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Power BI de Microsoft est une plateforme permettant d'analyser et de visualiser des données brutes. Il fournit aux entreprises une aide à la prise de décision précieuse, en permettant aux dirigeants d'exploiter les données d'une large variété de sources en temps réel. Découvrez tout ce que vous devez savoir sur cet outil incontournable de Business Intelligence !
Pour la quinzième année consécutive en 2022, le cabinet d'analyse Gartner a élu Microsoft Power BI en tant que leader Magic Quadrant™ dans la catégorie des plateformes d'analyse et de Business Intelligence.
Ce logiciel est utilisé par les entreprises de tous les secteurs, afin de collecter, d'analyser et de visualiser les données. Par rapport aux autres solutions d'intelligence décisionnelle, Power BI se distingue par de nombreux avantages permettant à tous les membres d'une organisation d'accéder à la Business Intelligence en self-service, depuis n'importe quel appareil connecté à internet ! Avant de vous décider à suivre une formation centrée sur Power BI, voici ce dont vous devez savoir sur la plateforme.
Microsoft Power BI : qu'est-ce que c'est ?
Comme toutes les solutions BI, Power BI de Microsoft est un ensemble d'outils permettant la visualisation des données en vue d'une prise de décision au sein d'une organisation. C'est une plateforme basée sur le cloud qui rassemble des téraoctets de données émanant de diverses sources. La plateforme propose à ses utilisateurs divers outils pour le reporting, la construction de tableaux de bord ou l'analyse de données.
Power BI se décline en trois versions : l'application de bureau (Power BI Desktop), le service SaaS (Power BI Service) et l'appli mobile (Power BI Mobile). La plateforme peut traiter des données provenant d'une multitude de sources (bases de données, fichiers plats, services SAAS populaires tels que Salesforce ou Google Analytics), et elle est déployée autant sur site (par le biais de Power BI Report Server) que sur le cloud (via Power BI service). Par ailleurs, Power BI de Microsoft peut analyser des données ayant des sources hybrides.
La particularité de Power BI repose sur sa capacité à créer des rapports informatifs en partant de données de tous types, venant de sources différentes. Son interface conviviale et sa fonction de partage avec d'autres utilisateurs placent la plateforme parmi les meilleures. Vous pouvez aussi consulter notre dossier sur la Business Intelligence si vous voulez en découvrir davantage sur le sujet.
Architecture et composants
Architecture
L'architecture Power BI est basée sur la solution cloud Azure, toujours de Microsoft. Ce qui lui permet de puiser dans de nombreuses sources pour collecter les données. En effet, la création de rapports et la visualisation des données s'effectuent via l'application pour bureau, Power BI Desktop. Celle-ci collecte les informations sur site et sur le cloud à des fins d'analyse et de rapports.
Le Service SaaS (Power BI Service) permet aux utilisateurs de visualiser et publier les rapports ainsi créés en utilisant le service cloud. Quant aux applications mobiles, celles-ci permettent aux utilisateurs d'avoir accès aux rapports, n'importe quand et n'importe où. Notons que les applications Power BI sont disponibles pour iOS, Android et Windows.
Les composants de base de Power BI
Il faut se rappeler que Power BI de Microsoft dispose de plusieurs composants pour assurer son fonctionnement. Il s'agit notamment de Power Query, Power Pivot, Power View et Power Map.
Power Query fait découvrir les sources avant de connecter l'utilisateur à ces sources pour pouvoir les nettoyer. On peut le télécharger en tant que complément pour Excel ou via Power BI Desktop.
Power Pivot sert à modéliser des données en utilisant le langage DAX. Cet outil permet également de créer des relations entre les données ainsi que des calculs.
Et pour créer des tableaux, des graphiques ou encore des cartes, il faut recourir à un outil appelé Power View qui est disponible dans Sharepoint, SQL Server, Excel et, bien évidemment Power BI de Microsoft. Power View peut filtrer les sources pour une visualisation plus nette des données.
Pour terminer, il y a Power Maps qui est disponible dans Power BI et Excel. Cet outil sert à visualiser les données 3D, c'est-à-dire à mapper les données et obtenir les lignes de données sur des cartes Bing en 3D en partant d'un tableau Excel.
Qu'en est-il des fonctionnalités ?
La liste est longue en ce qui concerne les fonctionnalités intégrées à Power BI par Microsoft, mais on va se limiter aux plus pertinentes :
Analyse de flux
Power BI Microsoft effectue des analyses des flux de données allant des capteurs d'usine aux médias sociaux. Ce qui permet de faire une analyse en temps réel des données, facilitant ainsi la prise de décision.
Techniques modernes de data visualisation
Ces flux de données peuvent être analysés via différentes techniques modernes d'investigation, qui permettent une visualisation dynamique et contextuelle.
Parmi ces techniques modernes l'une des plus célèbres est le Drill Down (analyse dimensionnelle, c'est-à dire le fait de zoomer au sein d'une hiérarchie, (par exemple Continent, puis Pays, puis Région, puis Ville) juste en cliquant le point de données qui m'intéresse. Cela peut également s'appliquer au sein d'une hiérarchie Produit (Product Group > Product Name > Product Details) ou Temporelle (Century > Decade > Year > Day).
D'autre part, il existe le Drill Through, ou extraction en français, c'est à dire le fait de basculer d'une page à une autre pour accéder à une vue détaillée sur un produit. Par exemple, si je sélectionne la période de mai 2022, j'accède à une page avec les 10 meilleurs clients de cette date ainsi que les 10 pire clients à cette date. Et je peux revenir sur la page précédente pour sélectionner une autre période.
