Google Workspace : qu’est-ce que c’est et comment ça marche ?

Google Workspace, anciennement G Suite et Google Apps, est essentiel pour le télétravail et le travail hybride.

En 2016, « Google Apps pour votre domaine » devient « Google Apps » et plus tard « G Suite ». En 2020, pour répondre à la demande croissante de collaboration en ligne, G Suite évolue en Google Workspace. Avec des améliorations récentes et des modules complémentaires, Google Workspace est plus performant que jamais. Disponible sur Windows, Mac et les meilleurs Chromebooks, ses applications Web offrent un espace de travail et une collaboration optimisée.

Qu’est-ce que Google Workspace ?

Google Workspace, développé par Google, est une suite d’applications de communication et de collaboration. En regroupant des outils tels que Gmail, Google Docs, Sheets, Slides, Calendar, Meet, et d’autres, il offre des fonctionnalités avancées pour faciliter la communication, la création de documents et le partage de fichiers.

Que ce soit pour le travail individuel, d’équipe ou le télétravail, Google Workspace fournit un environnement numérique complet pour organiser, communiquer et collaborer efficacement. De plus, en s’adaptant aux besoins des organisations de toutes tailles, il propose des outils puissants pour améliorer la productivité et la coordination entre les équipes.

Les applications de Google Workspace

La plupart des éditions de Google Workspace incluent les applications suivantes :

Gmail

Gmail est l’une des principales applications de communication incluses dans Google Workspace. C’est un service de messagerie électronique performant et largement utilisé. Il offre une interface conviviale, une capacité de stockage généreuse et de puissantes fonctionnalités de gestion des e-mails. Intégré à Google Workspace, Gmail offre aux utilisateurs une gestion efficace des e-mails. En plus, il permet d’organiser la boîte de réception, de rechercher des messages, de filtrer les spams et de collaborer avec d’autres utilisateurs de Google Workspace en toute simplicité.

Google Drive

Google Drive, une solution de stockage cloud pour partager des fichiers, permet aux utilisateurs de sauvegarder, organiser et accéder à leurs fichiers en ligne. Avec un espace de stockage généreux, elle facilite le partage avec d’autres utilisateurs. Par ailleurs, l’intégration à Google Workspace simplifie la collaboration en temps réel et la synchronisation des fichiers. En outre, cet outil essentiel permet de gérer efficacement les données et collaborer au sein d’une équipe.

Google Sheet

Google Sheets est l’une des principales applications de tableur incluses dans Google Workspace. Elle permet aux utilisateurs de créer, modifier et collaborer sur des feuilles de calcul en ligne. Google Sheets offre des fonctionnalités avancées telles que des formules puissantes, des graphiques dynamiques et des outils de mise en forme conditionnelle. En intégrant Google Sheets à Google Workspace, il devient facile de partager et de travailler simultanément sur des feuilles de calcul avec d’autres utilisateurs.

Google Meet

Google Meet, l’une des principales applications de communication et de visioconférence de Google Workspace, permet aux utilisateurs de se connecter et de collaborer en temps réel. Non seulement elle offre des fonctionnalités avancées comme l’organisation de réunions avec de nombreux participants. De plus, elle permet le partage d’écran, la messagerie instantanée et l’enregistrement des réunions. Elle est également intégrée à Google Workspace, ce qui facilite la communication et la collaboration à distance. Ainsi, elle est idéale pour les réunions d’équipe, les présentations, les sessions de formation et les discussions en ligne.

Les autres applications de Google Workspace

Google Workspace propose différentes applications. Par exemple, Google Calendar permet la gestion des calendriers et la planification avancée. De même, Google Chat/Spaces facilite la collaboration d’équipe. Google Docs permet la gestion des documents Word, tandis que Meet et Chat est un service gratuit regroupant des fonctionnalités de chat, d’appel audio et vidéo. Formulaires permet de créer des enquêtes et des quiz. Sites permet de créer des sites web. Conserver est utile pour le stockage et le partage d’informations. Jamboard est un outil de tableau blanc virtuel. Cependant, certaines applications et services tels que AppSheet, Apps Script, Cloud Search, Classroom et Vault nécessitent des achats supplémentaires.

Les moyens pour accéder aux applications Google Workspace

Une fois abonné à un forfait Google Workspace, l’accès aux applications peut effectué via des navigateurs ou des applications mobiles. Pour une utilisation hors ligne, Google Chrome est recommandé sur un navigateur de bureau, tandis que Microsoft Edge, Safari ou Firefox nécessitent une connexion active.

Les raccourcis tels que doc.new, sheet.new, form.new, site.new et jam.new permettent un démarrage rapide. Google Drive, disponible sur le Web, offre également des applications de bureau pour Mac et Windows qui s’intègrent à l’explorateur de fichiers. Il prend en charge les fichiers à la demande pour économiser de l’espace de stockage. Sur les appareils mobiles, des applications sont disponibles pour Docs, Sheets, Slides, Drive, Gmail, Meet, Chat, Keep et Calendar sur Android et iOS. Cependant, les applications mobiles ne sont pas disponibles pour les formulaires et les sites.

Toutes les offres disponibles dans Google Workspace

Business

Il est possible de choisir parmi trois forfaits Google Workspace Business en fonction du nombre de participants, des besoins de stockage et des fonctionnalités de sécurité préférées.

