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L'utilisation d'un serveur vocal interactif se révèle particulièrement utile pour optimiser la performance d'une équipe de service client. Elle contribue à l'atteinte des objectifs financiers et opérationnels d'un établissement commercial.
L'évolution technologique a posé de nouveaux défis aux entreprises souhaitant développer leur activité. En effet, celles-ci se voient aujourd'hui contraintes de recourir à des outils pratiques, fiables et modernes pour préserver leur avantage concurrentiel. Elles doivent également favoriser leur relation avec leurs consommateurs afin d'assurer le succès de leur stratégie de communication et de commercialisation. Le serveur vocal interactif ou SVI se présente justement comme un système permettant d'améliorer l'efficacité de leur service client. Il peut être constitué d'équipements téléphoniques, de diverses fonctionnalités avancées, d'une base de données numériques et d'une infrastructure de support.
Comment fonctionne un serveur vocal interactif ?
Lorsque vos consommateurs passent un coup de fil au numéro de votre entreprise, vous avez accès à deux principales possibilités. Soit vous les accueillez avec une personne spécialement affectée à la mission, soit vous recourez à un serveur vocal interactif. Celui-ci est défini comme un chatbot automatisé ou une voix numérisée qui répond aux appels de vos clients avant de les acheminer aux services appropriés. Il a pour rôle de les guider en leur suggérant différentes options susceptibles de correspondre à leur besoin. Pour indiquer leur réponse, l'appelant doit appuyer sur l'une des touches du clavier de son téléphone conformément aux choix proposés.
Par exemple, le SVI peut dire « pour parler à un conseiller client, tapez 1 ; pour avoir plus d'informations sur vos produits/services, tapez 2 ; pour demander un rendez-vous, tapez 3 ». En fonction de la demande du consommateur, le serveur vocal interactif peut lui donner les renseignements qu'il recherche ou passer l'appel à une personne plus qualifiée. Concrètement, il revient à l'entreprise de travailler sur le script du chatbot automatisé.
Quelles sont les utilisations d'un serveur vocal interactif ?
La plupart des entreprises se servent d'un SVI pour couvrir le besoin d'un standardiste ayant pour mission de répondre et d'acheminer les appels entrants. D'une manière plus précise, les organisations utilisent un serveur vocal interactif pour permettre à leurs clients de :
- obtenir des informations relatives à leurs comptes ;
- passer des commandes sans avoir à se déplacer ;
- se renseigner sur un produit ou un service en particulier ;
- joindre rapidement un conseiller si le problème est plus spécifique.
Autrement dit, ce genre de système peut trouver des applications dans les processus d'achat et dans les procédures d'évaluation de la pertinence d'une offre. Il s'avère également utile dans différentes démarches administratives.
Quels sont les avantages du SVI pour votre entreprise ?
Un serveur vocal interactif permet à une entreprise de gagner du temps et de l'argent. En effet, il lui donne la possibilité d'automatiser certaines tâches répétitives et chronophages telles que la demande d'informations basiques. Il est capable de traiter différents appels simultanément, ce qui réduit considérablement le besoin en ressources humaines. De plus, grâce à ce système, les dirigeants ne sont plus obligés d'investir dans un grand nombre d'appareils pour assurer la satisfaction de leurs clients. Ils ont l'occasion de minimiser leurs dépenses de fonctionnement et d'augmenter leur productivité.
Par ailleurs, le SVI raccourcit les délais d'attente moyens des consommateurs lorsqu'ils appellent le numéro de votre entreprise. Il est également disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Ainsi, vos clients pourront toujours être sûrs d'obtenir les informations qu'ils recherchent quand ils en ont besoin. Vous avez l'opportunité d'améliorer votre image de marque et de démontrer votre professionnalisme à vos partenaires d'affaires.
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