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Le Data management, interne ou externe présente à la fois des avantages et des inconvénients. Il appartient à chaque organisation de bien choisir sa voie, compte tenu de ses priorités, besoins et budget.
Le Data management, que ce soit interne ou externe est aujourd'hui un incontournable pour le bon fonctionnement de toute organisation. Le CRM est certes un outil irréprochable, mais il faut reconnaître que les données qu'il renferme le sont encore plus. Ce qui implique la nécessité, voire l'obligation de savoir comment traiter ces données afin d'atteindre le but visé. Devant toute cette myriade de données, on doit accorder une grande importance au département chargé du traitement de ces données. Mais comment ? On se pose ainsi la question : Est-il avantageux de dédier de telles tâches à une équipe interne ou doit-on procéder à l'externalisation ? Focus !
Pourquoi faut-il trouver une bonne approche pour traiter les données ?
Derrière le succès d'une entreprise se cache une myriade de données. Cependant, devant cette grande variété de données accumulées, la gestion s'annonce plutôt difficile.
Certaines firmes, notamment les entreprises spécialisées dans un domaine technique, sont obligés d'attribuer une telle tâche à une équipe interne. Vaut-il mieux, pour elles, rassembler des élites en interne pour ne pas divulguer certaines informations confidentielles par exemple. En revanche, on voit des entreprises travaillant dans les secteurs généralistes qui externalisent la gestion des données. Leur argument repose essentiellement sur le fait que l'externalisation permet à l'équipe de se concentrer davantage sur la production.
Par ailleurs, on peut confier le data management à une équipe interne ou externe. Si celle-ci n'est pas spécialisée dans le Data Science, l'énigme ne sera pas résolue. Procéder à une embauche serait plus que nécessaire mais coûteux. Ce qui amène à conclure la nécessité de faire le bon choix en matière de gestion des données. Plusieurs critères sont à voir de près tels que le budget, et la portée souhaitée de l'analyse des données.
Data management interne ou externe, quelle différence ?
Interne et externe sont deux notions éternellement contradictoires. Ainsi, la présente étude ne va pas se contenter d'annoncer cela, on va même au-delà de cette affirmation. En effet, l'informatique englobe toute une multitude de tâches et de problèmes à résoudre.
Ce sont les ingénieurs informaticiens qui s'occupent de la création des applications de l'entreprise, tout comme la maintenance des matériels, mais pas que. En fait, c'est le même département informatique qui est responsable du traitement des données de la firme. Seulement, il s'agit bien d'un poste nécessitant une compétence avérée en matière de science de données. Cette dernière, n'étant pas dotée à tout le personnel du département informatique, peut ne pas affronter certains obstacles.
Par contre, il existe des sociétés spécialisées dans la gestion des données, ces entreprises qui rassemblent des Data scientists. En faisant appel à celles-ci, les sociétés n'ont plus à se soucier de tout ce qui touche aux données. C'est l'équipe externe se charge des tâches y afférentes à l'instar de l'hébergement cloud ou le stockage de données.
Data management interne ou externe : Analyse comparative
L'une comme l'autre méthode de management des données présente autant d'avantages que d'inconvénients. Dans cette partie, on va présenter les deux sous leurs deux facettes. Dans un premier temps, on va se focaliser sur les atouts et faiblesses de la gestion en interne des données. On consacrera la seconde partie de l'analyse à la présentation des atouts et défauts de l'externalisation de ce département.
Gérer les informations en interne
On l'a vu plus haut, la gestion des informations peut se faire en interne. Cette option est plus avantageuses notamment lorsqu'il s'agit d'une entreprise spécialisée. En effet, le département informatique peut être le point de départ d'une entreprise. Cela se traduit par la formation d'une poignée d'employés au tout début d'activité.
La robustesse du cadre numérique, bien qu'utilisé à petite échelle, est à garantir afin de mener à bien la gestion des informations. Une ou deux personnes peuvent suffire, dans ce cas, pour surveiller la rentabilité de la structure informatique.
Pour les grandes entreprises, le département informatique est une branche indépendante qui englobe un nombre plus conséquent de personnel. En plus d'assurer un support technique, ce département doit être en mesure de contrôler les infrastructures liées aux données telles que les Data Center.
Dans tous les cas, le Data management interne ou externe présente des avantages en fonction de la taille de l'entreprise. On verra dans la suite les atouts et éventuellement les inconvénients d'une telle méthode.
Les avantages du Data management interne
La gestion interne des données permet en effet d'obtenir des mises à jour en temps réel et de créer un climat de confiance en interne. Avec une équipe spécialisée dans la gestion des données, l'entreprise peut s'assurer d'avoir des données nettoyées, triées et organisées. Un tel résultat n'est pas toujours assuré avec une équipe externe.
