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Avec l'évolution de la technologie, le lieu de travail n'est plus un endroit physique où se rendre. Dorénavant, les entreprises optent pour des plates-formes de travail numérique ENT. Ces dernières sont accessibles de n'importe où avec seulement un ordinateur portable et une connexion Internet.
ENT : qu'est-ce que ce lieu de travail numérique ?
L'environnement numérique de travail (ENT) est une plateforme de travail qui se base sur le cloud. Il comporte les données, outils et fonctionnalités de collaboration utiles aux employés. Celui-ci est accessible de n'importe où, n'importe quand, et sur n'importe quel appareil. Cela revient donc à déplacer le travail en entreprise vers un espace virtuel sécurisé.
Un lieu de travail numérique englobe tous les outils de base numérique. Ces outils, rappelons-le, les employés les utilisent dans la réalisation de leur travail au quotidien. Notons que cela peut être la messagerie instantanée, les outils de réunion virtuelle, les outils de médias sociaux d'entreprise ou les flux de travail automatisés. La collaboration, la gestion de projet et la gestion de processus en font également partie.
L'on peut donc citer des outils de collaboration en ligne comme Slack, Teams, Google Workspace ou encore Zoom.
Quels sont ses avantages ?
Un lieu de travail numérique permet une collaboration entre tous les membres de l'équipe. Il admet également la gestion les projets et des tâches avec une visibilité totale. Résultat, la résolution des problèmes et des défauts est plus facile et les tickets de demandes de service, rapidement satisfaites. Grâce à lui, l'automatisation des processus métiers standards et répétitifs, nécessitant des approbations est dorénavant possible. D'ailleurs, les rapports pour prendre de meilleures décisions basées sur les données le sont également. En outre, c'est avec un lieu de travail numérique que l'intégration des applications tierces est devenue possible.
Les idées reçues sur une plateforme de travail numérique
De fausses idées se répandent concernant le lieu de travail numérique. Cependant, celles-ci peuvent être justifiées.
Un lieu de travail numérique est un intranet
Contrairement à un lieu de travail numérique, l'intranet est un réseau privé accessible uniquement aux employés disposant d'un accès autorisé. En conséquence, il est inutilisable pour les projets, les processus ou discussions internes actifs. Pourtant, avec un environnement numérique de travail (ENT), les organisations peuvent stocker leurs données commerciales en toute sécurité tout en gérant des projets, des processus et des discussions en temps réel. Il est économique en termes de temps, d'argent et même de frustrations. Un lieu de travail numérique n'est donc pas un intranet.
Un lieu de travail numérique n'est qu'un ensemble d'applications
Utiliser des dizaines d'applications ne signifie pas utiliser des dizaines d'applications. Au contraire, l'empilement d'applications SaaS disjointes la rend encore plus compliquée. En plus, puisque les données se répartissent entre différentes applications, la recherche d'informations devient également difficile.
ENT est un simple outil de collaboration
Outre les conversations en temps réels, un lieu de travail numérique aide les équipes à rationaliser les processus, à gérer les cas, à suivre l'état des projets et à automatiser les tâches répétitives. C'est donc plus qu'un simple outil de collaboration. Il ne peut être acheté pour améliorer la productivité et l'efficacité d'une organisation. En effet, il s'agit d'une stratégie de transformation numérique continue qui nécessite un changement culturel au sein de l'entreprise.
Les changements qu'il apporte au sein de l'organisation
Etant une technologie très innovante, le lieu de travail numérique modifie en mieux les fonctionnements d'une entreprise.
Partage efficace des connaissances et des informations
Un espace de travail numérique donne facilement accès à toutes les connaissances de l'organisation en un seul endroit. C'est notamment grâce à ses fonctionnalités de recherche et de marquage puissantes et intelligentes. Le lieu de travail numérique réunit les connaissances tout en sécurisant les informations sensibles avec l'autorisation de l'utilisateur et les capacités de protection des données. Cela permet ainsi le partage d'informations dans l'ensemble de l'organisation, la suppression des silos et l'ouverture d'opportunités et d'innovations.
Un accès facile à la communication et à la collaboration
Même si de nombreux employés travaillent à distance, la collaboration est désormais plus facile, plus rapide et plus transparente. La communication est améliorée et les confusions sont réduites. Un lieu de travail numérique peut, de ce pas, avoir différents canaux de communication, mais la messagerie est unifiée et cohérente. Le message peut également être personnalisé en fonction de l'occasion. Cette technologie unifiée, l'accès facile aux outils et aux documents ainsi que ces outils de communication transparents facilitent alors la collaboration. Que ce soit au sein d'une équipe, entre des employés distants, entre des départements ou même des pays, la technologie au sein de l'espace de travail numérique favorise la collaboration au lieu de la restreindre.
