Tout savoir sur Digiposte

Digiposte : guide complet sur la boîte aux lettres numérique de La Poste

Digiposte offre aux utilisateurs la possibilité de gérer en ligne l’ensemble de leurs documents confidentiels, de façon simple et sécurisée. Le service facilite notamment le paiement de factures ou l’envoi sécurisé de documents avec traçabilité. L’utilisateur peut archiver les documents jusqu’à 50 ans. Détails.

Digiposte, le coffre-fort numérique de La Poste

Digiposte a pour vocation de stocker et de sécuriser tous les documents numériques, mais pas seulement. Ce service permet aussi aux utilisateurs de recevoir et de partager ces documents dématérialisés. Avec ses services, Digiposte se fixe comme objectifs de faciliter le quotidien administratif de ses utilisateurs. Ce coffre-fort numérique fournit différentes tâches administratives en sécurisant l’accès au document. Digiposte assure entre autres :

  • La collecte et la sauvegarde automatique des documents administratifs
  • Le stockage des fichiers dans un coffre sécurisé
  • L’aide à la procédure
  • Le partage sécurisé de documents

La collecte et la sauvegarde automatique des documents 

En connectant le compte Digiposte à différents sites (e-commerce, opérateur téléphonique, fournisseur d’accès Internet, centre fiscal, assurance, banque, fournisseur d’énergie, sociétés de transport, …), l’utilisateur reçoit automatiquement les fichiers correspondants dans son coffre-fort numérique sécurisé. Les bulletins de salaire, les factures de téléphone, les certificats, les impôts et autres justificatifs de domicile sont désormais à portée de main.

Les organisations sont automatiquement classées par univers. Au sein d’une feuille d’organisation, en plus de pouvoir consulter les documents, le titulaire du compte peut également ajouter des tâches avec des rappels. Il peut aussi stocker des informations utiles dans une feuille prévue à cet effet.

Stockage sécurisé des fichiers

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Digiposte permet la collecte automatique des fichiers, mais pas seulement. L’utilisateur peut déposer et enregistrer n’importe quel document depuis tous ses appareils. Et ce, via des outils de stockage Cloud. Un document papier à stocker ? Il suffit de le scanner en un clic depuis le scan mobile et de l’enregistrer directement dans le coffre sécurisé. Grâce à Digiposte, numériser, gérer et stocker les documents administratifs n’auront jamais été aussi simple !

Préparation et suivi des procédures administratives

Plus qu’un service de stockage, Digiposte accompagne les utilisateurs dans différentes tâches administratives. Renouvellement de carte d’identité ou de passeport, procuration concernant une lettre recommandée ou un colis, dossier de location et de prêt, … il suffit de sélectionner une tâche. Digiposte se charge ensuite de rassembler automatiquement les documents nécessaires stockés avant de les rassembler pour constituer un dossier

Partage sécurisé des documents

Besoin d’envoyer un dossier de prêt à la banque ? Un justificatif de domicile ? Digiposte permet de partager un dossier ou un fichier en toute sécurité. L’utilisateur doit pour ce faire configurer le mode de partage, par lien ou contact. Il doit ensuite définir un code de sécurité et une durée de validité puis partager les documents. Le partage peut se faire par SMS ou email de manière sécurisée.

Digiposte : à qui s’adresse ce service ? 

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Avec la transformation numérique, Digiposte répond aux besoins de gestion et de stockage de documents dématérialisés. Cette plateforme de service en ligne (mode SaaS) se révèle particulièrement utile aux entreprises qui doivent gérer divers documents en quantité. Digiposte s’adresse également aux particuliers qui cherchent une solution de stockage sécurisé pour leurs documents sensibles

Aux entreprises

Quelle que soit l’envergure de l’entreprise (TPE, PME, grande entreprise, …), Digiposte permet aux personnels de fluidifier la gestion des paies en entreprise en facilitant les échanges (comme l’envoi des fiches de paie) avec les salariés. Et ce, tout en sécurisant le partage des documents. Avec ce service, les entreprises peuvent également communiquer divers documents (comme les factures) avec les clients, les prestataires ou encore les fournisseurs. Digiposte permet aussi à l’utilisateur de partager en toute sécurité les droits d’accès avec certains personnels administratifs de son entreprise par exemple ou à des tiers.

Aux particuliers

Pour les particuliers, Digiposte se présente comme une solution efficace, sécurisée et facile à prendre en main pour réceptionner des documents en ligne (fiches de paie, facture, …) avant de les stocker. Pratique, le titulaire d’un compte Digiposte peut sélectionner l’entreprise ou l’émetteur habilité à envoyer des documents. En plus des documents en ligne, ce service permet aussi à l’utilisateur de numériser des documents en format papier comme les différences pièces d’identité. En complément du stockage, Digiposte possède plusieurs autres fonctionnalités comme l’archivage avec un système de classement automatique des documents ou encore les alertes pour les échéances de certains documents.

Qui peut ouvrir un compte Digiposte ?

Le service Digiposte est ouvert à absolument tout le monde. Néanmoins, pour les personnes âgées de moins de 15 ans souhaitant ouvrir un compte, La Poste exige une autorisation parentale. Cette dernière peut également être délivrée par toute autre personne exerçant légalement l’autorité parentale.

Les offres proposées par Digiposte

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Pour les particuliers autant que pour les professionnels, l’ouverture d’un compte Digiposte est gratuite. Les titulaires peuvent ensuite choisir entre deux types d’offres : Basic et Premium. 

