir et former les employés à l'utilisation de ces logiciels et matériels de stockage les plus adéquats pour l'entreprise.
Data fragmentation : vers un regard porté sur le long terme
Sur le long terme, la data fragmentation porte préjudice aux entreprises. En effet, sur base de calculs, devoir gérer et organiser et stocker d'énormes masses de données coûte très cher.
D'autre part, une bonne gestion de stockage de données permet d'éviter les dépenses supplémentaires, des charges de travail supplémentaire ainsi que les pertes de données. Dans un océan de données mal organisées, les pertes ne sont pas inéluctables. Combien de fois des entreprises ont dû recourir à des logiciels pour récupérer des données. Et cela à travers des silos de données emmagasinés dans leur système. Ce genre de situation nuit grandement aux entreprises commerciales car les données ne pourraient pas être utilisées pour prévoir les chiffres de vente.
Aujourd'hui, avec l'évolution numérique, divers moyens sont disponibles pour sauvegarder efficacement les données et optimiser les stockages. Une bonne sauvegarde et une bonne gestion permettent également de faciliter la datafication. Ce nouveau concept a un intérêt se rapprochant de la collection massive de données.
Sur une portée plus large, l'utilisation des données devrait être prise au sérieux pour éviter des problèmes avec la justice et les règlements en vigueur visant à protéger les particuliers. Les données ont augmenté de valeur aujourd'hui avec la numérisation accélérée. Voilà pourquoi la mise en place du RGPD régule l'utilisation et l'exploitation des données. Tôt cette année, les infractions liées au RGPD ont augmenté de sept fois. Les amendes auraient atteint les 1,25 milliard de dollars.
Toutes ces situations de risque peuvent être couverts par une bonne gestion des données et de leur sauvegarde. Les meilleurs remèdes agissent à titre préventif en cette ère où tout passe presque par le cloud.
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