Enfin, il existe également le Highlight (ou mise en surbrillance, une technique proche du filtrage mais qui consiste à mettre en avant les données communes entre 2 visuels, sans pour autant masquer les autres éléments) …
La multiplicité des sources de données
Permettre à ses utilisateurs de traiter des mégadonnées venant de plusieurs sources à la fois constitue une des fonctionnalités principales de Power BI Microsoft. L'outil peut analyser des fichiers de différents types comme des fichiers Web, des fichiers Excel, etc. en vue de fournir une visualisation interactive.
La personnalisation
Power BI permet d'établir des tableaux de bord qui se présentent sous forme de vignettes. Pour faciliter la visualisation et l'exploitation, l'utilisateur peut les personnaliser, les imprimer ou même les partager.
Q&A : la zone de questions-réponses de Power BI Microsoft
Uniquement chez Power BI Microsoft, il existe une zone de questions-réponses en langage naturel. Dans cette zone, un utilisateur peut demander des réponses à ses questions dans le système Power BI. Ce dernier recherche ainsi les rapports (ou données ou visualisation) pour les renvoyer à l'utilisateur. La zone Q&R utilise la technologie cognitive telle que les suggestions et la reformulation pour pouvoir répondre aux utilisateurs dans le besoin.
Prix de Power BI
Le prix de Power BI varie selon la licence choisie. Il est important de bien choisir parmi les quatre offres proposées par Microsoft, en fonction de vos besoins et de votre budget.
La version gratuite Power BI suffit amplement pour analyser les données et créer des rapports et des tableaux de bord. En revanche, il n'est pas possible de les partager. Cette première offre permet aussi de tester Power BI et ses fonctionnalités, pour vérifier si la plateforme correspond à vos attentes.
On distingue trois licences payantes : Power BI Pro, Power BI Premium Per User, et Power BI Premium Per Capacity. Le prix augmente selon la taille de votre entreprise, et le nombre de fonctionnalités incluses.
La version Power BI Pro est une licence individuelle, proposée au prix de 8,40€ par mois pour un utilisateur. Elle est directement incluse avec la licence Microsoft 365 E5 à 56€ par utilisateur par mois, et avec la licence Office 365 Entreprise à 34,49€ par utilisateur par mois.
Cette option est idéale si vous avez besoin de partager vos rapports Power BI et de consulter ceux d'autres utilisateurs, mais qu'un espace de stockage de 10Go et des modèles de 1Go sont suffisants. Notons que vous ne pourrez pas rafraîchir les données plus de 8 fois par jour au maximum.
La licence Power BI Premium Per User a été créée plus récemment par Microsoft. Elle offre des fonctionnalités similaires à Power BI Premium, mais en restant sur un modèle à capacité partagée et non dédiée. Le principal avant est une rapidité accrue pour la récupération de données depuis différentes sources, dont les logiciels ERP, CRM, ou encore Excel et SQL Server. Son prix s'élève à 16,90€ par mois par utilisateur.
Cette version PPU est idéale si vous avez besoin de capacités d'analyse et de stockage accrues, et de mises à jour plus fréquentes des données. Elle permet aussi de disposer d'un serveur sur site pour Power BI.
Enfin, la licence Power BI Premium Per Capacity s'adresse aux entreprises. Elle offre l'accès au logiciel pour tout l'effectif d'une organisation, et se combine avec les licences par utilisateur. Le prix varie selon la capacité requise par l'entreprise, et augmente par paliers de 4212,30€ à 16 861,70€ par mois.
Compte tenu de son prix élevé, mieux vaut opter pour cette licence uniquement si vous avez un nombre suffisamment important d'utilisateurs de Power BI au sein de l'organisation ou si vos données sont suffisamment critiques pour envisager une infrastructure en Cloud Privé, dit Cloud On Premise, via le portail Power BI Report Server.
Il est important de noter qu'un utilisateur Power BI Pro ne peut partager du contenu qu'à des utilisateurs de Power BI Pro. Il n'est pas possible de partager avec des utilisateurs de Power BI ou PPU.
De même, un utilisateur Power BI PPU ne peut partager de contenu qu'avec d'autres utilisateurs PPU. En optant pour une licence Power BI Premium pour l'entreprise en complément des licences Power BI Pro pour vos employés créateurs de rapports et de tableaux de bord, les utilisateurs Power BI Pro pourront partager leur contenu avec des utilisateurs gratuits.
Afin de bien choisir votre licence Power BI, tenez compte du nombre de personnes ayant besoin de créer des rapports ou de les consulter dans votre entreprise. Tâchez aussi d'estimer le volume de données à stocker et à analyser.
Ceci vous permettra de choisir l'offre correspondant à vos besoins, sans toutefois payer trop cher pour une capacité inexploitée ou des fonctionnalités inutilisées !
En conclusion, on peut voir que Power BI est une plateforme autonome capable de prendre en charge un projet informatique depuis l'extraction des données jusqu'à la visualisation et à l'analyse de celles-ci, dans un infocentre sécurisé et moderne que l'on nomme Power BI Service.
Son prix abordable, son intégration aux autre outils Microsoft (Excel et Microsoft 365, Azure, Power Automate et Power Apps), et sa feuille de route ambitieuse (nouvelles fonctionnalités principalement dans Power BI Service telles que les Pipelines de déploiement afin d'automatiser les mises en production, Metrics afin de mesures les écarts entre le prévisionnel et l'atterrissage, Datamarts et Dataflows afin de créer le modèle directement depuis le client léger Power BI Service) en ont fait l'outil BI de référence en 2023.
Puisque les notions à retenir sont nombreuses dans Power BI (Power Query, Power BI Desktop et Power BI Service), une infographie ci-dessous permet de retenir les concepts essentiels de ce logiciel.
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