Le premier forfait, Google Workspace Business Starter, convient aux startups et aux petites entreprises. Il est disponible au tarif de 6 dollars par utilisateur et par mois, offrant une adresse e-mail personnalisée, des réunions vidéo pouvant accueillir jusqu’à 100 participants, 30 Go de stockage Google Drive par utilisateur, ainsi que des contrôles de sécurité et de gestion de base.

Ensuite, le forfait Google Workspace Business Standard, au prix de 12 dollars par utilisateur et par mois, offre des avantages supplémentaires. La limite de participants aux réunions vidéo est augmentée à 150, le stockage Google Drive passe à 2 To par utilisateur, et il est possible d’enregistrer les discussions dans Google Meet pour les partager ultérieurement.

Pour ceux qui ont besoin de fonctionnalités avancées, Google Workspace Business Plus est disponible à 18 dollars par utilisateur et par mois. Il offre des bonus tels que des réunions vidéo pouvant accueillir jusqu’à 500 participants, le suivi des présences, 5 To de stockage Drive par utilisateur, des protocoles de sécurité améliorés incluant Vault, ainsi qu’une gestion avancée des points de terminaison.

Il convient de noter que tous les plans Google Workspace Business incluent un essai gratuit de 14 jours, permettant de tester les services avant de s’engager à long terme.

Enterprise

Bien que Google ne communique pas le tarif de sa version destinée aux grands comptes, il est nécessaire de contacter le service commercial. À noter que le support client est disponible 24h/24.

Le forfait comprend plusieurs avantages. Tout d’abord, une messagerie professionnelle sécurisée et personnalisée, avec des fonctionnalités telles que l’eDiscovery, la conservation des données et le chiffrement S/MIME. De plus, des visioconférences peuvent accueillir jusqu’à 250 participants, offrant des options d’enregistrement vidéo, de suivi de participation, de suppression du bruit et de diffusion en direct.

Ce n’est pas tout ! Il n’y a pas de limite d’espace de stockage, ce qui permet de stocker autant de données que nécessaire. Les fonctionnalités de sécurité, de gestion et de conformité avancées sont également incluses, avec des options telles que Vault, la protection contre la perte de données, la sélection des emplacements des données et la gestion des points de terminaison d’entreprise. Une assistance avancée est disponible, avec une option de mise à niveau payante pour bénéficier de l’assistance Premium.

Individuelle

L’édition individuelle de Google Workspace est disponible à 9,99 dollars par mois ou à 99,96 dollars par an. Elle offre des services de réservation, de marketing par e-mail et un accès aux principales applications Workspace.

Google Workspace Individuel convient lorsque l’on souhaite utiliser les applications Workspace sans ajouter ou gérer des comptes supplémentaires. Par exemple, cela peut être adapté à l’activité parallèle d’une personne à temps partiel ou à un entrepreneur en solo.

Essentials

Il est possible de maintenir la solution de messagerie et de calendrier actuelle, telle que Microsoft 365, tout en ajoutant Google Workspace Essentials. Ainsi, les membres de l’organisation peuvent collaborer avec Docs, Sheets, Forms, Slides, Meet, Sites et Keep, même avec leurs anciennes solutions. Cette offre peut être utilisée gratuitement par un maximum de 25 personnes au sein de l’organisation.

Frontline

L’édition Frontline de Google Workspace est spécialement conçue pour faciliter la communication entre les travailleurs de première ligne et les autres employés. Elle offre un accès aux principales applications Workspace telles que Gmail, Calendrier, Chat, Meet, Docs, Sheets, Slides et Sites. De plus, elle propose des fonctionnalités de gestion des terminaux pour assurer la sécurité des données sur les appareils mobiles. Cependant, le stockage est limité à 2 Go par compte. Le prix de l’édition Frontline n’est pas publié par Google, il est donc nécessaire de contacter le service concerner pour obtenir des informations à ce sujet.

Education

Les écoles K-12, les collèges et les universités éligibles peuvent obtenir gratuitement Google Workspace for Education Fundamentals. Cela permet aux étudiants, enseignants, administration et personnel d’accéder aux applications de collaboration Workspace ainsi qu’à Google Classroom. Google Classroom offre une plateforme structurée aux enseignants pour partager des leçons, aux élèves pour accomplir et soumettre leurs travaux, et aux enseignants pour les évaluer et fournir des commentaires.

D’autres options sont également disponibles, telles que Google Workspace for Education Standard, qui coûte 3 dollars par élève et par an. Il y a également une mise à niveau pour l’enseignement et l’apprentissage à 4 dollars par licence par mois. Enfin, Google Workspace for Education Plus, anciennement G Suite Enterprise for Education, est disponible à 5 dollars par étudiant et par an.

Associations

Les organisations qualifiées peuvent utiliser Google Workspace pour les associations sans frais, équivalent à l’édition Starter. D’ailleurs, les organisations à but non lucratif ont la possibilité de passer à d’autres éditions avec une importante remise. Les plans et prix proposés pour ces organisations incluent Google Workspace pour les associations, qui est gratuit pour les éligibles. Il y a aussi l’option de Business Standard à 3 dollars par compte par mois, Business Plus à 5,04 dollars par compte par mois, ainsi que des remises d’environ 70% sur les prix standard pour les éditions Enterprise.