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Airtable résulte de l'hybridation de la base de données et du tableur. C'est un outil no-code très performant destiné aux entreprises.
Les gens préfèrent utiliser un tableur pour des tâches qui nécessitent pourtant une base de données. La feuille de calcul offre une prise en main plus simple. C'est là qu'Airtable entre en jeu. La plateforme en ligne fonctionne comme une base de données, mais avec la maniabilité d'un tableur.
L'application web permet ainsi à quiconque de générer une base de données en quelques clics. Elle propose des fonctionnalités comme le stockage, l'organisation et le partage des informations. À noter que sa manipulation ne demande aucune connaissance en codage. Ce qui fait de l'outil hybride une plateforme très pratique.
Différences entre une base de données et une feuille de calcul
À première vue, une base de données et une feuille de calcul partagent beaucoup de ressemblances. Les deux outils présentent une grille de pages et d'onglets. Comme un tableur, une base de données adopte l'organisation en colonnes et en lignes. À noter que les ressemblances s'arrêtent au niveau de la présentation.
Dans un tableur, les calculs s'effectuent avec des fonctions. Le fonctionnement d'une base de données repose sur l'utilisation de requêtes SQL pour l'identification et la comparaison des chiffres. D'autre part, il est possible de comparer des données dans des feuilles de calcul. En revanche, les bases de données sont plus performantes pour la réalisation de de ces tâches.
Le principal atout des bases de données
Une base de données relationnelle fait davantage que le stockage de données. Elle conserve également les relations entre les données. Prenons l'exemple d'une bibliothèque musicale. Une base de données établit la relation de toutes les chansons à des catégories telles que l'artiste, le titre et l'année de sortie. Il est alors possible d'exploiter ces relations pour obtenir certaines réponses.
Le stockage de données fonctionne différemment dans un tableur. Dans la mesure où le volume des données à traiter est trop important, des actions comme un tri ou une comparaison peuvent aboutir à des erreurs.
Une base de données est ainsi mieux adaptée pour organiser de gros volumes d'informations. D'autre part, une feuille de calcul est meilleure pour effectuer des calculs. Airtable constitue d'une certaine manière le juste milieu entre les deux outils. En effet, la plateforme est une base de données relationnelle aussi facile à utiliser que des feuilles de calcul comme Microsoft Excel ou Google Sheets.
La structure globale d'Airtable
Le fonctionnement de la plateforme s'appuie sur le cloud. Celle-ci n'est donc accessible que via un navigateur. En plus de cela, l'application web dispose d'une API et intègre plusieurs fonctionnalités d'automatisation. Elle comporte également les sections basiques suivantes :
- Bases
- Tableaux
- Champs
- Enregistrements
- Vues
Bases
La section Bases regroupe les bases de données uniques. À noter qu'une base compile toutes les informations relatives à un projet. Par ailleurs, Airtable propose deux méthodes pour utiliser une base. La première est de commencer avec un espace de travail vierge. La deuxième méthode consiste à travailler à partir d'un modèle.
La première option permet à l'utilisateur de personnaliser son espace de travail comme il le souhaite. En revanche, seules les personnes qui connaissent bien l'outil sont capables d'explorer pleinement cette piste. La deuxième option permet de se familiariser avec la plateforme.
En outre, Airtable propose une large palette de modèles pour piloter un projet. La création d'un annuaire du personnel, d'un suivi de mission ou d'un CRM s'effectue facilement avec les multiples modèles de la plateforme.
Tableaux
Le système des Tableaux fonctionne comme celui des onglets dans un tableur. Un tableau s'utilise ainsi pour établir une liste de données concernant un élément particulier. De plus, chaque base peut comporter un ou plusieurs tableaux.
Champs
Un tableau comporte des colonnes appelées Champs. La fonctionnalité s'appuie sur un système similaire avec les colonnes d'un tableur. En revanche, les champs jouent un rôle plus important dans le fonctionnement de la plateforme. En effet, ils apportent davantage de cohérence dans le traitement des données.
Par ailleurs, il est possible de nommer chaque champ. Une colonne peut également être personnalisée pour contenir une large variété de contenus. Il peut effectivement s'agir de photos, des pièces jointes, des numéros de téléphone, des dates et bien d'autres éléments.
Enregistrements
Les Enregistrements correspondent aux lignes et aux cellules comme dans un tableur de Microsoft ou de Google. À noter que chaque enregistrement peut être attribué à un élément spécifique d'un projet. Dans un annuaire du personnel, par exemple, un enregistrement peut représenter un salarié.
La performance ou l'efficacité d'une base de données relationnelle s'appuie sur les liens entre les différentes cellules. Dans le cas d'Airtable, il est possible de mettre en relation les enregistrements d'un tableau à ceux d'un autre tableau. La relation entre les tableaux mise en place, le partage des informations s'effectue instantanément.
Vues
Avoir une vue globale de tous les enregistrements possède ses propres avantages. Néanmoins, il est toujours intéressant de lire les données selon une perspective différente. C'est sur ce concept que repose la fonctionnalité Vues. Airtable propose ce système pour permettre l'affichage des enregistrements selon des critères définis.
Le système Vues transforme la présentation de l'espace de travail. Les données s'affichent comme dans une sorte de galerie photos. En effet, les enregistrements prennent la forme de grandes cartes. Par ailleurs, la fonctionnalité permet de mettre en évidence les pièces jointes contenus dans les enregistrements.
Airtable comme le tableau de bord de l'entreprise
Airtable se présente comme un outil web performant pouvant être indispensable à la gestion d'entreprise. Dans la pratique, les entreprises peuvent en faire leur tableau de bord pour centraliser le traitement des informations.
La plateforme facilite ainsi l'interaction avec ses données. Cela en permettant une gestion automatique ou programmée des informations. En somme, voici quelques avantages de l'intégration du logiciel dans le fonctionnement de l'entreprise :
- Des fonctionnalités performantes pour faciliter la collaboration, l'attribution des tâches et le suivi de projet. La plateforme simplifie la recherche et le partage des données au sein de l'entreprise.
- Son interface ressemble à celle d'un tableur. Sa prise en main est donc plus accessible qu'une base de données classique.
- Ses modèles prédéfinis contribuent également à son accessibilité.
- Ses diverses options de personnalisation en font un outil modulable et fiable.
- Ses options d'automatisation élimine le besoin d'effectuer des tâches répétitives. Airtable permet de configurer des actions pour optimiser le rendement du personnel ou la productivité de l'entreprise.
- Sa fonctionnalité d'importer du contenu à partir d'autres applications. En effet, l'option offre la capacité de télécharger les informations d'un tableur existant et de les intégrer dans une base de données personnalisable. Asana et Make – dont nous avons récemment fait un dossier – sont des exemples d'applications compatibles avec la plateforme.
Airtable : accès gratuit ou abonnement payant ?
Les entreprises comme les particuliers ayant des besoins légers peuvent profiter gratuitement des fonctionnalités basiques d'Airtable. Par ailleurs, ils peuvent créer des sites et des applications web grâce au plan tarifaire gratuit. L'abonnement payant offre évidemment davantage de fonctionnalités.
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Super article !