L'entreprise ne peut pas remédier aux imprévus que l'équipe tierce subit. Ce qui peut occasionner des retards. Par contre, une équipe interne comprend mieux la nécessité de des données au sein de l'entreprise. Ce qui génère plus de confiance et de motivation au reste du personnel.
Les inconvénients de la gestion interne des données
Certes, confier la gestion des données à une équipe interne augmente le dévouement du personnel. Cela fait pourtant naître des dépenses en sus puisqu'embaucher des personnes qualifiées se révèle être un impératif. Faute de personnes qualifiées, le Data management interne n'est pas avantageux que l'externalisation ou la gestion externe.
En outre, parfois, la gestion des données est une affaire temporaire. Ce qui signifie qu'embaucher un personnel technique à temps plein génère davantage de coûts.
Externaliser la gestion des données
Comme on l'a vu, la gestion interne des données est à la fois un levier et un frein pour l'entreprise. Mais il en est de même pour la gestion externe en ce sens que l'équipe tierce ne peut pas toujours satisfaire les demandes de l'entreprise. Dans cette partie, on va étaler les points forts et les points faibles d'une telle méthode.
Avant cela, il convient de rappeler que l'externalisation, en général, permet à la firme de se focaliser sur la production. Aujourd'hui, l'externalisation du département informatique tente de plus en plus de firmes, en particulier les grandes entreprises. Traiter des données volumineuses dans un délai imparti semble plus ardu faute de personnes qualifiées.
Au lieu d'embaucher une ou plusieurs personnes à titre temporaire, il vaut mieux confier l'ensemble des tâches à une équipe spécialisée. L'implication de la firme peut ainsi être ajustée au besoin.
Les avantages de l'externalisation de la gestion des données
Sachez qu'une équipe dédiée au Data management, que ce soit interne ou externe, se doit d'être disponible à toute heure. Seulement, l'équipe interne n'est pas toujours disponible en dehors des heures de bureau. Ce n'est pas le cas d'une équipe tierce en qui on peut avoir confiance 24/24h, 7/7j pour garantir la fiabilité du support technique.
Par ailleurs, la gestion des données à une équipe tierce est plutôt avantageuse pour les firmes internationales qui travaillent dans plusieurs fuseaux horaires. Une équipe dédiée peut réagir aux problèmes et réduire les temps d'arrêt au sein des Data Center à tout moment. Ce qui permet à l'ensemble du personnel à produire plus.
Les inconvénients du Data management par une équipe externe
Est-ce qu'on peut faire confiance à une équipe tout à fait externe à l'entreprise ? Une fuite de données est-elle à craindre ? Avec quel budget peut-on se payer les services d'une telle équipe ? Ce sont des questions que l'entreprise doit se poser avant d'envisager l'externalisation de la gestion des données.
La complexité des données, et surtout leur confidentialité, nécessite une équipe chevronnée, qui est, en général, plus chère à payer. Encore plus si l'entreprise œuvre dans un domaine plutôt spécifique, celle-ci est tenue de bien choisir à quelle équipe confier une telle tâche.
En outre, l'obsolescence des données est à craindre. Certaines informations doivent être mises à jour par vous-mêmes au sein de l'entreprise. Il s'agit particulièrement des informations concernant vos contacts, que l'équipe tierce n'est pas censée savoir.
Une vérification est aussi nécessaire pour assurer la véracité des informations obtenues. Ce qui est, encore, plus chronophage.
Data management interne ou externe, lequel choisir ?
Le Data management, autant interne qu'externe, est d'une grande utilité pour le bon fonctionnement de toute entreprise. Les données sont, en quelque sorte, le moteur de chaque activité productive. Cependant, choisir d'externaliser ou pas ce service repose entièrement sur la volonté des dirigeants, compte tenu des critères suivants :
- La taille de l'entreprise,
- Le budget alloué,
- Le secteur d'activité de l'entreprise,
- La nature de l'entreprise.
Une entreprise de petite taille peut être gérée par un ou deux responsables informatiques. Ces deux personnes peuvent assurer le traitement des données qui sont moins volumineuses. Il ne faut toutefois pas négliger le budget alloué au département de Data management, que ce soit interne ou externe. Le budget peut être colossal pour une entreprise gargantuesque, contrairement à celui d'une petite entreprise.
Ensuite, si une entreprise œuvre dans un secteur spécifique, l'externalisation n'est peut-être pas la solution idéale étant donné que certaines informations ne peuvent pas être divulguées. A contrario, s'il s'agit d'une entreprise standard, l'externalisation permet à l'équipe de consacrer tout son temps à la production.
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