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Le DAM fournit une bibliothèque numérique intuitive et sécurisée. Il permet de partager les ressources entre tous les acteurs, favorisant ainsi l'efficacité de l'entreprise.
Les actifs numériques rassemblent les fichiers de valeur d'une entité, présentés sous format numérique tels que les fichiers multimédias, les diverses présentations, etc. La gestion de telles données peut se révéler, non seulement chronophage, mais également difficile. Toutefois, ce sont des éléments clés à l'efficacité et à l'amélioration de productivité de l'entreprise. Une solution DAM fournit une approche systématique pour faciliter la tâche. Celle-ci permet d'offrir à l'organisation une bibliothèque numérique centralisée à laquelle tous les collaborateurs peuvent avoir accès. Dans ce dossier, on va faire un tour d'horizon sur tout ce qu'il y a à savoir sur le sujet : définition, fonctionnement, avantages, etc.
Qu'est-ce qu'une solution DAM ?
Le DAM (Digital Asset Management) ou la gestion des ressources numériques est une solution logicielle ayant pour objectif de conserver, mettre à jour, distribuer les ressources numériques de manière efficace. Par actifs numériques, on désigne les fichiers documents numériques de l'entreprise, y compris les photos, vidéos, les livres blancs et les sites Web, apportant de la valeur à l'organisation.
La solution DAM permet de faire une gestion harmonisée des actifs numériques de l'entreprise. Le logiciel aboutit à un référentiel central composé de la totalité des fichiers numériques et de leurs métadonnées. Les métadonnées contiennent les principales informations sur chaque fichier. Il s'agit entre autres du nom du fichier, des mots-clés, etc.
Lorsqu'une société adopte le DAM, ses employés peuvent facilement accéder à la version mise à jour des données importantes dont ils ont besoin. Par ailleurs, les collaborateurs peuvent aussi avoir accès à ce référentiel.
DAM : Fonctionnement
Une solution logicielle de gestion des ressources numériques comprend plusieurs étapes allant de la création de l'actif à la vérification. Cela dit, on peut implémenter une solution DAM sur site, dans le cloud ou dans une topologie hybride. Le cloud s'avère plus efficace et sécurisé et offre plus de flexibilité à l'entreprise.
Voici comment fonctionne la gestion des ressources numériques :
- Création de l'actif : comme son nom l'indique, il s'agit de créer le fichier et de préparer son encodage. Cette étape facilite les recherches ultérieures et éventuellement la récupération du fichier.
- L'encodage et indexation : dans cette étape, le logiciel DAM crée des attributs à chaque fichier en vue de faciliter la recherche. Ceux-ci vont ensuite former les métadonnées. Puis, ces identificateurs vont créer un index où les actifs ayant les balises communes vont être regroupés.
- Flux de travail pilotés par des règles : ceux-ci permettent d'automatiser les tâches.
- Contrôle de version : afin de garantir l'automatisation du processus, il faut s'assurer d'utiliser la version la plus récente des actifs numériques.
- Gouvernance par autorisations : en matière de DAM, seules les personnes autorisées peuvent accéder aux données de la bibliothèque numérique de l'entreprise. Ceci en vue de prévenir tout incident tel que le vol et les fuites de données, la corruption ou la suppression accidentelle.
- Vérification : la vérification et l'audit permet d' évaluer la performance de la solution DAM adoptée. Cela permet d'assurer la conformité de la technologie et des processus utilisés.
Principales caractéristiques
En principe, une solution DAM présente quatre caractéristiques à savoir :
Les cycles de vie des actifs et les rôles d'utilisateur
L'interface unifiée dans un logiciel DAM facilite l'accès des utilisateurs aux fichiers stockés dans la bibliothèque numérique. Ce qui leur permet d'automatiser le routage des fichiers et la personnalisation des interfaces afin que les fonctionnalités s'accordent aux rôles d'utilisateurs. Par exemple, la fonctionnalité de reporting est nécessaire pour les responsables puisqu'elle permet de surveiller l'évolution de l'activité et d'améliorer les flux de travail.
Les formats et périphériques
Les sources de contenus ne cessent de croître. Pour y faire face, les logiciels DAM prennent en charge des formats divers, des appareils de différents types ainsi que des consommateurs disparates. On parle plus précisément du Big Data qui renferme une myriade de données non structurées sous divers formats numériques.
Les tiers
Dans un système DAM, il existe des outils tiers dont la gestion de contenu, les différentes plateformes (cloud et réseaux sociaux). En outre, la gestion des fichiers et médias ainsi que celle des applications et référentiels s'effectuent au moyen d'une architecture ouverte et de la prise en charge des API.
L'infrastructure
Dans une solution DAM, l'infrastructure est essentielle car elle doit être apte à supporter les transferts des divers fichiers. Une infrastructure robuste facilite les transferts et la protection des actifs constituant le référentiel. Celle-ci assure également l'évolutivité, la fiabilité, la flexibilité, la disponibilité et la redondance des données.
