Les enjeux du travail collaboratif pour l’entreprise

Le travail collaboratif est devenu indispensable à l'entreprise depuis quelques années, et notamment depuis que le numérique est en plein essor. En effet, si le développement du travail collaboratif a toujours été l'un des nombreux facteurs de productivité, vu qu'il concerne la communication entre collaborateurs, les technologies récentes lui donnent un tout autre impact. L'apparition de postes nomades par exemple a permis l'émergence de nouveaux modes d'organisation d'entreprise, qui prennent plus en compte le bien-être des salariés. Le télétravail en est l'exemple le plus probant. Quels sont les enjeux du travail collaboratif pour l'entreprise ?

Le gain de temps

Dans une entreprise où la production représente un enjeu essentiel, l'expression « le temps c'est de l'argent » est parfaitement à propos. Et grâce au travail collaboratif, le gain de temps est l'avantage majeur dont vous pouvez profiter. Une étude Opinionway qui date de l'année 2017 a d'ailleurs prouvé que de trop nombreuses réunions ne sont absolument pas productives pour l'entreprise. Le nombre de réunions par année peut totaliser 3 semaines en moyenne pour les salariés des organisations, toutes activités confondues. Et ce nombre peut doubler pour ceux qui occupent un poste à responsabilités. Seulement 52% de la totalité de ces réunions sont pourtant productives, ce qui met en lumière une perte de temps considérable.

De même, il semblerait également que certains échanges d'e-mails soient une véritable perte de temps. Grâce au travail collaboratif géré efficacement, les réunions seront limitées au strict minimum, et il en sera de même pour les envois d'e-mails. Les données sont en effet centralisées, et il n'y a plus lieu d'envoyer d'innombrables e-mails lorsque des mises à jour surviennent.

L'amélioration de la coopération

Du travail collaboratif naît l'intelligence collective. Dans une entreprise, cela se traduit par la capacité des collaborateurs à mettre en commun leurs intelligences respectives et leurs compétences dans l'atteinte d'un objectif commun. Cette convergence n'est possible que lorsque l'interaction entre les acteurs est fluide et de bonne qualité.

C'est l'émergence de cette intelligence collective qui permettra ensuite d'optimiser la culture de la coopération entre les salariés. Cette culture leur permettra de mieux communiquer entre eux, de trouver ensemble des solutions aux problèmes, ainsi que de partager les tâches et les rôles de manière équitable entre chaque responsable.

Notez que la coopération peut aussi se retrouver dans une relation entre 2 entreprises. Les agents partenaires peuvent également développer une intelligence collective afin de réaliser un projet commun.

La diversité des outils collaboratifs

Pour travailler au développement de la culture de la collaboration, il est nécessaire de disposer d'outils collaboratifs de centralisation des données. Pour optimiser le travail collaboratif de vos salariés, vous devez effectivement mettre à leur disposition des logiciels spécifiques et notamment :

Les outils de dématérialisation des réunions de gouvernance

Le travail collaboratif ne signifie pas la suppression de toutes les réunions. Les réunions de gouvernance notamment restent d'une utilité cruciale pour l'entreprise, puisqu'il s'agit de prendre des décisions stratégiques. Fort heureusement, il existe aujourd'hui des outils permettant de dématérialiser ce type de réunion.

Les outils de dématérialisation des réunions de gouvernance permettent d'organiser un meeting en bonne et due forme, de l'invitation des participants aux échanges entre ces derniers et au partage des documents.Grâce à cette solution, les décisionnaires en déplacement n'auront donc plus à se déplacer s'ils sont à l'extérieur de l'entreprise.

Les outils de gestion de projet

La gestion des projets dans l'entreprise s'effectuait habituellement avec un tableur Excel et un agenda. Une méthode qui a fait ses preuves certes, mais l'apparition de nouveaux outils de gestion rend le travail collaboratif encore plus performant. Ces derniers prennent souvent la forme de plateformes en ligne sur lesquelles tous les collaborateurs peuvent travailler en commun sur un même projet.

Selon les objectifs poursuivis par votre entreprise, la plateforme collaborative servira à conduire des projets, coproduire des contenus, gérer les connaissances communes, développer l'innovation, etc. Elle peut également contenir de nombreux outils complémentaires permettant aux utilisateurs de s'envoyer des messages (messagerie interne), partager des fichiers, gérer et dispatcher les tâches, établir un planning des activités, lister les membres, etc.

Les outils de gestion électronique des documents

Votre entreprise doit également fournir aux employés un outil avec lequel ils pourront gérer les documents dématérialisés. Le numérique a permis entre autres la numérisation et la gestion électronique des documents. Ce qui donne désormais la possibilité de mieux gérer le flux, de leur création à leur archivage ou destruction en passant par le partage.

Dans ce cadre, un bon outil de gestion électronique des documents doit également assurer la confidentialité de chaque information et leur niveau de sécurisation, afin d'éviter les pertes ou les fuites.

Une meilleure gestion de la connaissance et de l'information

Le travail collaboratif ne se résume pas uniquement à l'utilisation d'une plateforme en ligne, il s'agit surtout de participer activement à l'atteinte d'un objectif commun. Grâce à ce mode de travail, tout un processus permet de mieux gérer la connaissance dans l'entreprise. Les collaborateurs savent mieux gérer et surtout utiliser et diffuser l'information. Plus aucune donnée n'est laissée dans l'oubli ou dans les seules mains d'une personne. Au lieu de cela, elle sera formalisée, mémorisée, partagée à tous, puis utilisée pour une action concrète.

L'ouverture vers le télétravail

Mais le plus grand enjeu de la mise en œuvre du travail collaboratif dans l'entreprise est l'ouverture du télétravail. Pour les entreprises dont les équipes sont réparties au niveau de plusieurs sites, et même à travers de nombreux pays, il s'agit incontestablement d'une aubaine. En utilisant la solution de stockage du Cloud, les collaborateurs peuvent accéder à tous les documents de travail utiles à tout moment et à partir de n'importe quel support. Certains logiciels rendent même possible le traitement d'un seul document par plusieurs participants en simultané.

Enfin, même si les membres des équipes sont dispersés dans des zones géographiques différentes, chacun d'eux peut assister à des réunions grâce à la visioconférence. Il n'y a plus besoin de se déplacer, et il suffit d'un support informatique pour établir la communication.

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