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Les logiciels ERP (Enterprise Resource Planning) ou progiciels de gestion intégrés permettent d'unifier les données générées par tous les départements de l'entreprise au sein d'une base de données unique. Découvrez tout ce que vous devez savoir à ce sujet.
Le succès et la croissance d'une entreprise reposent sur de nombreux processus : inventaire, gestion des commandes, comptabilités, ressources humaines, gestion des relations clients…
Or, chacune de ces fonctions génère et traite des données. Même si toutes les entreprises sont différentes, elles doivent toutes faire face au même défi pour rester compétitives : pouvoir stocker et accéder à ces données de façon simple et efficace. Telle est la raison d'être des logiciels ERP (Enterprise Resource Planning) ou progiciels de gestion intégrés.
ERP : qu'est-ce que c'est et à quoi ça sert ?
Les systèmes ERP intègrent tous les différents aspects d'une entreprise en un système d'information unique accessible à tous les employés des différentes divisions de l'entreprise. Ces logiciels regroupent différents outils de gestion de business process pouvant être utilisés pour gérer les informations au sein de l'organisation.
Les systèmes ERP sont conçus autour d'une structure de données définie (schéma) qui a généralement une base de données commune. Cette base de données partagée permet aux employés des différentes divisions d'avoir accès aux mêmes informations pour répondre à leurs besoins spécifiques.
De fait, toutes les données créées par les employés des différentes divisions de l'entreprise sont stockées au sein de la même base de données. Grâce à ce répertoire centralisé et sécurisé, chaque individu au sein de l'entreprise peut avoir l'assurance que les données sont correctes, à jour, et complètes.
ERP : quels sont les principaux avantages ?
L'usage croissant des systèmes ERP en entreprise s'explique par les nombreux avantages de ces logiciels. Tout d'abord, ils permettent aux dirigeants de l'entreprise de profiter d'une vision d'ensemble sur le déroulement des opérations. De plus, les dirigeants sont en mesure d'identifier les défis, de découvrir des opportunités, et de prendre des décisions plus rapidement.
Par ailleurs, les ERP permettent d'automatiser et de simplifier les tâches les plus fastidieuses et redondantes, et offrent aux employés les outils et les données dont elles ont besoin pour rencontrer le succès. Ces solutions permettent aussi d'augmenter la productivité des employés, et de simplifier la collaboration entre les différents départements et avec les tiers.
Bien souvent, les ERP améliorent aussi la flexibilité des employés puisqu'il est possible de les utiliser à distance et via des appareils mobiles. Un grand nombre de ces logiciels offrent aussi de puissants outils de reporting et de prévisions pour permettre aux entreprises de prendre des décisions pour le futur en s'appuyant sur les données. Enfin, les ERP permettent de conserver les données en sécurité et d'assurer la conformité avec les lois en vigueur comme le RGPD dans l'Union européenne.
Histoire et évolution des progiciels de gestion intégrés
Le terme ERP fut inventé en 1990 par Gartner, mais l'invention de ces logiciels remonte aux années 1960. À l'époque, le concept était appliqué à la gestion d'inventaire dans le secteur de la fabrication. Les ingénieurs logiciels créaient des programmes pour surveiller les inventaires et générer des rapports de statuts.
Dans les années 1970, le concept a évolué avec les systèmes MRP (Manufacturing Resource Planning) permettant de planifier les processus de production. Par la suite, dans les années 1980, les MRP ont évolué pour englober davantage de processus de fabrication.
Dans les années 90, ces systèmes ont commencé à dépasser le simple domaine de l'inventaire pour prendre en charge davantage de fonctions telles que la comptabilité et les ressources humaines. Aujourd'hui, les ERP prennent aussi en charge la Business Intelligence et les fonctions dites » front-office » telles que l'automatisation de la force de vente, du marketing ou du e-commerce.
En plus de ces évolutions progressives, l'adoption des systèmes ERP dans les entreprises de toutes les tailles a été stimulée par l'émergence de solutions Cloud de type SaaS (logiciel en tant que service). Ces solutions Cloud rendent les logiciels ERP plus accessibles, et plus faciles à implémenter ou à gérer. De plus, le Cloud permet le reporting et la Business Intelligence en temps réel. Les dirigeants d'entreprise profitent donc d'une visibilité en temps réel encore accrue.
Selon une récente étude du Syntec Numérique/IDC, 78% des éditeurs de logiciels en France proposeraient déjà une offre SaaS et les ventes représenteraient 22% du marché de l'édition, ce qui prouve que le mode SaaS suscite un certain engouement auprès des entreprises. Il s'agit d'une offre qui intéresse particulièrement les startups, les TPE et certaines PME qui souhaitent avoir leur ERP très rapidement. Le mode de paiement offert par le SaaS constitue également un atout pour les petits acteurs qui peuvent alors avoir une meilleure visibilité sur leur budget. A titre d'exemple, l'éditeur de logiciel ERP industriel Sylob s'est lancé le défi de démarrer leur offre ERP SaaS « Starter » chez leurs clients en moins de 4 jours (source: Le Monde Informatique).
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