Avantages de la gestion des ressources numériques
Si les solutions DAM présentent une large étendue d'utilisation dans le secteur productif, c'est qu'elles offrent de nombreux avantages.
DAM : Une bibliothèque numérique bien organisée
Le sens de l'organisation est essentiel à la gestion des ressources numériques. Dans le cas d'un DAM, le référentiel centralisé et organisé via l'encodage et l'indexation, permet de faciliter l'exploitation de ces actifs. Cela évite d'avoir des doublons et de perdre des données sensibles.
En plus, les métadonnées enrichies facilitent la consultation des données. Par conséquent, même pour une équipe hétérogène, l'accès aux fichiers peut s'effectuer depuis n'importe où et à tout moment en toute sécurité. Ce qui implique une collaboration plus fluide.
DAM : Pour gagner du temps
Disposer d'un outil approprié pour gérer les actifs numériques est un grand atout pour toute entreprise. Cela permet à l'équipe de travailler plus efficacement. En effet, les recherches autrefois chronophages deviennent plus faciles. L'équipe productive peut consacrer plus de temps pour les tâches les plus ardues comme les créations. Ce gain de temps conduit à l'augmentation de la productivité de l'entreprise.
Une visibilité accrue de l'enseigne
Dans une solution DAM, les données sont continuellement mises à jour. Ce qui confère à l'entreprise la capacité de maintenir ses ressources marketing en cohérence avec la réalité. C'est une solution de choix pour éliminer les données obsolètes et assurer la sécurité des données.
En outre, le logiciel DAM permet à l'équipe marketing de diffuser des contenus adaptés aux besoins des consommateurs. L'entreprise est alors en mesure d'offrir des produits et services personnalisés à son public cible au moment opportun. Ce qui augmente le taux de conversion ainsi que de la fidélisation de la clientèle. Ce qui va, au final, accroître la visibilité de l'enseigne.
Des données sécurisées
La sécurité a toujours été un problème majeur en cette ère du numérique. Le partage des données peut s'avérer problématique avec les nouvelles techniques de piratages informatiques. L'envoi d'e-mail et le transfert de fichiers multimédias, etc. préoccupent les professionnels, notamment lorsqu'il s'agit de données sensibles de l'entreprise.
En matière de DAM, l'accès est strictement autorisé à ceux qui disposent d'une autorisation expresse. Une technique qui permet de filtrer tout accès aux données sensibles, mais aussi de contrôler quiconque ayant accédé au référentiel de l'entreprise.
Une analyse de performance des données
L'accès à tous les fichiers contenus dans la bibliothèque numérique d'une entreprise n'est pas uniforme. Certains sont plus consultés que d'autres. Avec un logiciel DAM, l'entreprise est en mesure d'analyser le taux de consultation pour chaque fichier. Cela permet de connaître les données les plus utilisées et les plus performantes.
Cette technique est d'une grande utilité dans le processus de prise de décision en vue de garantir la performance de l'entreprise. Elle permet également l'agrégation, la comparaison et l'interprétation des données, compte tenu de la disparité des sources.
Cas d'utilisation des solutions DAM
L'utilisation des logiciels DAM a parcouru la majorité des secteurs d'activité. La gestion des ressources numériques peut se faire aussi bien en interne qu'en externe. En voici quelques exemples :
Utilisation interne de logiciel DAM
En interne, la solution DAM s'utilise dans plusieurs départements tels que les ressources humaines, l'approvisionnement, le design et marketing, etc.
Les RH disposent d'un volume énorme de données personnelles sur les employés de l'entreprise. Les différents avantages sociaux, les demandes de congé, les fiches de paie, etc. forment une quantité colossale de données à gérer. De la sorte, il faut bien avoir un outil adéquat pour l'organisation, la consultation et les éventuelles récupérations en cas de perte de données.
En matière d'approvisionnement, on parle des factures, bon de livraison, coordonnées des fournisseurs, etc. la même technique se rencontre également dans le département du design et création. Avec une solution DAM, les photographes et les graphistes peuvent conserver les plans de conception et de développement des produits. Ils peuvent aussi stocker les documents de planification et les fichiers multimédias y afférents.
Utilisation externe des solutions DAM
Quant à l'utilisation externe, on parle des collaborateurs de l'entreprise tels que les partenaires, les sous-traitants et les agences. Le processus de production s'exécute parfois en collaborant avec des partenaires et des sous-traitants. Les systèmes DAM assurent la sécurité des actifs de l'entreprise et la conformité aux normes. Ces derniers permettent en outre de faciliter l'élaboration des stratégies à mettre en œuvre aussi bien pour la production que pour les services marketing.
Pour tout projet, une agence marketing doit obtenir l'approbation de l'enseigne avant de l'adopter. Pour faciliter le processus, il convient d'utiliser une solution DAM. Ainsi, les deux parties peuvent accéder facilement aux données en question, les conserver et les modifier au besoin.
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