L’offre Basic

Avec un total de 5 Go de stockage, cette offre est totalement gratuite. Avec l’offre Basic, les utilisateurs bénéficient également de 5 organismes dédiés (employeur, FAI, opérateurs téléphonique, banque, fournisseur d’énergie, …) en collecte automatique en plus des organismes partenaires (non limités). 5 Go de stockage permettent d’archiver près de 45 000 documents PDF

L’offre Premium

L’offre Premium permet à l’utilisateur de bénéficier de 100 Go de stockage entièrement sécurisés. Elle peut être testée gratuitement pendant un mois sans que le nombre d’organisations connectées soit limité. Le prix d’un abonnement mensuel s’élève à de 3,99 euros/mois. Pour ceux qui préfèrent payer à l’année, l’abonnement vaut 39,99 euros, soit l’équivalent de 10 mois.

À noter que l’offre Premium ne peut se faire qu’à partir de l’application Digiposte. Cette dernière présente en outre un avantage considérable : le mode hors ligne. Grâce à cette fonctionnalité, les utilisateurs peuvent accéder à leurs documents à tout moment. L’application est accessible sur Apple Store et Google Play Store. Chaque abonnement se renouvelle automatiquement, sauf en cas de résiliation au moins 24 heures avant la fin de la période d’abonnement.

Documents dématérialisés : la question de la légalité

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Les documents dématérialisés reçus sur Digiposte ou partagés via ce service sont considérés comme des originaux numériques. Autrement dit, ceux-ci conservent entièrement leur valeur légale, au même titre que les documents originaux en format papier. Digiposte assure à la fois l’intégrité (aucune modification possible) et l’authenticité des documents reçus (avec agrément de conversion de dématérialisation) via ce service.

Un employeur peut directement proposer une convention de dématérialisation à ses employés. Si tel n’est pas le cas, Digiposte peut également se charger de cette formalité pour le compte de l’employeur. 

Digiposte, une solution 100% sécurisée

Très pratique et facile à prendre en main, le coffre-fort Digiposte est aussi connu pour sa fiabilité. Entièrement sécurisé, le service garantit à la fois la confidentialité et l’intégrité des données des utilisateurs. Digiposte respecte les normes, les lois et les règles imposées par les autorités numériques pour assurer cette sécurité des données.

Gestion locale des données

Toutes les données sont hébergées par des serveurs situés en France. La Poste ne fait appel à aucun fournisseur tiers pour ce service pour avoir la souveraineté en ce qui concerne la gestion des données de ses clients. Par ailleurs, toutes les données récoltées et stockées via Digiposte ne sont ni consultées ni commercialisées par l’entreprise. Enfin, la société respecte scrupuleusement les règlements imposés par la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) en ce qui concerne le traitement et la sécurité des informations. 

Un coffre-fort numérique certifié

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Au niveau du système d’archivage électronique (SAE), le service Digiposte bénéficie de la certification NF 461 développée par l’Afnor. Celle-ci confirme que le coffre-fort numérique est aux normes. Digiposte respecte également les normes de sécurité numérique nationale et internationale comme l’atteste le label Tiers-archiveur de la Fédération des Tiers de Confiance du numérique (FNTC) et la certification ISO 27 001. Le service bénéficie par ailleurs de l’agrément Service Interministériel des Archives de France (SIAF).

Des données chiffrées

Pour assurer l’intégrité des données de ses utilisateurs, Digiposte les encode pour les rendre illisibles. De cette manière, les informations de chaque abonné seront uniquement visibles et accessibles par le seul titulaire de comptes et les personnes consenties. Conformément à la loi  loi du 7 octobre 2016 et de son décret d’application  n°2018-418, Digiposte utilise un système de cryptographie pour protéger les données.  Et au fur et à mesure de l’évolution du numérique, Digiposte améliore continuellement son système de sécurité. 

Durée de conservation des documents sur Digiposte

La période de conservation des dossiers Digiposte correspond à la durée de l’activité du compte. Les dossiers et les enregistrements sont conservés tant que le titulaire du compte ne ferme pas le compte. Pour les documents dont la durée de conservation légale est limitée, Digiposte dispose d’un service qui permet de connaître la date d’expiration. 

De plus, une alerte peut être activée à l’approche de cette date. L’utilisateur a le choix de conserver ou non ces documents. S’il les conserve, ceux-ci vont être considérés comme des documents personnels. De fait, ils vont être comptabilisés dans l’espace de stockage.

Digiposte : comment gérer les documents ?

Digiposte permet de consulter directement tous les documents au format image. Pour ce qui concerne la visualisation des PDF, il faut posséder la dernière édition d’Acrobat Reader ou bien télécharger le document concerné pour le lire.

La taille maximale des fichiers ne doit pas dépasser 100 Mo. Pour les intégrer dans le coffre-fort, il suffit de sélectionner l’option Ajouter un document puis de cliquer sur Parcourir pour récupérer le(s) document(s) sur l’ordinateur. Ceux-ci vont être insérés dans le répertoire du coffre-fort.

Pour les utilisateurs mobiles, ils doivent se rendre sur la page Coffre-fort, qui se trouve sur la partie inférieure de l’écran. Ensuite, il faut appuyer sur le symbole « + » qui apparaît dans le coin inférieur droit. Trois options vont alors se présenter notamment la possibilité d’ajouter des documents depuis le scanner de l’application, le cloud ou les photos du mobile.

Il ne faut pas hésiter de classer les documents par ordre alphabétique. Pour ce faire, il faut cliquer sur « Mots-clés » et ensuite sur la rubrique « Nom » dans le menu de navigation. Il est possible de trier un document en un dossier puis de lui assigner des mots-clés. Pour les récupérer, il suffit de les choisir et de sélectionner l’option « Enregistrer sous ».

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