Avec l'accès facile à la communication et à la collaboration, le travail agile est favorisé. Cette initiative permet à l'ensemble de l'organisation de réagir plus rapidement au changement, même pour les grandes entreprises mondiales.
Une productivité accrue et un travail agile
Avec un lieu de travail numérique, il n'y a pas de basculement entre les applications. En effet, ce dernier offre une plateforme centrale pour accéder à toutes les applications, données commerciales et projets en un seul endroit. Par conséquent, il limite considérablement les allers-retours entre les applications dans l'accomplissement d'une seule tâche. Il permet dans ce cas un important gain de temps.
Les employés disposent de tous les outils nécessaires à portée de main. Ils peuvent ainsi se concentrer sur ce qu'ils ont de mieux à faire. Cet avantage leur permet de devenir plus efficaces et plus productifs dans le sens où ils ne perdent pas de temps dans la réalisation de chaque tâche.
Plus de visibilité et plus de contrôle
Bien que l'environnement de travail soit plus transparent, chacun peut contrôler l'état de chaque projet ou tâche qui lui est confié. En conséquence, le suivi par e-mail est minimisé et le travail effectué augmente. D'ailleurs, les dirigeants peuvent lister toutes les tâches à accomplir, les attribuer à d'autres membres, spécifier des délais et s'assurer que tout le monde est synchronisé.
En plus de réduire les réunions excessives, un lieu de travail numérique rend les employés plus responsables et plus concentrés.
Automatisation
La réalisation de certains travaux prend beaucoup de temps aux employés. Or, le lieu de travail numérique peut automatiser ces processus insensés et répétitifs telles que les approbations de documents, la saisie de données. En plus d'une concentration optimale sur les tâches les plus complexes, l'automatisation procure également plus d'enthousiasme aux membres de l'organisation.
Un lieu de travail numérique pour une meilleure expérience employé
La satisfaction client est en majorité basée sur la motivation d'un employé. C'est pour cela que l'expérience employé est tout aussi important que l'expérience client, l'employé étant tout de même l'élément clé de la société. Seuls les employés valorisés souhaitent donner le meilleur d'eux-mêmes. Ainsi, si l'entreprise désire générer des revenus élevés, il est strictement essentiel de valoriser l'expérience employée et alléger au maximum leurs tâches quotidiennes.
Dès lors, la conception des plateformes numériques de travail se base sur les défis quotidiens auxquels les employés font face. Avec elles, ces derniers peuvent travailler plus rapidement et plus efficacement. Cela permet d'aboutir à une amélioration globale des expériences.
Le travail numérique, un avenir du travail
Malgré toutes les contraintes commerciales et les conditions incertaines, les espaces de travail numérique donnent l'opportunité de relever de nouveaux défis. On parlera ici de l'efficacité, la rapidité, la flexibilité et la collaboration accentuent la visibilité des résultats de l'entreprise.
ENT dans le secteur de l'éducation
Les innovations technologiques couvrent également l'éducation, et pas uniquement dans le milieu social. De nos jours, un espace numérique de travail (ENT) est mis à la disposition des écoles pour améliorer l'enseignement.
De quoi s'agit-il ?
Selon la définition du SDET : « Un espace numérique de travail (ENT) désigne un ensemble intégré de services numériques choisis et mis à disposition de tous les acteurs de la communauté éducative d'une ou plusieurs écoles ou d'un ou plusieurs établissements scolaires dans un cadre de confiance défini par un schéma directeur des ENT et par ses annexes. Cet ENT constitue un point d'entrée unifié permettant à l'utilisateur d'accéder, selon son profil et son niveau d'habilitation, à ses services et contenus numériques. Il offre un lieu d'échange et de collaboration entre ses usagers, et avec d'autres communautés en relation avec l'école ou l'établissement. »
Un ENT se présente alors comme un ensemble de services numériques intégrés ou connectés, et interopérables. Il participe à la structuration du paysage du numérique éducatif. Son objectif premier est d'améliorer la qualité de service, de s'adapter et d'être extensible aux évolutions futures et à la sécurité.
Comment fonctionne-t-il ?
Un espace numérique de travail est accessible via Internet. Il permet aux élèves, aux parents, aux personnels enseignants ou même non-enseignants, d'avoir accès à des services numériques qui leur sont destinés. Cela passe par la fourniture des informations sur l'établissement comme les emplois du temps, la restauration, l'internat, les dates de conseil de classe. Les activités menées en classe ainsi que les devoirs à faire à la maison y sont également affichés. On y trouve aussi les notes, les absences et les retards de chaque étudiant.
A la rentrée scolaire, l'établissement se charge alors de distribuer un mot de passe et un identifiant.
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